Las características del trabajo de oficina han ido cambiando con el tiempo, y ahora necesitamos estar más conectados que nunca para tener acceso continuo a documentos de Word, Excel o PowerPoint. Por eso es imprescindible tener una buena suite de Office Web que nos permita acceder y editar a estos documentos siempre que nos haga falta. En este artículo analizamos las mejores opciones que tienes a tu disposición para trabajar con Office online.
Tendencia de trabajar en línea
El trabajo de ofimática anclado siempre en un mismo escritorio está siendo cada vez más una cosa del pasado. Actualmente lo habitual es trabajar de forma un tanto más deslocalizada, por ejemplo accediendo a nuestros documentos tanto desde la oficina como desde casa, o compartiéndolos online con otros miembros de nuestro equipo para editarlos conjuntamente. Por eso el trabajo con una suite de Office web está siendo cada vez más importante.
Existen diferentes suites de ofimática que nos dan la posibilidad de trabajar con ellas de forma enteramente digital. Quizá la más conocida sea Google Workspace, que se popularizó muy deprisa hace algunos años gracias a su integración con las cuentas de Gmail. Sin embargo, más recientemente están tomando el testigo otras suites de ofimática más completas como WPS Office, que también incluyen excelentes aplicaciones de escritorio.
Comparación de las principales suites ofimáticas en línea
Las tres principales suites de ofimática que nos permiten trabajar con Office web en 2025 son Microsoft Office Web, Google Workspace y WPS 365. De todas ellas, la más conocida hasta el momento ha sido Google Workspace. Microsoft Office web presenta muchas limitaciones y apenas tiene demanda entre los usuarios de Microsoft 365, mientras que la alternativa de WPS 365 está ganando cada vez más fuerza gracias a su versatilidad.
Microsoft Office Web
Vamos a comenzar por la opción de Microsoft Office Web, un producto que fue lanzado por Microsoft ante el auge justamente de Google Workspace. Está disponible de manera gratuita en la web de Microsoft, si bien presenta bastantes limitaciones en cuanto a su uso, e incluso resulta difícil acceder a esta suite aun teniendo una cuenta de Microsoft.
El principal problema que presenta Microsoft Office Web es que se trata de un producto en el que Microsoft nunca llegó a confiar del todo. Fue lanzado solamente para contrarrestar a la competencia, pero el peso de Microsoft ha estado siempre puesto en las aplicaciones de escritorio, y por eso su versión web de Office es bastante limitada.
✔ Interfaz similar a las aplicaciones de escritorio.
✔ Acceso gratuito a sus funciones básicas.
✔ Posibilidad de sincronización con las aplicaciones de escritorio.
✖ Sin características avanzadas como las macros o la personalización.
✖ De difícil acceso incluso con una cuenta de Microsoft.
Google Workspace
Google Workspace definitivamente presenta muchas ventajas para quienes quieren trabajar con documentos de Word, Excel o PowerPoint online, pero tiene el problema inverso de la suite de Microsoft Office Web. Si bien las funciones online de Google Workspace son razonablemente completas, sus características de escritorio son demasiado escasas.
Esta suite de Office web de Google es ideal para quienes necesitan trabajar con documentos de Office de forma compartida a través de internet, Y este es de hecho su principal uso. Sin embargo, sus funciones avanzadas de edición son bastante limitadas, y además existe el riesgo de perder parte del trabajo realizado si se desconecta el dispositivo.
✔ Excelente compatibilidad para la edición web.
✔ Integración sencilla con las cuentas de Gmail.
✔ Disponible de manera gratuita.
✖ Sin aplicaciones de escritorio.
✖ Sin tantas funciones avanzadas como otras suites.
✖ Puedes perder parte del trabajo realizado si se desconecta.
WPS 365
La suite de Office que ofrece un mejor equilibrio entre Office web y Office de escritorio es WPS Office. Consolidada como la principal alternativa tanto a Microsoft Office como a Google Workspace, esta suite de ofimática dispone de una versión web gratuita que incluye las principales funciones básicas y una gran variedad de características avanzadas.
Con WPS 365 vas a poder trabajar con documentos de Word, Excel y PowerPoint, pero además tendrás a tu disposición sus aplicaciones de escritorio equivalentes de forma gratuita. Esto te permite trabajar de forma sencilla tanto desde los navegadores web como desde tus diferentes dispositivos, y además tendrás a tu alcance su aplicación móvil para Android o iOS.
