Cuando tenemos que trabajar con documentos PDF, con frecuencia necesitamos localizar rápidamente alguna parte de un documento para alguna tarea. Ahora bien, el menú de búsqueda de palabras en otros formatos como el DOCX o el XLSX no siempre funciona de la misma manera en los documentos PDF. Todo depende del grado de digitalización que tenga el PDF con el que estemos trabajando, lo que puede complicar un poco las cosas.
La solución ideal pasa por contar con un editor PDF como WPS PDF, que dispone de todo tipo de herramientas para editar documentos PDF o digitalizar su texto mediante OCR. Sin embargo, en algunos casos es posible localizar palabras específicas en los documentos PDF empleando otras aplicaciones como los navegadores web o el lector Adobe Acrobat Reader.
Los problemas de buscar términos en documentos PDF
Localizar palabras rápidamente en un documento puede ser muy útil, pero no es lo mismo hacerlo en un documento de Word que en un PDF. Esta comparación es útil para entender las ventajas del texto digitalizado. Los documentos de Word trabajan con texto 100% digital, de manera que podemos sencillamente pulsar CTRL + B y buscar la palabra que nos interesa en cada instancia. Pero en los documentos PDF, esto no siempre funciona así.
El motivo es que hay documentos PDF cuyo texto proviene de una fuente no digital, por ejemplo cuando los escaneamos a partir de un documento en papel. A nuestros ojos, el texto es completamente legible, pero para un sistema informático todavía no es posible acceder al texto para realizar una búsqueda de un término en específico.
Existe entonces una instancia intermedia que debemos llevar a cabo: el escaneo OCR. Esta herramienta se encarga de reconocer de forma óptica los caracteres de un texto y convertirlos a un formato digital que no solo es legible por parte del editor PDF, sino que además podremos editar a nuestra conveniencia. Esto no pueden hacerlo todas las aplicaciones de lectura de PDF, pero sí que vas a poder lograrlo con WPS Office.
¿Cómo buscar texto en un archivo PDF?
Si necesitas localizar una palabra o un conjunto de palabras específicos en un documento PDF, vamos a mostrarte entonces varias maneras de hacerlo. Primero vamos a comenzar por lo más fácil: encontrar una palabra en un PDF ya digitalizado. Esto puedes hacerlo casi con cualquier aplicación de lectura de PDF. Ahora bien, si el documento no está digitalizado, también te mostraremos cómo puedes encontrar palabras con aplicaciones como WPS PDF.
Adobe Acrobat Reader
El proceso para buscar texto en un PDF es sencillo en Adobe Acrobat Reader, el lector de PDF gratuito de Adobe. Todo lo que tienes que hacer es pulsar CTRL + F, y entonces se abrirá una ventana con un cuadro de búsqueda con el que puedes introducir la palabra que quieras localizar. Si el documento se encuentra digitalizado, encontrarás la palabra enseguida y podrás acudir a la sección del PDF donde está.
Ahora bien, recuerda que este lector de documentos solo es una versión ligera de Adobe Acrobat, así que no tiene las funciones avanzadas de Adobe Acrobat Pro. Si el documento no se encontraba digitalizado previamente, no vas a poder aprovechar esta herramienta de búsqueda, y necesitarás escanearlo con un sistema OCR como el que puedes encontrar en WPS Office por solo 39,99 € / año. La suite de Adobe, en cambio, cuesta 435,32 € / año.
Navegadores web
Otra posibilidad es hacer uso de un navegador web como Chrome o Edge para hacer búsquedas dentro de un documento PDF. En este caso, el proceso es prácticamente idéntico al que encontrarías en Adobe Acrobat Pro. Todo lo que tienes que hacer es pulsar la combinación de teclas CTRL + F, y teclear entonces el texto que quieras encontrar en el documento. Si hay palabras que coincidan con tu búsqueda, aparecerán enseguida.
Esta combinación de teclas funciona de manera similar para prácticamente todos los navegadores web, incluyendo Chrome, Edge, Firefox o Vivaldi. Ahora bien, como en el caso de Adobe Acrobat Reader, esta opción no funcionará en caso de que estés realizando tu búsqueda en un documento no digitalizado, es decir, un documento que solamente haya sido escaneado sin más. Para encontrar palabras en estos documentos necesitarás una herramienta OCR.
Herramientas OCR online
Existen algunas herramientas OCR disponibles online, como el conversor gratuito Online OCR. En algunas ocasiones, estas herramientas pueden ser adecuadas para salir del paso, por ejemplo cuando te encuentras con un documento que debes digitalizar cuando antes y no tienes acceso a tus dispositivos con OCR. Sin embargo, presentan algunos riesgos que veremos enseguida.
1. Para hacer un escaneo OCR con esta plataforma, dirígete primero a su sitio web. Seguidamente, pulsa el botón ‘Archivo’ para cargar el documento PDF que quieras convertir.
