Ya seas un contador o un empleador que trabaja con análisis de datos, encontrarás la necesidad de comparar múltiples columnas en Excel para descubrir las diferencias que podrían ser útiles. Comparar manualmente múltiples columnas en Excel puede ser muy difícil y llevar horas de trabajo arduo, lo cual en última instancia puede disminuir tu eficiencia en el trabajo.
Por eso, la mejor manera de hacer esto es adoptando una forma automática de hacerlo. Puedes usar ciertas fórmulas y funciones para lograrlo. A continuación, en este artículo, vamos a explicar los 3 mejores métodos de hacer esto. ¡Sigamos leyendo para descubrirlo!
Método1: Usa el Formato Condicional
En Excel, puedes usar la función "mayor que" para comparar columnas usando operadores lógicos. El operador mayor que ">" devuelve "VERDADERO" si el valor en una celda es mayor que el valor en otra celda y "FALSO" en caso contrario.
Para comparar dos columnas y obtener el resultado en una tercera columna, puedes usar una combinación de las funciones "SI" y "mayor que". Sigue estos sencillos pasos detallados para realizar esta función:
Pasos
Paso1: Abre la hoja de cálculo de Excel en tu PC y ingresa los valores que deseas agregar a la hoja. Para este ejemplo, supongamos que quieres hacer una hoja de Excel basada en el porcentaje de asistencia de los empleados.
Paso2: Selecciona una columna específica y ve a la pestaña Inicio en Excel. Allí verás una opción de formato condicional cuyo menú desplegable te llevará a las funciones. La primera de ellas es la función mayor que, utilizada para comparar dos o más columnas. Selecciona esa opción.
Paso3: A continuación, puedes escribir el rango de celdas donde deseas que el programa obtenga el valor de la columna. También podrás seleccionar el formato y el estilo de resaltado de las celdas en la columna G si son mayores que los valores en la columna F.
Paso4: Luego, puedes configurar el formato de las celdas en la columna de acuerdo con las reglas condicionales de la columna anterior.
Paso5: Ahora haz clic en Aceptar. El formato y la función se aplicarán a los valores de columna de las celdas que deseas.
Para valores duplicados
Al comparar dos columnas de Excel en busca de valores duplicados, buscas casos en los que el mismo valor aparezca en ambas columnas. En otras palabras, deseas identificar cualquier valor que esté duplicado tanto en la columna A como en la columna B.
Para lograr esto, puedes utilizar las funciones incorporadas de Excel, como CONTAR.SI o Formato condicional. Solo sigue los pasos detallados con imágenes para realizar esta función de valores duplicados:
Paso1: Abre un archivo en la hoja de cálculo de Excel donde tengas al menos dos columnas de datos con porcentajes de asistencia de empleados. Necesitamos encontrar empleados que tengan la misma asistencia entre la columna F y la columna G.
Paso2: Selecciona ambas columnas y ve a la pestaña "Inicio" donde encontrarás la opción "Formato condicional". Al expandir esta opción, encontrarás "Reglas de resaltado de celdas" y después de seleccionar esta opción, elige "valores duplicados".
Paso3: Se te pedirá que selecciones las opciones de formato que deseas aplicar y la condición que deseas usar. Selecciona el rango de celdas para aplicar el formato según las reglas condicionales especificadas (en este caso, duplicados).
Paso4: Una vez que hayas aplicado el formato y hecho clic en Aceptar, notarás que las celdas similares están resaltadas con el color que seleccionaste para el formato.
Método2: Usa El Operador Igual
Al igual que el método mencionado anteriormente para encontrar términos duplicados, deberás utilizar el operador igual para encontrar términos similares en dos columnas. Esto también es un proceso de comparar dos columnas, así que veamos qué pasos están involucrados.
Todos los pasos en este proceso son los mismos que se mencionaron anteriormente, excepto que en lugar de "duplicado", deberás seleccionar "único" de la lista desplegable.
Método3: Usa La Función VLOOKUP (Para Coincidencias)
La función VLOOKUP es la forma más fácil de comparar los valores de dos columnas, y puedes usarla fácilmente para el ejemplo mencionado anteriormente. VLOOKUP significa "Búsqueda vertical" y se utiliza para buscar un valor en la columna más a la izquierda de una tabla y recuperar un valor correspondiente de una columna especificada en la misma fila.
