[Guía actualizada] Microsoft 365 Business Básico/Estándar/Premium

¿Estás buscando una forma de reducir el tiempo que pasas tratando de comunicarte con tu equipo? No busques más, Microsoft 365 Business es una suite de herramientas que ofrece una manera conveniente de colaborar y comunicarse de manera efectiva.

¿Pero qué plan de los paquetes Basic, Standard y Premium se adapta mejor a tu negocio?

¿Cómo puedes configurar esto y administrar las cuentas de tu personal?

Te guiaremos a través de estos desafíos en este artículo detallado.

¡Sigue leyendo para una colaboración perfecta con Microsoft 365 Business!

¿ Qué es Microsoft 365 business?

Microsoft 365 Business combina las mejores herramientas de productividad de Office 365 con características de seguridad y gestión de dispositivos.

Las grandes empresas lo prefieren ampliamente.

Aunque muchos clientes prefieren Google Docs u otro software, algunos requieren una solución sin conexión. Aquí es donde entra el software de Microsoft. Puede sincronizarse fácilmente con la nube.

Con Microsoft 365 Business, los usuarios pueden acceder a Teams, OneDrive, Outlook y Exchange, lo que facilita la colaboración.

La ventaja más importante de Microsoft 365 Business hoy en día es su integración con Teams, lo cual es muy útil.

Cinco de las principales razones por las que las empresas utilizan el negocio de Microsoft 365

1. Mejora la productividad del personal

Microsoft 365 Business ofrece varias ventajas en comparación con los planes básicos de Office Word, Excel y PowerPoint.

En primer lugar, Microsoft 365 Business incluye versiones de escritorio de estas herramientas, con un conjunto de funciones más completo que las versiones basadas en la web y móviles incluidas en los planes básicos.

Microsoft 365 Business cuenta con colaboración en tiempo real, lo que permite a varios usuarios trabajar en el mismo documento simultáneamente. Su guardado automático asegura que los cambios se guarden sin esfuerzo adicional.

Furthermore, Microsoft 365 Business includes tools like OneDrive, Outlook, and Exchange, which streamline communication and data management.

Microsoft 365 Business’s comprehensive tools help staff be more productive and efficient.

2. Mejor Comunicación y Cooperación

Microsoft 365 es una herramienta increíble que ayuda a los empleados a trabajar de manera segura desde cualquier lugar.

Esto es posible gracias a su integración con Teams, Exchange, OneDrive y SharePoint.

Con Teams, los empleados pueden colaborar en tiempo real, compartir archivos y comunicarse sin problemas, sin importar la ubicación.

Exchange ayuda a administrar correos electrónicos y horarios, facilitando la organización.

OneDrive permite a los usuarios almacenar, acceder y compartir archivos desde cualquier lugar al mismo tiempo. SharePoint ofrece una plataforma centralizada para la gestión de documentos y la colaboración en equipo.

Todas estas herramientas trabajan juntas para que los empleados puedan utilizar la misma solución y trabajar de manera más eficiente, sin importar dónde se encuentren.

Microsoft 365 es una excelente inversión para ayudar a impulsar la productividad de los empleados.

3. Dirección de correo electrónico profesional

Esta plataforma te ayuda a configurar una dirección de correo electrónico profesional utilizando el nombre de tu empresa.

Puedes crear una dirección de correo electrónico personalizada con el nombre de dominio de tu empresa. Por ejemplo, la dirección de correo se verá como "tuNombre@nombreDeTuEmpresa.com". Esto le da a tu negocio una apariencia profesional y ayuda a generar confianza con las partes interesadas.

Puedes acceder a tu correo electrónico utilizando Outlook, que viene incluido en Microsoft 365. También puedes configurar buzones de correo compartidos para que los equipos colaboren y administren los correos electrónicos.

En general, Microsoft 365 facilita la configuración de una dirección de correo electrónico profesional para tu negocio.