2. A continuación, elige el idioma del documento que quieres escanear. Si se trata de un documento en español, elige ‘Spanish’.
3. Elige entonces el formato de salida del documento. Esta herramienta no permite conservar el archivo en PDF, así que deberás optar por Word, Excel o texto plano.
4. Por último, pulsa el botón ‘Convertir’ y descarga el archivo con el texto extraído. Al tratarse de un documento convertido a Word o Excel, podrás encontrar las palabras fácilmente desde estas aplicaciones, siempre y cuando la digitalización haya sido correcta.
Como ves, esta herramienta presenta algunas limitaciones. Para comenzar, no es posible exportar el texto escaneado conservando su formato original en PDF. Además, el escaneo no es la mejor calidad. Pero, sobre todo, este tipo de herramientas online presentan un riesgo claro. Al cargar tus archivos en una plataforma externa pierdes control sobre ellos, y, además, siempre existe el peligro de que las descargas infecten tu dispositivo con virus maliciosos.
WPS Office
La opción más completa y con mejor relación calidad-precio que tienes a tu disposición es una suite de ofimática como WPS Office. Al contratar el plan Pro de esta suite –que solo cuesta 39,99 € / año– tienes acceso a un completo editor PDF que incluye una poderosa herramienta OCR capaz de digitalizar el contenido de un documento.
Para hacerlo, sigue estos pasos:
1. Pulsa el botón ‘OCR PDF’ que puedes encontrar en la parte superior del documento.
2. Verás una ventana emergente con un botón que dice ‘Realizar OCR’. Púlsalo para iniciar el escaneo.
3. Espera mientras se realiza la digitalización.
4. Ahora el texto pasa a estar en formato digital, así que puedes realizar la búsqueda de palabras fácilmente.
5. Pulsa CTRL + F para abrir el panel de búsqueda e introduce la palabra que quieras localizar. En nuestro ejemplo hemos buscado la palabra ‘Gospel’, que aparece resaltada en seguida en el texto digitalizado.
Utilizar WPS Office para digitalizar documentos presenta la clara ventaja de ofrecernos una digitalización que conserva el formato original del documento. De este modo se puede hacer el escaneo de manera más visual. Además, todo el proceso se realiza en tu propio dispositivo, sin que exista el riesgo de descargar archivos infectados.
WPS Office: La herramienta más completa para trabajar con PDF
Como ves, opciones como Acrobat Reader o los navegadores web no te permiten encontrar palabras en documentos PDF escaneados: solo en los que ya estaban digitalizados de antemano. Y, por su parte, las herramientas OCR online no siempre exportan los documentos PDF al formato correcto, pero además implican serios riesgos para la integridad de tus archivos y tus dispositivos, ya que no tienes control sobre lo que ocurre en sus servidores.
En cambio, con WPS Office puedes encontrar fácilmente cualquier palabra en un documento PDF, no solo cuando está digitalizado, sino también cuando no. En caso de que el documento solo haya sido escaneado desde el papel, WPS PDF puede realizar su digitalización OCR en muy poco tiempo, y seguidamente podrás buscar cualquier término con el comando CTRL + F.
Además, WPS Office te ofrece muchas otras ventajas para trabajar con documentos PDF, incluyendo las siguientes:
Edición de PDF. Con WPS Office puedes editar tus documentos PDF fácilmente, por ejemplo modificando el texto, reemplazando imágenes o ajustando el orden de las páginas. Este software hace que los documentos PDF pasen a ser mucho más versátiles y flexibles.
Firma digital. WPS Office también cuenta con una herramienta de firma digital que te permite firmar los documentos para garantizar que sean de tu autoría. Esto es fundamental en toda una serie de sectores profesionales.
Protección con contraseña. Si quieres mantener tus documentos PDF protegidos y privados, puedes activar la protección con contraseña de WPS PDF. Esto hará que solo los usuarios que tienen la clave original puedan acceder a tus PDF.
Exportación a otros formatos. En WPS Office también tienes integrado un completo conversor de formatos que te permite convertir documentos a PDF o exportar PDFs a formatos como DOCX, XLSX o PPTX, entre otros.
Con un precio de solo 39,99 € / año, WPS Office es la herramienta ideal para trabajar con tus documentos PDF, y además pone a tu disposición aplicaciones como un completo editor de Word, Excel y PowerPoint. ¡Si quieres aprovechar todas las ventajas de esta suite, descarga ahora WPS Office y comienza a editar documentos PDF con calidad profesional!
Resumen
Encontrar una palabra en un documento PDF puede agilizarnos mucho el trabajo, pero no todos los PDF están preparados para esto. Con WPS Office puedes digitalizar cualquier documento PDF mediante OCR, y entonces podrás usar la función de búsqueda mediante el comando CTRL + F. Se trata de una manera eficaz y segura de encontrar palabras en un documento PDF directamente desde tu dispositivo.
