Seguro que has utilizado los documentos PDF en un sinfín de ocasiones tanto en tus estudios como en el trabajo. Se trata de un formato prácticamente universal, que combina una excelente presentación de los documentos con una gran capacidad de compresión. Esto hace que los documentos PDF sean ideales para todo tipo de tareas, pero ¿en qué consiste exactamente el formato PDF, para qué se usa, y qué ventajas ofrece? Vamos a verlo.
¿Qué es el formato PDF y en qué se diferencia de otros?
El formato PDF define a un tipo de documento que busca diferenciarse de los documentos de Word o de otras aplicaciones de edición. Una de las principales claves de los PDF es que presentan un documento con un aspecto visual fijo, en contraste con lo que ocurre con otras aplicaciones como el Word o el Excel, donde las diferentes configuraciones de la aplicación pueden dar lugar a presentaciones distintas de un mismo documento.
Los documentos PDF, sin embargo, no son documentos inmutables. Aunque durante años se ha extendido la idea de que un documento PDF no puede editarse, lo cierto es que si es posible modificar el texto o las imágenes de estos documentos. Esto hace que el formato PDF sea más versátil, de modo que puede emplearse tanto para imprimir documentos como para compartir informes e incluso actualizarlos en formato digital.
Breve historia del PDF
El formato PDF fue desarrollado por la compañía Adobe y publicado en 1993. En aquel momento había múltiples procesadores de texto que competían entre sí, y, de hecho, Microsoft Word no era el más popular. Otras herramientas como WordPerfect estaban más extendidas entre los usuarios, y, además, un mismo documento DOC o WPD podía tener una presentación distinta en función de la configuración del software.
Esto dificultaba enormemente compartir documentos que tuvieran una buena disposición visual a la hora de incorporar imágenes o tablas. En consecuencia, también era muy difícil imprimirlos de modo que mantuvieran intacta su configuración original. Adobe desarrolló entonces el formato PDF para solucionar este problema, fijando en una configuración visual única el aspecto de cualquier documento.
Principales usos del formato PDF
Gracias a su capacidad para fijar los documentos en un aspecto visual estable, el formato PDF es ideal para todo tipo de trabajos y estudios. Se lo emplea en oficinas de empresas y organizaciones de todo el globo, e incluso es uno de los formatos de documento más utilizados para el uso personal.
Envío de documentos. Los documentos PDF mantienen su configuración intacta, de manera que son ideales para compartir documentos en formato digital. Además, también tienen un nivel de compresión muy alto, con lo que se los puede enviar a través del correo electrónico o almacenar en un pendrive sin problemas.
Diseño de formularios. También es posible diseñar formularios en formato PDF para que los usuarios los rellenen tanto en formato digital como en papel. Por eso se lo emplea en miles de oficinas públicas, así como en multitud de compañías privadas que necesitan utilizar formularios para recopilar datos de sus usuarios.
Impresión de documentos. Gracias a que el formato PDF conserva intacta la configuración visual de los documentos, es ideal para imprimirlos. Por eso se lo emplea regularmente tanto en la industria de la reprografía como en cualquier empresa que necesite presentar sus documentos en formato físico.
Descarga de libros electrónicos. El formato PDF se ha popularizado además como uno de los más empleados para la descarga de libros electrónicos. Si bien no presenta la flexibilidad para el ajuste del texto que tiene el formato EPUB, se trata del formato ideal para compartir libros digitales ilustrados.
Ventajas y desventajas del formato PDF
Entre las principales ventajas que ofrece el formato PDF destaca su idoneidad para la impresión, su gran capacidad de compresión, y su universalidad. Prácticamente cualquier persona que tenga un ordenador o un smartphone puede abrir documentos PDF con una o varias aplicaciones diferentes. Se trata entonces de un formato muy extendido, cuyas principales desventajas están relacionadas con su poca flexibilidad.
