Cuadro gris al imprimir un documento de Word: cómo solucionarlo

Respuesta rápida: Un cuadro gris al imprimir un documento de Word (en inglés de EE. UU.: gray) rara vez es un problema de la impresora. Identifica lo que ves: una barra tenue a la derecha → desactiva el Resaltado del área de revisión o desmarca Imprimir revisión; un relleno gris en los campos de formulario → alterna el Sombreado de campos de formulario; un rectángulo sólido en cada página → elimínalo del encabezado; cuadros solo al imprimir o en PDF en una Mac → actualiza macOS / Word y vuelve a revisar el sombreado de campo.

 

Quienes buscan esta frase por lo general ya tienen el tiempo encima: impresiones de tesis, formularios de admisión, informes traducidos. Primero necesitan un diagnóstico y luego el ajuste correspondiente en Word. Las siguientes secciones abordan estas búsquedas reales en orden.

¿Por qué aparece una barra gris a la derecha al imprimir en Word?

Si la Vista previa de impresión muestra una banda vertical sombreada donde van los globos de comentarios, Word está reservando el área de revisión. Esa banda puede imprimirse incluso si solo querías el texto limpio.

1. Abre el documento en Microsoft Word para Windows (Microsoft 365, Word 2021 o Word 2019).

2. Ve a la pestaña Revisar.

3. Selecciona Mostrar marcas (en Seguimiento).

4. Desmarca Resaltado del área de revisión si lo ves.

5. Presiona Ctrl + P y confirma que la barra gris de la derecha haya desaparecido en la vista previa.

 

¿Sigue ahí? En Archivo → Imprimir, abre el primer menú desplegable de configuración (a menudo llamado Imprimir todas las páginas) y desmarca Imprimir revisión. Usa esta opción cuando desees una copia impresa limpia; deja activada la opción Imprimir revisión solo cuando los revisores necesiten ver los comentarios en el papel.

 

¿Cómo elimino los cuadros grises al imprimir un formulario de Word?

Los campos de texto, las casillas de verificación y los menús desplegables heredados a menudo muestran un sombreado gris para que los autores puedan identificar los espacios para rellenar. Ese sombreado es una ayuda visual, y muchos usuarios prefieren desactivarlo antes de imprimir o pegar en otro sistema.

1. Muestra la pestaña Programador si es necesario (Archivo → Opciones → Personalizar cinta de opciones → marca Programador).

2. En Programador, abre Herramientas heredadas.

3. Haz clic en Sombreado de campos de formulario para desactivar el relleno gris.

4. También revisa Archivo → Opciones → Avanzadas → Mostrar contenido de documento → Sombreado de campo. Prefiere Cuando se seleccione o Nunca si los campos siempre se ven grises en la pantalla.

 

Nota: El sombreado de campo a menudo no se imprime aunque lo veas en pantalla. Si la Vista previa de impresión ya se ve limpia, es posible que solo necesites cambiar la configuración en pantalla. Si el gris sigue apareciendo en el papel, elimina el Sombreado de párrafo o celda (Inicio → Bordes y sombreado) aplicado como relleno real.

Rectángulo gris en cada página de Word

Un bloque gris de bordes marcados que se repite página tras página suele ser un objeto de dibujo anclado en el encabezado (común después de ciertos flujos de trabajo de traducción o plantillas), no comentarios.

1. Haz doble clic en la parte superior de cualquier página para abrir el encabezado.

2. Haz clic en el rectángulo gris hasta que aparezcan los controles de selección.

3. Presiona Suprimir.

4. Cierra el encabezado. Si el texto del cuerpo sigue comprimido a la izquierda, abre la configuración de Párrafo y establece la Sangría derecha en 0 (revisa el estilo y el párrafo local).

 

Los cuadros grises solo aparecen al imprimir o exportar a PDF

Si la vista de edición se ve bien, pero la Vista previa de impresión o el PDF muestran cuadros grises perdidos cerca de logotipos, pies de página o tablas (especialmente en Mac), trátalo como un problema de procesamiento de impresión:

• Mac + primeras versiones de macOS Sonoma: actualiza macOS (la versión 14.1 o posterior solucionó muchos errores de cuadros en impresiones/PDF de Word) y actualiza Microsoft 365.