4. Fácil de gestionar

Una ventaja significativa de Microsoft 365 es su administración fácil. Aquí hay algunas razones por qué:

• Administración Centralizada: puedes gestionar a todos tus usuarios, dispositivos y aplicaciones desde una consola centralizada. Esto facilita agregar o eliminar usuarios, configurar políticas de seguridad y administrar dispositivos.

• Interfaz Amigable: la consola de administración es fácil de usar. Puedes administrar Microsoft 365 incluso si no eres un experto técnico.

• Basado en la Nube: esta plataforma se basa en la nube. Microsoft gestiona toda la infraestructura, lo que te permite centrarte en tu negocio.

• Actualizaciones Automáticas: Microsoft 365 evoluciona constantemente, con nuevas funciones y parches de seguridad regulares.

• Integración con otras herramientas de Microsoft: Microsoft 365 se integra con SharePoint, Teams y OneDrive. Esto facilita la colaboración en toda tu organización.

5.Seguridad simplificada

La plataforma de Microsoft 365 ofrece muchas ventajas con su seguridad simplificada.

• Gestión centralizada de seguridad:  La plataforma te permite administrar todas tus configuraciones y políticas de seguridad desde un solo lugar.

• Protección avanzada contra amenazas:  Las funciones de seguridad integradas de Microsoft 365, como la protección avanzada contra amenazas, ayudan a proteger contra ciberataques, violaciones de seguridad y pérdida de datos.

• Actualizaciones automáticas:  Microsoft 365 actualiza automáticamente sus funciones de seguridad y corrige cualquier vulnerabilidad.

• Autenticación de múltiples factores: Microsoft 365 ofrece autenticación de múltiples factores (MFA) para evitar el acceso no autorizado a tus cuentas.

• Gestión simplificada:  Las características de seguridad simplificadas de Microsoft 365 reducen la carga sobre el personal de TI y mejoran la eficiencia en general.

  
  

Comparación de Microsoft 365 Business basic, Standard y premium

¿ Qué plan de negocio de Microsoft 365 debería elegir?

Elegir el plan adecuado de Microsoft 365 Business puede ser confuso, pero déjame explicarte.

Primero, hablemos del plan Microsoft 365 Business Basic.

La opción más económica ofrece Teams, Exchange, OneDrive y SharePoint.

Sin embargo, solo ofrece versiones basadas en web y móviles de Word, Excel y PowerPoint.

Si quieres ahorrar dinero, este es el plan adecuado.

Luego está el plan Microsoft 365 Business Standard.

Ofrece todo lo del Business Basic más aplicaciones de Office de escritorio, incluyendo Yammer, 1 TB de almacenamiento en OneDrive y derechos de uso limitados en Power Apps y Power Automate.

Este plan es ideal para la mayoría de las organizaciones y ofrece más flexibilidad.

Finalmente, tenemos el plan Microsoft 365 Business Premium.

Es más caro pero incluye todo lo del Business Standard más características de seguridad premium como Azure AD Premium, Protección Avanzada contra Amenazas, Protección de Información de Azure e Intune.

Este plan protegerá tu negocio si tienes trabajadores remotos o estilos de trabajo BYOD.

El plan Microsoft 365 Business Basic es la opción más económica si tienes una pequeña empresa.

Siempre puedes utilizar alternativas gratuitas como WPS Office para abrir, editar y guardar archivos en formato de Microsoft. Sin embargo, si necesitas las versiones completas de las aplicaciones de Office o tienes trabajadores remotos, considera actualizar al Business Standard o Premium.

Visión general de la aplicación empresarial Microsoft 365

Las aplicaciones y servicios disponibles en cada plan se enumeran a continuación con una breve descripción.