Ventajas de los PDF
✔ Formato utilizado de forma universal. Los documentos PDF se utilizan de forma casi universal por todo el mundo. Por eso tendrás la seguridad de que prácticamente cualquier persona podrá acceder al contenido de tus documentos PDF, con independencia del dispositivo que esté usando.
✔ Conservan la disposición visual de los documentos. El hecho de que el formato PDF conserve el aspecto visual de los documentos hace que sea ideal para compartirlos, sobre todo cuando presentan imágenes, gráficos o tablas. Seguramente esta sea la principal ventaja que catapultó hacia el éxito al formato PDF.
✔ Permiten un gran nivel de compresión. Los documentos PDF también pueden comprimirse para ocupar menos espacio en los dispositivos informáticos. Esta es una ventaja clave a la hora de compartirlos online, sobre todo cuando la transferencia se realiza a través del correo electrónico.
✔ Diseñados para la impresión en papel. El propósito original de los documentos PDF consistía en facilitar la impresión de los documentos en papel. Desde entonces se han convertido en el formato estándar para esta tarea, conservando la disposición de los elementos de cada documento y los colores originales.
Desventajas de los PDF
✖ Dificultad de edición. A pesar de que es posible editar el texto o las imágenes de un documento PDF, no resulta tan sencillo hacerlo como con otros formatos como el DOCX o el PPTX. La flexibilidad de los PDF es limitada, y se orienta más bien al retoque de documentos ya existentes.
✖ Dificultad de conversión a otros formatos. Resulta muy sencillo exportar un documento de Word a PDF, pero hacerlo a la inversa es más complicado. La disposición gráfica de los PDF no se traduce fácilmente a formatos de documento editables como Word, Excel o PowerPoint.
Edita, combina y convierte documentos PDF fácilmente con WPS Office
Los documentos PDF están muy extendidos a nivel global, y ofrecen toda una serie de ventajas que los usuarios deberían aprovechar tanto en su trabajo como en sus estudios. Ahora bien, la mayoría de estas ventajas pueden verse muy limitadas si no se hace uso de un software capaz de aprovecharlas al máximo. Por eso lo ideal es contar con un editor PDF como WPS PDF, incluido en la versión Pro de la suite WPS Office.
Edición PDF. Con WPS Office puedes editar los documentos PDF para retocar el texto, reemplazar las imágenes, cambiar el orden de las páginas y mucho más. De esta manera no dependerás de documentos PDF con un formato fijo, si lo que podrás adaptarlo a tus necesidades.
Conversión PDF. WPS Office también dispone de un poderoso motor de conversión entre diferentes formatos. Con él vas a poder convertir entre documentos PDF, DOCX, PPTX, XLSX y muchos más.
Compresión PDF. A la hora de enviar tus documentos PDF por internet, seguramente necesitarás comprimirlos. Para esto puedes aprovechar el compresor PDF de WPS PDF, que te permite reducir el tamaño de tus archivos sin apenas pérdida de calidad.
Firma digital. WPS Office es compatible con las principales herramientas de firma digital, de modo que podrás acreditar la autoría de tus documentos PDF a la hora de compartirlos globalmente.
Escáner OCR. WPS PDF incluye un escáner OCR con el que puedes digitalizar textos PDF escaneados desde el papel. Esto te permite editar luego el texto o exportarlo a otros formatos para continuar trabajando con él.
Protección con contraseña. Si necesitas compartir tus documentos PDF por internet de forma segura, WPS Office te permite protegerlos con contraseña para que solo sean legibles por parte de sus legítimos destinatarios.
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Resumen
El formato PDF es uno de los más populares a nivel mundial, y se lo emplea a diario en miles de empresas y organizaciones de todo el globo. Es ideal para imprimir documentos o para compartirlos por internet, y además cuenta con un importante grado de flexibilidad con el que puedes editar su contenido, escanear el texto mediante OCR, o proteger los documentos con una contraseña. WPS Office te permite hacer todo esto y mucho más gracias a su editor de PDF profesional: WPS PDF.
