A menudo, me he preguntado por la seguridad de las herramientas que utilizamos para manejar los datos y los documentos confidenciales. Un paso en falso podría dar lugar a cualquier cosa, desde cambios en las políticas hasta problemas legales, y eso es un riesgo grave. Como alguien que ha manejado información confidencial muchas veces, me di cuenta de que era hora de profundizar y ver si las plataformas en las que confiamos son, de hecho, tan confiables como dicen ser.
En este artículo, le guiaré a través de las mejores prácticas para compartir los documentos confidenciales en Google Docs sin preocuparse por las fugas de información. También compartiré con usted los consejos fundamentales para garantizar que sus datos permanezcan completamente privados y seguros.
Compartir Documentos con Personas o Grupos Específicos
Google Docs es una herramienta basada en web que facilita increíblemente el uso compartido de archivos. Además, puede enviar sus documentos por correo electrónico o incluso mediante un mensaje de texto (basta con compartir el enlace del archivo). Tanto si lo envía a un grupo como a una persona, tendrá un control total sobre quién tiene acceso al documento. De este modo, puede gestionar fácilmente los permisos y permitir que determinadas personas vean, comenten o editen el documento.
Un Consejo
Cuando comparta información sensible o confidencial con un grupo, es importante que tenga en cuenta qué cuenta está utilizando. Un consejo útil es utilizar siempre su cuenta personal cuando se trate de los documentos más delicados. Si los compartes con una cuenta de empresa o de centro de estudios, es probable que le dé acceso al documento a otras personas (por ejemplo, administradores) sin querer, lo que puede poner en peligro la confidencialidad. Esta simple precaución ayuda a garantizar que los datos permanezcan protegidos dentro del grupo al que están destinados.
Limitar el Acceso
En Google Docs, usted puede controlar fácilmente el acceso a su documento mediante la adición de las direcciones de correo electrónico de las personas que deben tener acceso. Como propietario y editor del documento, usted tiene toda la responsabilidad de gestionar quién puede ver, comentar o editar el archivo.
Esto le permite proteger su documento asegurándose de que sólo las personas adecuadas tienen acceso, manteniendo el control sobre la información confidencial. Es una forma sencilla pero eficaz de compartir los documentos de forma segura.
Paso 1: En Google Docs, haga clic en el botón "Compartir" situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Paso 2: Aparecerá una ventana para compartir. En el campo de texto, escriba la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir el documento.
Paso 3: Decida el nivel de acceso del destinatario. Utilice el menú desplegable para asignarles la categoría de espectador, editor o comentarista, en función del acceso que desee concederles.
Paso 4: Opcionalmente, usted puede añadir un mensaje personalizado para proporcionar las instrucciones o el contexto para el documento que está compartiendo.
Paso 5: Después de configurar los permisos, haga clic en el icono "Enlace" para copiar el enlace compartido o pulse "Enviar" para enviar el documento directamente por correo electrónico.
Evitar la Impresión, Edición y el Copiado y Pegado
También puede establecer los niveles de acceso específicos para cada persona, designándolos como Visualizador o Comentarista. Ambas opciones impiden editar, copiar y pegar, e incluso imprimir, lo que garantiza que el documento permanezca inalterado y seguro.
Paso 1: Para empezar a compartir en Google Docs, haga clic en el botón "Compartir" situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Paso 2: Aparecerá la ventana Compartir Google Docs. Simplemente, introduzca la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea proporcionar acceso en el campo de correo electrónico.
Paso 3: Después de introducir el correo electrónico, ahora puede seleccionar el nivel de acceso en el menú desplegable. Puede elegir entre las tres opciones siguientes:
Lector: Esto permite a otros sólo ver el documento sin hacer ningún cambio.
Editor: Concede los derechos completos de edición a cualquier persona con el enlace, permitiéndole modificar el documento.
Comentador: Permite a los demás dejar comentarios, lo que puede ser útil para recabar opiniones sobre su trabajo.
Paso 4: Tras seleccionar el nivel de acceso, haga clic en el icono "Configuración" para aplicar los controles de uso compartido adicionales.
Paso 5: Dentro de la configuración, usted tiene dos opciones más para elegir:
Opción 1: Permite a las personas con acceso de “Editor” ajustar los permisos de uso compartido.
