En la actualidad, muchas escuelas utilizan softwares especializados para optimizar la gestión y la administración escolar. Estos programas permiten a los colegios manejar de manera eficiente una amplia gama de funciones, desde la administración académica y el seguimiento del rendimiento estudiantil, hasta la comunicación entre padres, profesores y estudiantes. La creciente necesidad de estos softwares se debe a la complejidad y el volumen de datos que las escuelas deben gestionar, así como una mayor demanda en la eficiencia de los procesos educativos.
A pesar de que son una herramienta indispensable para la gestión de las escuelas, es posible que no sepas qué son los softwares para colegios. Es por eso que en este artículo te explicaremos qué son los softwares para colegios y para qué sirven. Además, a través de un análisis detallado, te presentaremos una lista con los 10 mejores softwares para colegio este 2024, destacaremos su características principales y la forma en la que pueden contribuir a mejorar la experiencia educativa tanto para el personal administrativo como para los estudiantes y sus familias. ¡Continua leyendo y aprende sobre los softwares que sirven para gestionar las escuelas!
Parte 1: ¿Para qué sirven los softwares para colegios?
Los softwares para colegios son una herramienta digital diseñada específicamente para facilitar y optimizar la gestión y administración de las instituciones educativas. Ofrece varios módulos para ayudar a los profesores y al personal administrativo a mantener el historial académico y los registros esenciales de los alumnos. Este tipo de software abarca una amplia gama de funciones para mejorar la gestión administrativa y la comunicación y seguimiento de los alumnos. Algunos de los modelos y características de los softwares de gestión escolar son:
Gestión académica: Ayuda a las escuelas a simplificar el proceso de inscripción de nuevos estudiantes y la gestión de la información de los estudiantes actuales. También, facilita la creación de horarios de clases, asignación de aulas y distribución del profesorado. Así como también facilita la administración de exámenes, introducción de notas y la generación de informes académicos.
Gestión administrativa: Puede ayudar a registrar la asistencia de los estudiantes y generar reportes que permitan el seguimiento de la misma. A nivel de personal, administra la información del personal docente y administrativo, la gestión de presupuestos y las nóminas y salarios. Por lo que también puede llevar a cabo el control de las finanzas del colegio, incluyendo el pago de las matrículas, la gestión de presupuestos y las nóminas del personal.
Comunicación y colaboración : Proporciona acceso a información académica, horarios, boletines y comunicaciones oficiales. Además, facilita la comunicación entre estudiantes, padres y profesores.
Biblioteca y recursos: A nivel bibliotecario y de recursos, puede automatizar el préstamo y la devolución de libros, así como tener un registro actualizado del inventario.
Gestionar una escuela no es una tarea sencilla, es necesario una administración cuidadosa del flujo de trabajo y la seguridad de los datos que se manejan. Es por eso que este tipo de softwares son útiles para dirigir correctamente las actividades educativas. Además presentan múltiples ventajas
Eficiencia y ahorro de tiempo: Automatiza las tareas que tradicionalmente consumen mucho tiempo, lo que permite que el personal pueda enfocarse en otras actividades.
Mejora de la comunicación: Facilita la comunicación entre los miembros de la comunidad educativa, lo que mejora la colaboración y reduce los problemas ocasionados por malentendidos.
Acceso a información en tiempo real: Permite que los estudiantes y sus familias accedan a información actualizada sobre el desempeño académico, la asistencia y eventos escolares.
Transparencia y responsabilidad: Fomenta una mayor transparencia en la gestión de la institución y ayuda a asegurar que se cumplan todas las políticas y regulaciones.
Parte 2: Los 10 mejores software para colegios
1.WPS Office
WPS Office es una suite ofimática todo-en-uno liviana y disponible en múltiples plataformas. Esta herramienta es sumamente útil para facilitar la gestión escolar, especialmente para los profesores, gracias sus diversas funciones:
Es 100% compatible con las aplicaciones de Microsoft Office, lo que permite una transición fluida entre documentos.
Cuenta con un kit de herramientas de PDF, uno de los formatos más utilizados en el mundo escolar. Estas herramientas incluyen un editor, un convertidor de PDF a cualquier formato de archivos, un compresor de PDF, un escáner de reconocimiento óptico de caracteres, entre otras funciones, que facilitan el trabajo con PDF.
Ofrece múltiples plantillas profesionales y llamativas para crear documentos como por ejemplo listas de asistencia, presentaciones, listados de notas, entre otras.
Cuenta con una herramienta de inteligencia artificial que puede corregir errores ortográficos, de estilo o de formato (IA Spell Checker), también puede generar contenido, resumir textos, reescribir contenidos, proporcionar consejos en tiempo real, aportando calidad a los documentos escritos.
Facilita la recogida de información y la coedición de documentos en línea entre varios usuarios a través de formularios inteligentes y la nube de WPS, lo que facilita y optimiza la comunicación y el trabajo entre profesores y el personal administrativo.
WPS Office ofrece una versión gratuita que proporciona todas las herramientas necesarias para facilitar la administración y la recogida de información en las escuelas. Además, ofrece una versión de pago con funciones mucho más avanzadas que optimizan aún más la gestión y el trabajo de las escuelas. A pesar de que la versión pro es de pago, el precio es muy asequible para la mayoría de usuarios, aproximadamente 7€ al mes.