Microsoft 365 Basic

Outlook:

• Aplicación de correo electrónico y calendario

• Mantiene organizado tu buzón de entrada

• Facilita la programación de reuniones

Word:

• Aplicación de procesamiento de textos

• Gran aplicación para escribir

• Muchas opciones de formato

Excel:

• Aplicación de hoja de cálculo

• Perfecta para administrar presupuestos, seguir datos

• Permite realizar cálculos sencillos y visualización de datos

PowerPoint:

• Aplicación de presentaciones

• Crea presentaciones visualmente atractivas

• Incluye muchas plantillas

OneDrive:

• Aplicación de almacenamiento en la nube

• Mantén tus archivos seguros y accesibles

• Fácil de compartir archivos con otros

Teams:

• Aplicación de colaboración

• Chatea y realiza videollamadas con compañeros de trabajo

• Comparte archivos y colabora en proyectos

Bookings:

• Aplicación de programación

• Ideal para empresas que necesitan programar citas

• Permite la gestión de calendarios

Forms:

• Aplicación de encuestas y cuestionarios

• Crea formularios para recopilar datos de otros

• Incluye muchas plantillas y opciones de personalización

Lists:

• Aplicación de gestión de tareas

• Haz un seguimiento de tu lista de tareas o tareas de proyectos

• Puede ser compartido con otros para colaborar

Planner:

• Aplicación de gestión de proyectos

• Te ayuda a cumplir con los plazos y seguir el progreso

• Fácil de asignar tareas y hacer un seguimiento del progreso

Exchange:

• Software de servidor de correo electrónico y calendario

• Administra el correo electrónico y programa citas

• Incluye características de seguridad y cumplimiento

SharePoint:

• Plataforma de colaboración y gestión de documentos

• Ideal para empresas para almacenar y compartir archivos

• Muchas opciones de personalización e integración

Microsoft 365 estándar

Todas las aplicaciones están disponibles en el Plan Básico más lo siguiente.

Publisher:

• Crea y diseña publicaciones de calidad profesional

• Interfaz fácil de usar con arrastrar y soltar

• Plantillas personalizables disponibles

• Añade texto, imágenes y gráficos a tus publicaciones

• Perfecto para hacer volantes, folletos y boletines

Access:

• Crea y administra bases de datos con facilidad

• No se necesita experiencia en programación

• Plantillas predefinidas para empezar

• Formularios, informes y consultas personalizables

• Comparte y colabora con otros en la misma base de datos

Microsoft 365 Premium

Todas las aplicaciones disponibles en el Plan Estándar y además las siguientes.

Intune:

• Una aplicación de gestión de dispositivos móviles que ayuda a las organizaciones a administrar y proteger los dispositivos móviles de sus empleados.

• Beneficios clave incluyen:

• Simplifica la gestión de dispositivos en múltiples plataformas: iOS, Android, Windows y macOS.

• Ofrece funciones de seguridad como acceso condicional, encriptación y prevención de fugas de datos.

• Ofrece políticas flexibles que permiten a los administradores de TI controlar el acceso a aplicaciones y dispositivos, establecer reglas automatizadas de cumplimiento y más.

• Permite la gestión remota de dispositivos, como borrar datos o bloquear dispositivos en caso de robo o pérdida.

Azure Information Protection:

• Una aplicación de protección de datos que ayuda a las organizaciones a clasificar y proteger información confidencial.

• Beneficios clave incluyen:

• Proporciona una forma consistente y centralizada de clasificar, etiquetar y proteger datos confidenciales en las instalaciones y en la nube.

• Ofrece etiquetado inteligente y políticas de protección que pueden aplicar automáticamente controles de seguridad basados en el contenido y contexto de los datos.

• Permite compartir de forma segura datos protegidos con partes externas, como clientes, socios y contratistas.

• Se integra con otras aplicaciones de Microsoft 365, como Outlook y SharePoint.

Cómo Asignar una Licencia de Microsoft 365 Business a un Nuevo Empleado

Aquí, vamos a seguir los pasos para agregar un nuevo usuario y asignarle una licencia en el centro de administración de Microsoft 365, para que su nuevo empleado pueda comenzar a trabajar de inmediato.