Opción 2: Permite a las personas con acceso de “Lector” o “Comentador” descargar, imprimir o copiar el documento.
Paso 6: Una vez que haya tomado sus decisiones sobre los niveles de acceso, haga clic en "Copiar enlace" para compartirlo con otras personas o haga clic en "Listo" para salir del cuadro de diálogo para compartir.
Como lector, una persona sólo puede leer el contenido, mientras que como comentarista puede hacer comentarios sin alterar el texto original. Este control le ofrece la flexibilidad de compartir su trabajo para que lo revisen o hagan aportaciones sin arriesgarse a modificaciones no deseadas.
Añada una Fecha de Caducidad
Otra función útil es la posibilidad de establecer una fecha de caducidad para el acceso. Esto le permite compartir su documento con alguien durante un periodo específico, después del cual el documento se vuelve inaccesible para ellos. Es una forma estupenda de mantener el control sobre la información confidencial, asegurándole de que, transcurrido el tiempo establecido, sólo usted vuelve a tener acceso.
Paso 1: En el cuadro de diálogo de compartir, escriba la dirección de correo electrónico de la persona a la que quiere enviar su documento.
Paso 2: A continuación, haga clic en el menú desplegable y elija la opción "Añadir caducidad".
Paso 3: Aparecerán una fecha y una hora debajo del campo de correo electrónico. Ajuste la fecha y la hora para reflejar durante cuánto tiempo desea conceder el acceso.
Paso 4: Por último, haga clic en “Enviar” para compartir el documento por correo electrónico, o seleccione “Copiar enlace” para distribuir el archivo a través de un enlace.
Sin embargo, usted debe tener en cuenta que el establecimiento de una fecha de caducidad para el acceso a los documentos sólo está disponible para las cuentas de trabajo o de la escuela. Si utiliza una cuenta personal de Google, es posible que esta función no esté disponible.
Por lo tanto, si está pensando en compartir algo confidencial y necesita limitar el acceso a un periodo de tiempo específico, asegúrese de que utiliza la cuenta adecuada. Si intenta hacerlo con una cuenta personal, no funcionará y es posible que el documento siga siendo accesible más allá del plazo previsto.
Proteger los Documentos con Contraseña
Cuando se trata de proteger sus documentos confidenciales, la protección mediante contraseña es una buena opción. Sin embargo, Google Docs no ofrece cifrado de contraseña integrado para sus archivos. Por lo tanto, si desea añadir una capa adicional de seguridad, deberá tomar algunas medidas adicionales.
Descargar Google Docs como PDF
En primer lugar, usted debe descargar el documento de Google Docs que desea proteger con una contraseña para hacerlo más seguro.
Paso 1: Haga clic en el menú “Archivo” y, a continuación, en el botón “Descargar”.
Paso 2: Ahora, haga clic en “Documento PDF (.pdf)” para descargar una versión PDF de tu Google Docs.
Proteger su PDF con Una Contraseña
Una vez descargado el documento de Google, ya puede cifrar y establecer una contraseña para el PDF utilizando WPS Office, un programa muy completo en el que puede confiar. Estos son los pasos:
Paso 1: Abra el archivo PDF en WPS Office y vaya a la pestaña "Proteger".
Paso 2: En la cinta Proteger, haga clic en la opción "Cifrar" para cifrar su archivo PDF.
Paso 3: Establezca una contraseña para el PDF y, a continuación, haga clic en "Aceptar".
¿Cómo Subir tu PDF Protegido con Contraseña a Google Drive?
Así que, ahora tengo mi Google Docs, que descargué como PDF, y configuré una contraseña con la ayuda de WPS Office para proteger mi PDF. El último paso consiste en subir el PDF protegido con contraseña a Google Drive para facilitar el acceso.
Paso 1: En su navegador, vaya a Google Drive.
Paso 2: Usted puede simplemente arrastrar y soltar su archivo PDF para subirlo. También puede subir el PDF haciendo clic en "Nuevo" y seleccionando "Subir archivo" para subir su archivo PDF.
Una vez abierto el documento en Google Drive, ya no podrá acceder al PDF sin una contraseña.
