Microsoft pone a disposición de sus usuarios una suite de Office 365 online que les permite trabajar con las principales aplicaciones de Office a través de un navegador web. Estas aplicaciones son prácticas para agilizar el trabajo desde otros dispositivos, aunque presentan algunas limitaciones. Te mostramos cómo usar Office 365 online, cuáles son las principales características de esta suite, y qué alternativas tienes.
Aunque la mayoría de usuarios prefiere trabajar con las aplicaciones de Office de escritorio –como el Word, el Excel o el PowerPoint que conocemos desde siempre–, lo cierto es que Microsoft también ha desarrollado una suite de Office 365 online que te permite editar documentos DOCX, XLSX o PPTX desde un navegador web. Lo único que necesitas es tener una cuenta de Microsoft para acceder a las funciones básicas de esta suite.
Utilizar Office 365 online es bastante sencillo, y es una opción empleada por un buen número de usuarios de Office. Sin embargo, esta suite de Office online también presenta algunas carencias que limitan su alcance. Por eso a continuación vamos a revisar cuáles son los principales puntos a favor de Office 365 online, en qué circunstancias te conviene hacer uso de esta suite, y qué limitaciones presenta a grandes rasgos.
Ventajas de usar Office 365 online
La principal ventaja que ofrece Office 365 online es la flexibilidad para trabajar con diferentes aplicaciones de Office desde cualquier dispositivo. No necesitaremos tener instalado Office en un ordenador o un móvil para acceder y editar documentos cargados en la nube de Microsoft, lo que no solo nos permite trabajar de forma remota, sino que además facilita el trabajo en equipo entre oficinas o trabajadores remotos separados geográficamente.
Permite el trabajo remoto. Una de las ventajas más evidentes de Office web es que permite trabajar de manera remota con todo tipo de documentos de Office incluso si no se dispone de la suite de Office instalada en el sistema. De este modo podemos retocar documentos o acceder a archivos de Office desde cualquier dispositivo que disponga de un navegador web.
Facilita el trabajo entre diferentes miembros del equipo. Lo mismo puede decirse sobre el trabajo remoto. Es posible editar de manera simultánea un documento de Office de modo que cada miembro del equipo tenga acceso a él desde donde esté. Esto supone una ventaja considerable con respecto al viejo sistema de enviar y devolver documentos a través del correo electrónico.
Agiliza los tiempos de trabajo. La posibilidad de colaborar con otros miembros del equipo de manera simultánea o de acceder a nuestros documentos online desde cualquier lugar agiliza muchísimo los tiempos de trabajo, de modo que los proyectos se terminan antes y podemos dedicar nuestro tiempo a otras tareas.
Limitaciones de Office 365 online
Sin embargo, Office 365 online no es una solución adecuada para todos. También presenta bastantes limitaciones debido a que se trata de una suite online, y además su versión gratuita no tiene todas las características de la versión Premium, lo que hace que sea todavía más ilimitada. Estas limitaciones son todavía más evidentes si se las compara con las características ofrecidas por otras suites de ofimática online como WPS 365.
Características limitadas en la versión gratuita. La versión gratuita de Office 365 online presenta características muy limitadas en comparación con su versión Premium. Por ejemplo, no permite el trabajo sin conexión, no dispone de macros o de herramientas avanzadas en Excel o Word, e incluso puede mostrar anuncios publicitarios mientras trabajamos. Asimismo, se espera que estas limitaciones se extiendan todavía más.
Problemas para guardar documentos. Microsoft también está limitando la manera en que se pueden guardar los documentos tanto en la suite de Office 365 online gratis como en la nueva versión gratuita de Office de escritorio. En muchos casos solo es posible guardar los documentos en OneDrive, de manera que hay que hacer un rodeo bastante extenso para poder guardarlos de forma segura en el dispositivo.
Acceso e interfaz poco intuitivos. Asimismo, muchos usuarios evitan trabajar con la suite de Office 365 online porque tiene una interfaz que no es del todo agradable de manejar, o porque sencillamente el acceso a la suite parece bastante más complicado de lo que debería ser. Por comodidad o conveniencia, son cada vez más los usuarios que optan por alternativas como Google Workspace o WPS 365.
¿Cómo usar Office 365 online?
Para utilizar Microsoft 365 online necesitas tener en primera instancia una cuenta de Microsoft. Te servirá la misma cuenta de Microsoft que utilizas con tu sistema operativo Windows. Cuando la tengas, puedes dirigirte a la web oficial de Office 365 online para acceder a la versión web de Office de Microsoft.
En el panel lateral izquierdo tendrás acceso a las principales aplicaciones de Office 365 como el Word, el Excel o el PowerPoint.