Pasos para Asignar una Licencia de Microsoft 365 Business a un Usuario

1.Inicie sesión en su cuenta de Office 365 para trabajo/escuela como administrador global, con licencia o usuario administrador

2. Seleccione el ícono del lanzador de aplicaciones en la esquina superior izquierda.

3. Seleccione Administrador

4. Vaya a Usuarios>Usuarios activos

5. Seleccione la fila del usuario al que desea asignar una licencia

6. En el panel derecho, seleccione productos y licencias

7. Expanda la sección de licencias y active el interruptor para las licencias que desea asignar

8. Guarde los cambios

Pasos para Asignar una Licencia de Microsoft 365 Business a Varios Usuarios

1. Inicie sesión como administrador de usuario, licencia o global

2. Vaya al centro de administración. Luego usuarios. Seleccione usuarios activos

3. Seleccione los nombres de los usuarios a los que desea asignar una licencia

4. Seleccione administrar licencia del producto desde la parte superior

5. Desde el panel de licencias del producto, vaya a asignar más > mantener licencia existente y página de asignar más

Cómo eliminar la licencia de Microsoft 365 Business cuando un empleado se va

Cuando los empleados dejan tu organización, es esencial revocar su acceso. Este paso mantiene los datos sensibles fuera del alcance de los antiguos empleados que no tienen una necesidad legítima de acceder a ellos.

Siguiendo estos pasos, puedes desactivar fácilmente la licencia del empleado que se va y asignarla a un nuevo usuario cuando sea necesario.

Pasos para eliminar la licencia de Microsoft 365 Business de un empleado:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Microsoft 365 como administrador global.

2. Ve a la página de administración desde el icono del lanzador de aplicaciones.

3. Ve a usuarios/usuarios activos.

4. Selecciona la casilla junto a la licencia que deseas eliminar.

5. Elige eliminar la licencia seleccionada.

Cómo configurar el correo electrónico de Microsoft 365 Business

Pasos para configurar una dirección de correo electrónico comercial:

1. Selecciona un plan de Microsoft 365: Ve a Microsoft.com y haz clic en Comprar ahora.

2. Selecciona la pestaña Para Empresas y elige el plan que más te convenga.

3. Conecta tu dominio (o cómpralo): Si ya tienes un dominio, puedes conectarlo a Microsoft 365. Si necesitas ayuda, puedes comprar un dominio directamente desde Microsoft.

4. Verifica el dominio para el correo electrónico comercial de Microsoft: Debes verificarlo para asegurarte de que eres el propietario. Ve al registro de dominios donde compraste el nombre de dominio para encontrar la configuración DNS. Copia el valor TXT de Microsoft y pégalo en el valor TXT de tu dominio.

5. Crea tu correo electrónico comercial: Ahora puedes crear múltiples direcciones de correo electrónico, cada una con un nombre de usuario único.

6. Después de crear tu dirección de correo electrónico comercial, puedes completar tu compra y utilizar Microsoft 365 para tu organización.

7. Para las pequeñas empresas, administrar los gastos es crucial para el crecimiento.

8. El modelo basado en suscripción de Microsoft 365 requiere que cada usuario tenga su propio plan anual. Puede ser un costo significativo para una nueva empresa.

9. Microsoft 365 ofrece muchos beneficios. Sin embargo, el costo puede ser prohibitivo para una pequeña empresa.

El modelo basado en suscripción de Microsoft 365 requiere que cada usuario tenga su propio plan anual. Puede ser un costo significativo para una nueva empresa.

Microsoft 365 ofrece muchos beneficios. Sin embargo, el costo puede ser prohibitivo para una pequeña empresa.

WPS Office - Un salvavidas para las pequeñas empresas

Cuando piensas en los costos y en el crecimiento de una pequeña empresa, una solución viene a tu mente: WPS Office.

¡Es un verdadero salvavidas para las pequeñas empresas! WPS Office incluye software de procesamiento de texto, hojas de cálculo y presentaciones, al igual que Microsoft Office.

Pero aquí está lo mejor: ¡es completamente gratuito!

Puedes obtener todos los beneficios de una suite de oficina premium sin gastar mucho dinero. Además, WPS Office es compatible con los formatos de archivos de Microsoft Office, por lo que puedes colaborar con clientes y socios que utilizan Microsoft Office.

Cuatro razones para usar WPS Office para crear y editar Word/Excel/Powerpoint

• Gratis para usar.

• Totalmente compatible con los archivos de Microsoft Office.