O bien, usted puede saltarse todas las molestias y elegir WPS Office, donde sus documentos están seguros y protegidos. Con numerosas funciones de seguridad a su disposición, WPS Office le permite mejorar la seguridad de sus documentos sin esfuerzo. Ya sea que necesite cifrar sus archivos, agregar marcas de agua o restringir la edición, WPS Office lo tiene cubierto.
La Forma Más Fácil y Eficaz de Compartir de Forma Segura: Utilizar WPS Office
El paquete WPS Office es mi paquete de oficina favorito por muchas razones, pero una de las más importantes es su seguridad sin compromisos. Ofrece varias funciones de seguridad en las que he confiado una y otra vez, dándome siempre tranquilidad, especialmente cuando se trata de documentos que contienen información sensible o confidencial.
WPS Office le permite compartir sus documentos fácilmente y, lo que es más importante, de forma segura. Tanto si colabora con un equipo como si envía un archivo privado, puede estar seguro de que sus datos están bien protegidos. Además, su descarga y uso son totalmente gratuitos, lo que lo convierte en una excelente alternativa a los costosos programas ofimáticos.
Desde el cifrado hasta el acceso restringido, WPS Office garantiza la seguridad de sus documentos en todo momento. Tanto si trabaja desde su escritorio como desde su móvil, compartir los archivos importantes nunca ha sido tan fácil, ni tan seguro.
Compartir los Documentos en Línea
WPS Office es conocido por ser una excelente suite ofimática sin conexión, que le proporciona acceso completo a las funciones de productividad sin necesidad de conexión a Internet. Sin embargo, también brilla cuando se utiliza en línea, ofreciendo una experiencia perfecta para compartir los documentos. A continuación, le explicamos cómo compartir sus documentos en línea de forma segura con WPS Office:
Paso 1: Abra el documento que desea compartir y, a continuación, localice y haga clic en el botón "Compartir" situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Paso 2: WPS Office le ofrece una serie de opciones para compartir, pero vamos a centrarnos en la función "Compartir como enlace". Esto le permite distribuir sus documentos en línea sin esfuerzo.
Paso 3: En el campo "Cualquiera con el enlace", usted podrá determinar quién tiene acceso a su documento. ¿Quiere permitir que otros lo editen? Sólo tiene que elegir "Editar" en el menú desplegable. ¿Prefiere que sólo se pueda ver? Cambie a “Ver” para restringir el acceso en consecuencia.
Paso 4: Si desea añadir una capa adicional de seguridad, active la opción para desactivar las descargas, asegurándose de que su documento permanece en línea y no se guarda en ningún otro lugar.
Paso 5: También puede establecer una fecha de caducidad para su enlace, puede controlar la duración de la compartición, asegurándose de que su documento es accesible sólo el tiempo que sea necesario, ¡perfecto para esos proyectos confidenciales!
Compartir los Documentos sin Conexión
La versión en línea de WPS Office le ofrece un buen conjunto de características de seguridad que le dan tranquilidad cuando comparte o almacena sus documentos. Lo que hace que WPS sea aún mejor es que se adapta a todo el mundo, tanto si utiliza la suite en línea como sin conexión.
Para los usuarios sin conexión, WPS Office tampoco compromete la seguridad. De hecho, proporciona una protección igual de potente con más funciones entre las que elegir, como el cifrado, la protección mediante contraseña y la limitación de la edición. De esta forma, no importa cómo o dónde trabaje, los documentos siempre estarán seguros. Permítame darle una idea de cómo WPS Office garantiza la seguridad de sus documentos.
Restringir la Edición en el Archivo
Uno de los primeros pasos que doy cuando comparto un documento es restringir los derechos de edición. Con WPS Office, puedo limitar fácilmente quién puede hacer cambios en el documento. Esto es especialmente útil cuando comparto algo que debe verse, pero no modificarse, como contratos o versiones finales de informes. De este modo, tengo pleno control sobre la integridad del documento. Así es como usted puede restringir la edición en el archivo en WPS Office.
Paso 1: Comience abriendo el documento que desea compartir en WPS Office.
Paso 2: Vaya a la pestaña "Revisar" en WPS Writer y haga clic en el botón "Restringir edición" ubicado en la barra de herramientas.