2.MyClassCampus
MyClassCampus es un software de administración escolar basado en la nube, todo en uno impulsado por la movilidad que ayuda a las instituciones educativas a digitalizarse. Su diseño único facilita la administración académica y la comunicación entre el cuerpo estudiantil y el personal de las escuelas. Algunas de sus funciones son:
Automatiza la programación de clases y el seguimiento de la asistencia, a través de funciones como la planificación de lecciones, programador de exámenes, o llevando el seguimiento de cada estudiante, sus notas, las asistencia o si tienen alguna queja.
Proporciona un portal tanto en línea como para móvil, que conecta a padres, estudiantes y profesores, en una sola plataforma, para facilitar la comunicación entre ellos.
Incluye funciones para la gestión financiera, en donde las escuelas pueden gestionar tarifas, gastos, transferencias, cheques, depósitos y mucho más, en una sola plataforma centralizada.
MyClassCampus cuenta con una versión de prueba gratuita y una versión de pago de 5,00 US$ al año.
3.SIS PowerSchool
SIS PowerSchool es un sistema de información estudiantil robusto que permite la gestión de datos académicos y administrativos, como programación de clases, asistencia, creación de informes, gestión de datos, gestión de profesores, gestión de salud, y más. Es muy fácil de usar, debido a su interfaz amigable, y cuenta con un cuaderno de calificaciones con el que los profesores pueden hacer un seguimiento de sus alumnos. También cuenta con una aplicación móvil en donde los padres pueden acceder al progreso de los estudiantes, las calificaciones y eventos o comunicados de la escuela, facilitando la comunicación entre padres y la escuela.
Actualmente, este sistema no es gratuito, tiene un precio de suscripción que varía entre 150$ y 0,15 $ al mes, dependiendo del número de estudiantes de la institución educativa.
4.Classe365
Classe365 es una plataforma unificada que combina la gestión académica con el aprendizaje en línea. Es una solución integral para la gestión de todo tipo de instituciones educativas: escuelas, colegios, universidades y academias. Permite a los usuarios gestionar la admisión de alumnos con procesos de admisión sin papel, formularios de solicitud online, seguimiento del progreso de la matriculación, pagos online y actualizaciones automáticas a través de SMS o correo electrónico. También, permite programar cursos y horarios de clases a través de la interfaz fácilmente, gestionar las lecciones, las evaluaciones, las calificaciones, los registros de notas de los alumnos, y mucho más.
Módulo de LMS: Incluye un sistema de gestión de aprendizaje para cursos en línea.
CRM integrado: Facilita la gestión de relaciones con estudiantes y padres.
Análisis de datos: Proporciona análisis detallados para mejorar la toma de decisiones.
Ofrece una versión de prueba gratuita de 14 días. Después el precio puede variar dependiendo de la institución académica y de los módulos que se quieran incluir, por ejemplo si la institución cuenta con entre 101 y 500 alumnos, el precio es de 250$ al mes.
5.Gradelink
Gradelink es un software de gestión escolar fácil de usar que se centra en la mejora de la comunicación y la administración académica. Cuenta con un sistema centralizado en donde la información solo debe ingresarse una vez antes de estar disponible para toda la escuela. Funciona completamente en línea a través de un navegador web, lo que facilita la conexión en cualquier lugar en donde haya acceso a internet. Además, permite el acceso a los estudiantes y los padres a las calificaciones, notas del profesor, desempeño del alumno y próximas tareas programadas. Supervisa automáticamente las calificaciones y envía a los padres alertas por correo electrónico sobre el progreso de sus hijos.
Gradelink no es gratuito, ofrece tres versiones una versión básica por 297$, una versión Pro por 497$ y una versión premium por 897$.
6.MySchoolWorx
MySchoolWorx es un sistema de gestión escolar diseñado para escuelas pequeñas y medianas que ofrece todas las herramientas necesarias para gestionar las actividades del aula, la información de los alumnos y las comunicaciones con los padres. Incluye funciones como la inscripción online, plantillas de lecciones, calificaciones y asignaciones, creación de informes personalizados, y muchas otras funciones. Además, ofrece una solución basada en la nube que permite acceder y gestionar la información en cualquier lugar. Es un sistema fácil de usar y cuenta con un panel personalizable, lo que es ideal para usuarios con poca experiencia técnica. Ofrece una prueba gratuita limitada y una suscripción completa por 6,00 US$ al mes.
7.Shape
Shape es un software de CRM, ventas y automatización de marketing basado en la nube. A pesar de que no está especialmente diseñado para la gestión de escuelas, también se puede utilizar para este propósito. Este software se puede utilizar para la gestión financiera y de recursos humanos de la escuela. Ya que se puede administrar y automatizar la información de cada alumno, su seguimiento o sus notas. Así como mantener las cuentas y las facturas de los cobros, matrículas, gastos, cheques, entre otros. También permite la comunicación entre todos los miembros de la comunidad escolar, ya que permite la sincronización de correos electrónicos, calendarios y tareas pendientes, optimizando el trabajo en equipo.