• Soporte de colaboración en tiempo real y compatible con diferentes plataformas.

• Amplia selección de plantillas gratuitas para editar documentos, presentaciones y hojas de cálculo.

Cómo abrir, editar y guardar archivos de Microsoft Office en WPS:

1. Abrir un archivo de Microsoft Office en WPS: Haz clic en el botón "Abrir" en el menú principal, luego busca la ubicación donde se guarda el archivo de Microsoft Office y selecciónalo.

2. Editar un archivo de Microsoft Office en WPS: Puedes editarlo de la misma manera que lo harías en Microsoft Office. Puedes cambiar el texto, el formato y otros elementos del documento, la hoja de cálculo o la presentación.

3. Guardar un archivo de Microsoft Office en WPS: Haz clic en el botón "Guardar". Alternativamente, puedes hacer clic en el botón "Guardar como" y seleccionar el formato deseado (por ejemplo, .wps para WPS Writer, .docx para Word, .xlsx para Excel, etc.).

4. Compartir el archivo con otros: Después de guardarlo, puedes compartirlo enviándolo como un archivo adjunto de correo electrónico, subiéndolo a un servicio de almacenamiento en la nube o compartiéndolo a través de una plataforma de colaboración como Microsoft Teams o Slack.

Preguntas frecuentes sobre Microsoft 365 Business  

Q1. ¿Puedo actualizar mi suscripción de Microsoft 365 Business Basic a Standard o Premium?

¡Sí! Es fácil actualizar su suscripción desde el centro de administración.

1. Inicie sesión y haga clic en Facturación en el menú de la izquierda.

2. Haga clic en Actualizar junto a la suscripción a la que desea actualizar (por ejemplo, Microsoft 365 Business Standard o Premium).

El costo de su suscripción cambiará con la actualización.

Q2. ¿Cómo cancelar mi suscripción de Microsoft 365 Business?

Solo siga estos pasos.

1. Inicie sesión en el centro de administración de Microsoft 365 y haga clic en Facturación en el menú de la izquierda.

2. Haga clic en Suscripciones para ver sus suscripciones activas.

3. Encuentre la suscripción que desea cancelar y haga clic en cancelar suscripción.

El acceso a Microsoft 365 Business se terminará al final de su período de facturación actual.

Q3. ¿Qué sucede si no renuevo mi suscripción de Microsoft 365 Business?

Perderá el acceso al servicio al final de su período de facturación. Sus datos se eliminarán después de un período de gracia de 30 a 90 días.

Es importante descargar archivos importantes antes de que expire su suscripción y considerar migrar a otro servicio si es necesario.

Q4.¿Es el correo electrónico de Microsoft 365 Business mejor que el correo electrónico de Google Workspace Business?

Ambos son opciones populares para soluciones de correo electrónico empresarial.

El correo electrónico de Microsoft 365 Business ofrece

• Integración con su conjunto de productos

• y funciones avanzadas de seguridad para la protección de datos.

El correo electrónico de Google Workspace Business ofrece

• collaboration features,

• Third-party integrations and add-ons.

La elección entre los dos depende de necesidades específicas, presupuesto y el ecosistema de software existente.

Q5. ¿Puedo usar mi dominio de sitio web con Microsoft 365 Business?

Puede utilizar su dominio de sitio web con Microsoft 365 Business para crear una dirección de correo electrónico profesional.

Puede utilizar un nombre de dominio existente o comprar uno a través de Microsoft.

Resumen

Microsoft 365 Business ofrece una variedad de herramientas poderosas para empresas de todos los tamaños.

Pero puede ser costoso.

Sin embargo, la oficina WPS puede ser una salvadora para pequeñas empresas que buscan una alternativa rentable a Microsoft 365.

Puedes abrir, editar y guardar fácilmente archivos de Microsoft Office con WPS Office. La plataforma de WPS Office ofrece muchas otras características que pueden mejorar tu productividad.

¿Estás pensando en una alternativa económica a Microsoft 365?

Echa un vistazo a WPS Office hoy mismo y descubre cómo puede beneficiar a tu negocio.