En cuanto haga clic en ella, aparecerá un nuevo panel en la parte derecha de la pantalla. Ahora, usted tiene el control. Tendrá dos potentes opciones para proteger su documento:
Limitar el Formato: Esta función le permite bloquear los estilos específicos, asegurándose de que, por ejemplo, nadie pueda alterar sus encabezados cuidadosamente formateados.
Aplicar la protección: Aquí es donde ocurre la verdadera magia. Puede reforzar la seguridad:
Hacer que el documento sea de sólo lectura, para que no se introduzcan ediciones no deseadas.
Activar el seguimiento de cambios, lo que le permite revisar y aprobar cada edición.
Permitir los comentarios sin alterar el contenido original.
Permitir rellenar los formularios sin tocar el resto del documento.
Paso 3: Elija el nivel de protección que se ajuste a sus necesidades: WPS Office le pedirá que establezca una contraseña para bloquear estos ajustes, asegurándose de que sólo usted controla cómo se utiliza su documento.
Con la edición restringida activada, usted puede compartir con confianza su documento, sabiendo que su contenido es tan seguro como usted quiere que sea. Sin ediciones no deseadas, sin sorpresas... ¡sólo tranquilidad!
Cifrar el Archivo
WPS Office lleva la seguridad de los documentos un paso más allá con su función Cifrar archivo, que garantiza que sus datos confidenciales permanezcan protegidos. Esta función integrada le permite cifrar sus archivos directamente dentro del paquete WPS Office, añadiendo una capa adicional de seguridad que impide el acceso no autorizado.
Paso 1: Cree un nuevo documento en WPS Office y haga clic en “Menú”, en la esquina superior izquierda de la interfaz de WPS.
Paso 2: Busque "Cifrado de Documentos" en la lista y vaya a "Cifrado" en el menú desplegable.
Paso 3: Aparecerá la ventana de encriptación que le permitirá establecer una contraseña tanto para ver el documento como para modificarlo. También puede mantener una contraseña diferente para cada uno.
Paso 4: Para obtener otras opciones avanzadas de cifrado, desplácese a la derecha y haga clic en el botón "Avanzado".
Paso 5: Seleccione "Aceptar" después de elegir el tipo de cifrado que prefiera.
Paso 6: Seleccione cualquier otra característica de privacidad para su documento, como ocultar su identidad.
Paso 7: Haga clic en "Aceptar" después de confirmar sus opciones de cifrado de documentos.
Esta función le proporciona tranquilidad, especialmente cuando maneja informes confidenciales, contratos o cualquier material delicado. WPS Office facilita la protección de sus documentos y garantiza que su trabajo permanezca privado y seguro.
Convertir a PDF con Restricciones
Los archivos PDF suelen ser uno de los formatos más seguros para compartir sus documentos, pero ni siquiera ellos son completamente inmunes a la explotación. Sin embargo, empleando medidas de protección específicas, puede aumentar significativamente la seguridad de sus documentos PDF. De este modo, quedarán a salvo de accesos y modificaciones no autorizados. Mediante la implementación de funciones como la protección por contraseña, el cifrado y las restricciones de permisos, puede asegurarse de que su valiosa información está bien protegida y sólo es accesible para aquellos que realmente la necesitan. Recuerde que, aunque ningún formato es totalmente infalible, tomar estas medidas puede proporcionarle tranquilidad a la hora de compartir su contenido confidencial.
1. Exportar como PDF
Con una simple exportación, su documento estará mucho más seguro. Los PDF son más difíciles de modificar que otros formatos de documento, lo que los hace ideales para compartir la información importante.
Paso 1: Abra su documento Word en WPS Office.
Paso 2: A continuación, haga clic en el botón "Menú" situado en la esquina superior izquierda de WPS Writer, y elija la opción "Exportar a PDF" del menú desplegable.
Paso 3: Aparecerá un cuadro de diálogo Exportar a PDF. Aquí, usted puede personalizar las opciones como la ubicación del archivo y el rango de páginas antes de continuar.
Paso 4: Una vez realizados los ajustes deseados, haga clic en "Exportar" para completar la conversión.