✔ Excelente integración con sus apps de escritorio.
✔ La mejor variedad de herramientas avanzadas en su versión gratuita.
✔ Plan Pro por solo 29,99 € / año.
✔ Posibilidad de guardar el trabajo en tu escritorio.
✔ Amplísima variedad de plantillas profesionales.
✖ La IA debe contratarse de manera separada.
¿Para qué se utiliza una suite de Office web?
Aunque resulta bastante más práctico utilizar una suite de Office de escritorio para la mayor parte de las tareas de ofimática cotidianas, disponer de una suite de Office web es ideal para editar documentos de forma provisional y, sobre todo, para compartirlos con otros usuarios. Las principales ventajas de trabajar con Office Web son:
Edición temporal de documentos
Cuando almacenas tus documentos en la nube, puedes acceder fácilmente a ellos desde cualquier dispositivo que tenga acceso a la suite de Office web. No es necesario que este dispositivo tenga instalada la suite de Office con la que trabajas habitualmente, sino que bastará tan solo con que disponga de un navegador web. Esto te lo pone muy fácil para editar tus documentos rápidamente estés donde estés.
Trabajo en equipo
Quizá el principal uso de Office web sea el trabajo en equipo, que pasa a ser mucho más ágil gracias a la opción de editar los documentos directamente desde la nube. En lugar de estar enviando y recibiendo continuamente documentos de Word o Excel, puedes cargarlos en la suite de Office Web y compartirlos con cualquier persona que necesite editarlos. De esta manera el trabajo pasa a ser mucho más ágil estés donde estés.
¿Qué ocurre si tu dispositivo se desconecta de internet?
Ahora bien, ¿y si de pronto pierdes la conexión a internet? Cuando los dispositivos se desconectan de forma repentina, corres el riesgo de perder buena parte del trabajo realizado en una suite Office web. Si no se habían grabado previamente los cambios en un documento de Google Docs o de Microsoft Excel Web, podrías tener que repetir buena parte de tu trabajo, o incluso podrías perder parte del documento de forma irreversible.
Esto se soluciona con suites de Office web como WPS 365, que incorporan un sistema de guardado en tu dispositivo incluso si pierdes la conexión a internet durante tu trabajo. De este modo podrás salvar todo el progreso que hayas realizado editando el documento, e incluso tendrás la opción de continuar trabajando desde tu aplicación de escritorio aunque esté sin conexión. Cuando internet se restablezca, podrás seguir trabajando en su versión web.
Conclusión
La suite de Google Workspace presenta muchas limitaciones para continuar el trabajo desde una aplicación de escritorio, mientras que la suite de Microsoft Office Web es muy poco conveniente para el trabajo online y tiene muy pocos usuarios. La opción más lógica entonces pasa por utilizar WPS 365, la versión web de WPS Office, que además dispone de una versión gratuita a disposición de sus usuarios.
Lejos de las limitaciones de las suites de Microsoft y Google, WPS 365 te dará acceso a la gran mayoría de funciones de edición de Word, Excel y PDF, incluyendo el formateo avanzado de los documentos, la edición de tablas, el uso de fórmulas avanzadas, y una considerable biblioteca de plantillas gratuitas. Además, con el plan WPS Pro –que solo cuesta 29,99 € / año–, tendrás a tu disposición todas las funciones avanzadas y las mejores plantillas profesionales.
Si a esto añadimos que puedes contratar también la IA integrada en todas las aplicaciones de WPS Office, salta a la vista que se trata de la mejor opción. Además, WPS Office es la suite de ofimática con mejor balance entre las aplicaciones de escritorio y su versión web, de modo que te resultará mucho más fácil continuar tu trabajo sin perder datos tanto si trabajas sin conexión como si lo haces online.
Resumen:
Microsoft Office dispone de una suite de Office web, pero, debido a sus limitaciones, es muy poco práctica. Una opción más conveniente si solo necesitas trabajar online puede ser Google Workspace, pero continúa tratándose de una alternativa poco flexible si consideramos que no dispone de aplicaciones de escritorio. La combinación de WPS Office con WPS 365 es la mejor opción para el trabajo de ofimática, y además cuenta con la mejor selección de herramientas de edición disponibles en su edición gratuita.