Esta función puede ser la mejor opción para comparar dos columnas, especialmente cuando se trata de campos de texto.
Pasos
Paso1: Open the same hoja de cálculo de Excel as you used en los métodos anteriores para comparar dos columnas. You already have dos columnas con diferentes porcentajes de asistencia de los empleados en a empresa.
Paso2: La fórmula Vlookup will permitirte encontrar un valor específico from one columna en the segunda columna. To do this, you will have que type the formula en any of the celdas of the Excel hoja de cálculo.
En resumen, la función VLOOKUP establecerá el siguiente patrón de consultas:
=VLOOKUP (the celda you want to look for, dónde look for this valor, número de columna en the rango, the aproximada or exacta match of the frase 1/TRUE or 0/FALSE.)
Paso3: Una vez que hayas escrito la fórmula en la barra de direcciones, presiona ENTER y se mostrará el valor que coincide con cualquier valor en la segunda columna. Después de presionar ENTER, el resultado se mostrará en la barra de fórmulas. Este es el valor que estaba presente tanto en la primera columna como en la segunda.
Alt = "La ventana que muestra el resultado de la función VLOOKUP en Excel."
Mejor Alternativa Gratuita a Microsoft Office: WPS Office
Si sientes que tienes dificultades para formatear las celdas en Microsoft Excel o si tu PC no tiene suficiente espacio de almacenamiento en disco, hay una solución común: usar WPS Office Suite en lugar de Microsoft Office.
WPS Office es un conjunto completo que incluye un editor de texto, creador y editor de hojas de cálculo, creador de presentaciones y editor de PDF. Estos programas tienen sus propios usos y se pueden utilizar para tareas diarias de oficina y estudios. La mejor parte es que este software es completamente gratuito de usar y ofrece las mismas funcionalidades que MS Office.
Ventajas de WPS Office:
Forma fácil de editar y compartir archivos de documentos
Herramienta de software completa para trabajar con todos los formatos de documentos
Interfaz intuitiva y fácil navegación
Sincronización y almacenamiento en la nube
Excelentes características de accesibilidad
Compatible con múltiples plataformas y dispositivos
Uso gratuito para la mayoría de las funciones avanzadas
Preguntas frecuentes
Q. 1. ¿Cómo se pueden eliminar todas las marcas de verificación de una vez en una hoja de cálculo de Microsoft Excel?
A continuación se muestra una breve guía paso a paso para eliminar todas las marcas de verificación en una hoja de cálculo de Microsoft Excel:
Presiona Ctrl + A para seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo.
Haz clic derecho en cualquier celda seleccionada y, en el menú contextual, elige "Formato de celdas".
Ve a la ventana de opciones de formato de celdas y selecciona la pestaña "Número".
Selecciona "Personalizado" en la lista de categorías a la izquierda.
En el campo "Tipo", elimina el código de formato existente y reemplázalo con el símbolo de almohadilla (#).
Haz clic en Aceptar para aplicar los cambios.
Q. 2: ¿Cómo comparar columnas en Google Sheets?
El método para comparar columnas en Google Sheets es bastante similar al de MS Excel. Puedes usar el Formato condicional, el Operador igual o la Función VLOOKUP para comparar columnas en Google Sheets.
También puedes usar la función SI para comparar valores de columnas en Google Sheets. Esta función se utiliza para identificar valores que son iguales en dos columnas y encontrar similitudes en el texto dentro de una hoja de cálculo de Google.
Reflexión Final
En los párrafos anteriores, mencionamos de 3 a 4 formas de comparar dos o más celdas en Microsoft Excel. Estas incluyen el uso de formato condicional, el operador igual o la función VLOOKUP en la hoja de Excel. Todas estas formas tienen sus propios beneficios y usos, y se pueden utilizar en diferentes situaciones para comparar dos o más celdas en Microsoft Excel.
Sin embargo, si no tienes suficiente espacio en tu PC o no tienes suficiente presupuesto para comprar una suscripción de MS Office, hay otras alternativas que puedes usar en lugar de las hojas de cálculo de MS Excel. La mejor alternativa de todas es WPS Office. WPS es una suite de oficina completa con todas las mismas funcionalidades y características, y además es gratuita.