En la barra central podrás crear un nuevo documento en cualquiera de las aplicaciones incluidas en tu suite de Microsoft Office.
De ambas maneras vas a poder abrir la aplicación de Office que prefieras para comenzar a trabajar con ella, por ejemplo el Word, el Excel o el PowerPoint. La interfaz será similar a la que tienes en tus aplicaciones de escritorio, así que debería resultarte sencillo orientarte por ella.
Alternativas a Office 365 online
Aunque siempre podemos contar con los servicios de Office 365 online si ya contamos con una suscripción Premium de Office o si nos conformamos con las funciones limitadas de su versión gratuita, lo cierto es que parece bastante más recomendable optar por otras soluciones que ofrecen un mejor rendimiento para trabajar con documentos de Office. Entre las más destacadas se encuentran Google Workspace o WPS 365.
Google Workspace
Google Workspace es la suite de ofimática online ofrecida por Google, y es muy conocida sobre todo gracias a aplicaciones como Google Docs. Para acceder a las ventajas de Google Workspace solo necesitamos una cuenta de Gmail, lo que facilita mucho el trabajo remoto y el trabajo cooperativo con otros usuarios. Sin embargo, Google Workspace nos pone las cosas muy difíciles para trabajar sin conexión.
✔ Muy buena interfaz web.
✔ Excelente integración con las cuentas de Gmail.
✔ Facilidad para editar documentos entre varios usuarios.
✔ Razonable compatibilidad con los formatos de Office.
✖ Pequeños desajustes en la conversión de documentos de Office.
✖ No dispone de versión de escritorio.
✖ Pérdidas de datos recurrentes si se desconecta internet.
WPS 365
Debido a que Microsoft 365 Online presenta características muy limitadas, y como Google Workspace apenas dispone de herramientas para trabajar sin conexión, muchos usuarios están optando por una solución más completa como WPS 365. Esta suite de Office online viene incorporada en la suite de ofimática WPS Office, que ofrece aplicaciones de escritorio y móvil que pueden instalarse de manera gratuita en todo tipo de dispositivos.
Entre las principales ventajas de WPS 365 se encuentra el hecho de que su versión gratuita es mucho más completa que la de Microsoft Office online, y, además, esto lo compatibiliza con la posibilidad de trabajar sin conexión desde las aplicaciones de escritorio. Asimismo, la versión Pro de WPS Office cuesta considerablemente menos que la de Microsoft Office: apenas 29,99 € / año por parte de WPS Office frente a los 99,99 € / año de Microsoft 365.
✔ Gran variedad de funciones disponibles en su versión gratuita.
✔ Compatibilidad para trabajar online y offline.
✔ Permite guardar documentos directamente en el dispositivo.
✔ Sistema de protección ante cortes de conexión.
✔ Interfaz intuitiva y fácil de gestionar.
✔ Versión Pro por solo 29,99 € / año.
✖ La IA integrada debe contratarse separadamente.
✖ Solo dispone de 20 GB de almacenamiento online en su versión Pro.
¿Por qué elegir WPS 365?
A grandes rasgos, la elección entre Microsoft Office y Google Workspace pasa por decidir si preferimos trabajar sin conexión u online. La suite de Microsoft 365 es mucho mejor que la de Google para trabajar con aplicaciones de escritorio, mientras que la de Google es superior para trabajar desde el navegador web. Sin embargo, no deberíamos tener que elegir entre una cosa u otra. Por eso WPS Office es la alternativa más razonable.
Con WPS 365 tendremos a nuestra disposición una excelente suite de Office online, a la que hay que añadir todas las ventajas de una suite de Office de escritorio de primer nivel. De esta manera podremos trabajar de forma indistinta tanto online como offline, sin correr el riesgo de que se pierdan nuestros datos a medida que trabajamos desde el navegador, y con una mejor integración entre todas las aplicaciones.
Además, la versión gratuita de WPS Office es mucho más completa que la de Microsoft Office tanto en su versión web como en su versión de escritorio. Y, si necesitamos las funciones avanzadas integradas en la versión Pro –como las macros o las plantillas profesionales–, tendremos acceso a ellas por solo 29,99 € / año, frente a la tarifa casi inasumible de 99,99 € / año de Microsoft Office.
Resumen:
Office 365 online es una herramienta razonablemente útil desarrollada por Microsoft para trabajar en documentos de Office de manera remota. Sin embargo, presenta considerables carencias si tenemos en cuenta que el foco de Microsoft siguen siendo las aplicaciones de escritorio. Por eso una mejor alternativa pasa por la suite de WPS 365, que ofrece más funciones de edición en su versión gratuita, y tiene una excelente integración con su suite de Office de escritorio.