• Marcadores de posición de imágenes: Archivo → Opciones → Avanzadas → desmarca Mostrar marcadores de posición de imágenes.

• Las viñetas se imprimen como cuadros vacíos o negros: suele ser un error de visualización de símbolos o fuentes en Mac. Cambia la fuente de la viñeta o actualiza el sistema operativo, y vuelve a imprimir.

• Prueba rápida: Guarda como PDF desde otra PC, o imprime desde Word Online / OneDrive, para ver si el controlador local o el sistema operativo son los culpables.

Lista de verificación rápida antes de volver a imprimir

• Banda tenue a la derecha → Resaltado del área de revisión / Imprimir revisión

• Relleno gris en espacios de formularios → Sombreado de campos de formulario / Sombreado de campo

• Rectángulo sólido en cada página → forma en el encabezado → Suprimir

• Solo en Impresión/PDF → actualizar SO/Word, marcadores de posición de imágenes, problema de fuentes/viñetas

• Gris real detrás del texto → Inicio → Bordes y sombreado → Sin color (aplicar a Texto o Párrafo)

Otra opción: abre el mismo archivo en WPS Writer

¿Ya lo solucionaste en Microsoft Word? Listo. Si usas WPS Office, abre el .docx en WPS Writer, revisa en la Vista previa de impresión si hay sombreados restantes u objetos en el encabezado, elimina cualquier relleno no deseado y luego imprime a escala 100%.

 

¿Necesitas un resumen completo sobre cómo imprimir en Word? Consulta cómo imprimir un documento en Word.

Preguntas frecuentes

¿Por qué aparece una barra gris a la derecha al imprimir un documento de Word?

Word muestra el área de revisión para comentarios o control de cambios. Desmarca Resaltado del área de revisión en Revisar → Mostrar marcas, o desmarca Imprimir revisión en Archivo → Imprimir.

¿Cómo elimino los cuadros grises al imprimir un formulario de Word?

En la pestaña Programador, abre Herramientas heredadas y haz clic en Sombreado de campos de formulario. También configura el Sombreado de campo en Archivo → Opciones → Avanzadas a Cuando se seleccione o Nunca.

¿Se imprimen los cuadros grises de los campos de formulario?

Por lo general, no: son una ayuda en pantalla. Revisa la Vista previa de impresión. Si el gris aún se imprime, elimina el sombreado real de párrafo o celda, no solo la opción de sombreado de campo.

¿Cómo elimino un rectángulo gris que aparece en cada página?

Haz doble clic en el encabezado, selecciona el rectángulo (busca los controles en las esquinas), presiona Suprimir y luego elimina cualquier sangría derecha restante en el texto del cuerpo.

Los cuadros grises solo aparecen cuando exporto a PDF o imprimo en Mac, ¿qué hago?

Actualiza macOS y Word (las primeras versiones de Sonoma causaron errores de cuadros en impresión y PDF). Desmarca los marcadores de posición de imágenes, y si las viñetas se convierten en cuadros, cambia la fuente de la viñeta o vuelve a imprimir después de actualizar el sistema operativo.

¿Es lo mismo «grey box» que «gray box» en Word?

Sí. Quienes escriben en inglés de EE. UU. suelen escribirlo gray; las soluciones son las mismas.

Resumen

Para solucionar los cuadros grises al imprimir en Word, identifica el patrón: banda de revisión → desactiva el Resaltado del área de revisión o Imprimir revisión; grises en formularios → Sombreado de campos de formulario / Sombreado de campo; rectángulo que se repite → elimínalo del encabezado; cuadros solo al imprimir → actualiza Mac/Word y revisa los marcadores de posición. Vuelve a imprimir verificando primero la Vista previa de impresión. Abre el mismo archivo en WPS Writer solo si ya trabajas en WPS y quieres una segunda vista previa.

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Edgar Martin