2. Aplicar la Protección por Contraseña
La función “Proteger” de WPS PDF va un paso más allá al permitirle establecer una contraseña de propietario en sus PDF, que restringe la impresión y la copia. Para activarla, seleccione la opción “Proteger” dentro de WPS Office, y asegúrese de que los permisos para imprimir y copiar estén desactivados. De este modo, aunque alguien pueda ver su PDF, no podrá duplicarlo ni imprimirlo sin su aprobación.
Paso 1: Abra el archivo PDF recién convertido con WPS PDF.
Paso 2: Vaya a la pestaña "Proteger" y elija "Cifrar" entre las opciones disponibles en la sección Proteger.
Paso 3: En la ventana "Cifrar", tendrá dos opciones de contraseña para proteger su documento:
Establecer una contraseña de apertura: Esto garantiza que sólo los usuarios autorizados puedan ver el PDF, ya que cualquiera que intente abrirlo necesitará la contraseña.
Establezca una contraseña para editar y extraer: Esto restringe el acceso a acciones como imprimir, copiar o hacer cambios, dándole más control sobre cómo se comparte el contenido.
Paso 4: Tras configurar la contraseña, haga clic en "Confirmar" para bloquear la configuración de cifrado.
Nota: Asegúrese de almacenar la contraseña de forma segura, ya que no se puede recuperar debido a la política de WPS Office de no almacenar contraseñas de usuario para mejorar la seguridad.
Paso 5: Ahora, cierre el PDF, y cuando intente abrirlo de nuevo, notará que el documento está protegido por contraseña.
Preguntas Frecuentes
1. ¿Son seguros los Google Docs con la opción de «Cualquiera con el enlace» si no se comparte el enlace?
Google Docs con el acceso "cualquiera con el enlace" no es totalmente seguro. El enlace tiene un componente aleatorio de 44 caracteres, por lo que es difícil de adivinar. Sin embargo, el riesgo reside en compartirlo accidentalmente o almacenarlo en el historial del navegador, en el portapapeles o en las extensiones. Para mayor seguridad, limite el acceso únicamente a su cuenta de Google.
2. ¿Qué debo hacer inmediatamente si mis datos quedan expuestos en Google Docs?
Si sus datos están expuestos en Google Docs, tome estas medidas de inmediato:
1. Ajuste los Permisos: Revise la configuración de uso compartido de sus documentos y elimine el acceso de los usuarios no autorizados. Confirme que los archivos confidenciales no son de acceso abierto.
2. Determine la Causa: Investigue cómo se produjo la exposición para establecer las medidas de seguridad necesarias.
3. Alerte a las Personas Afectadas: Notifique a cualquier persona cuya información pueda haberse visto comprometida y evalúe sus medidas de seguridad para evitar futuros problemas.
3. ¿Cómo compartir varios documentos de Google Docs a la vez?
Acceda a Google Drive y pulse Control o Mayúsculas y haga clic en los documentos que desee compartir. A continuación, pulse el botón Compartir, seleccione la configuración que prefiera y haga clic en «Listo». Compartirlos directamente con una cuenta de correo electrónico es más rápido que enviar enlaces. También puede crear una carpeta compartida y configurarla para que sólo puedan acceder a ella las personas cuyos correos electrónicos añada.
Proteja Sus Datos Confidenciales con WPS Office
Trabajar con documentos que contienen información crucial y confidencial es una gran responsabilidad. Debe mantenerse alerta, especialmente en esta era digital en la que las infracciones pueden producirse sin previo aviso. Las mejores prácticas para compartir los documentos confidenciales en Google Docs le ayudarán a preservar la confidencialidad de los documentos. Afortunadamente, WPS Office alivia esta preocupación al ofrecer no una, ni dos, sino tres sólidas funciones de seguridad para mantener seguros sus documentos y garantizar que pueda compartirlos en completo secreto.
Con WPS Office, usted puede concentrarse en su trabajo sin la preocupación constante de accesos no autorizados. Sus medidas de seguridad lo convierten en una opción confiable para cualquier persona que maneje información confidencial. Descargue WPS Office hoy mismo y disfrute de la tranquilidad mientras trabaja: ¡sus datos confidenciales se merecen la mejor seguridad!