Ofrece una versión gratuita limitada y una opción de pago con funciones mucho más avanzadas, el precio es de 99$ al mes.
8.Fedena
Fedena es un software de gestión escolar basado en la nube, que ofrece a las escuela,y a las universidades una plataforma donde administrar todos los procesos relacionados con la institución. A través de este software se puede gestionar la información de cada estudiante, horarios y calendarios escolares. Además cuenta con 18 módulos que administran aspectos como la admisiones de los estudiantes, los exámenes, la asistencia, los recursos humanos de la escuela, la finanzas y la gestión de notificaciones y avisos. También puede generar informes detallados para análisis académicos y administrativos. Fedena ofrece una prueba gratuita y después distintas versiones pago cuyos precios van entre los 900$ al año y los 1500$ al año.
9.Veracross
Veracross es un sistema de información estudiantil basado en la web. Es un sistema completo y altamente integrado que facilita la administración de todos los aspectos de una escuela. Algunas de sus funciones son:
Automatiza el proceso de inscripción y matriculación de estudiantes.
Proporciona un portal unificado para padres, estudiantes, profesores y administradores, mejorando la comunicación.
Ofrece análisis detallados y reportes personalizados para una mejor toma de decisiones.
Es compatible con otras herramientas y sistemas educativos para una gestión más eficiente.
Facilita la administración de las finanzas de la escuela, incluyendo pagos y presupuestos.
Veracross se trata de un software que no es gratuito y tampoco ofrece pruebas gratuitas, el precio es de 500$ al mes.
10.ThinkWave Educator
ThinkWave Educator es un software de gestión escolar enfocado en la simplicidad y la efectividad. Cuenta con una interfaz intuitiva y fácil de usar. Este programa es útil sobre todo para mantener un registro de las calificaciones, además de llevar un seguimiento de las tareas y la participación en la clase, para generar informes académicos personalizados. Otra función destacada de este software es que posee un portal en línea para padres y estudiantes, en el que podrán ver toda la información relacionada con las notas, el progreso estudiantil y anuncios y tareas nuevas. Ofrece una prueba gratuita limitada de 30 días, y después se debe pagar para tener todas las opciones completas, el precio varía dependiendo de la cantidad de alumnos que tenga la institución educativa. Por ejemplo, el precio para entre 421 a 550 alumnos es de 329 al mes.
Preguntas frecuentes
1.¿Cómo elegir un software para colegios?
Elegir un software adecuado para la gestión escolar puede mejorar significativamente la eficiencia y la calidad educativa. Por lo que implica realizar una evaluación de las necesidades específicas de la institución, las funciones que ofrece el software, su uso, si es seguro, el coste y el soporte del proveedor. Debemos tomarnos el tiempo de investigar y probar diferentes opciones para escoger el que no solo mejore la eficiencia administrativa, sino que también enriquezca la experiencia educativa.
2.¿Cuáles son las ventajas de usar software para administrar colegios?
Mayor eficacia: Gestiona y actualiza información sobre alumnos, padres, personal y profesores de manera precisa y sin redundancias, superando los métodos tradicionales.
Facilidad de uso: Con una interfaz sencilla, es accesible para todos los usuarios, notificando rápidamente sobre exámenes, cuotas, boletines de notas, eventos y reuniones.
Transparencia: Ofrece mayor transparencia en asistencia, informes de exámenes e información sobre cuotas, aumentando la confianza gracias a datos precisos y accesibles.
Seguimiento preciso: Facilita el seguimiento de asistencia y control de cuotas, informes y otros aspectos, evitando omisiones.
Ahorra tiempo y costes: Automatiza tareas repetitivas y tediosas, ahorrando tiempo y siendo rentable al centralizar todas las funciones en un único software sin necesidad de sistemas costosos.
3.¿Es WPS Office totalmente gratuito?
WPS Office ofrece una suite ofimática robusta de forma gratuita, permitiendo a los usuarios realizar la mayoría de las tareas básicas disponibles en Microsoft Office. Sin embargo, para quienes necesitan funciones más avanzadas, WPS ofrece una versión de pago que proporciona un buen equilibrio entre coste y funcionalidades avanzadas.
Resumen
En este artículo hemos analizado los 10 mejores softwares para colegios en el 2024. Entre ellos, WPS Office se posiciona como la mejor opción debido a su suite ofimática integral, accesibilidad en múltiples plataformas y herramientas avanzadas como la edición de PDF o la incorporación de IA. Esa combinación de funciones facilita la gestión escolar, mejorando la comunicación y colaboración entre profesores, estudiantes y padres.
Además, WPS no solo proporciona una plataforma robusta y fácil de usar, sino que también ofrece una versión gratuita con todas las herramientas básicas necesarias para la gestión escolar. Su versión de pago, muy asequible, amplía las capacidades de las instituciones educativas con funciones mucho más avanzadas, lo que convierte a WPS Office como la opción más equilibrada entre el precio y la funcionalidad. ¡A qué estás esperando! descarga WPS hoy mismo y comienza a gestionar tus clases.
