En ocasiones he empezado un proyecto con un cliente asegurándole que nuestras conversaciones y nuestro trabajo serían confidenciales. Sin embargo, a menudo me preguntaba por la seguridad de los propios documentos, especialmente durante su transferencia. Con tantos casos en aumento de violaciones de la confidencialidad, es crucial plantearse cómo mantener a salvo la información confidencial.
Si tiene documentos que desea mantener confidenciales entre usted y su cliente, y no quiere que caigan en las manos equivocadas, estoy aquí para compartir algunas estrategias eficaces. En este artículo, le mostraré las mejores prácticas para compartir documentos de forma segura y garantizar que sólo lleguen al destinatario previsto.
Utilizar WPS Office
La primera de la lista es una aplicación de suite ofimática gratuita: WPS Office, permite compartir el trabajo con otras personas de forma segura y controlada. Para alguien que con frecuencia comparte su trabajo con clientes a través de documentos, algunos prefieren el acceso en línea, mientras que a otros les gusta recibir archivos para revisarlos más tarde sin conexión. Elegí WPS Office como mi solución. WPS Office me proporciona controles que permiten restringir quién puede editar, ver o compartir los archivos, garantizando la seguridad del contenido para que el trabajo, ideas o investigación se compartan con confianza.
En cuanto a la forma controlada, al utilizar WPS Office, tuve la flexibilidad de establecer un acceso restringido al compartir mis archivos y también asignar diferentes contraseñas para permitir quien pueda ver o modificar el contenido de mis documentos. Por otro lado, no hay limitaciones para usted: tanto si desea compartir un documento en línea como sin conexión, WPS Office proporciona soluciones que satisfacen ambas necesidades de forma segura y fácil de usar.
Si usted ha estado buscando un procesador de textos que le permita compartir sus documentos de forma segura, ¿por qué perderse la mejor oferta, especialmente cuando es gratuita? Echemos un vistazo a los controles de WPS Office que le permiten enviar archivos de forma segura y privada.
1. Restringir la Edición en el Archivo
Restringir la edición es una gran característica para controlar el nivel de acceso que desea tener sobre sus documentos cuando se comparten sin conexión a través de WPS Office. Estos controles pueden variar en función de sus necesidades. Por ejemplo, si está trabajando en una investigación y no desea que sus compañeros realicen cambios en las secciones del Título 3, puede configurarlo fácilmente a través de la función "Restringir Edición" de WPS Office.
Veamos cómo puede acceder a la herramienta Restringir Edición en WPS Office para compartir sus documentos de manera segura:
Paso 1: Abra el documento que desea compartir utilizando WPS Office.
Paso 2: En WPS Writer, simplemente vaya a la pestaña " Revisar" y haga clic en el botón "Restringir Edición" ubicado en la pestaña Revisar.
En este punto, verá el panel Restringir Edición abierto en el lado derecho de la interfaz de WPS Writer. Aquí, tendrá dos opciones principales para elegir:
Restringir el Formato a Estilos: Esta opción le permite restringir que otros realicen cambios en estilos específicos. Por ejemplo, puede impedir que otros modifiquen el estilo Título 3 de su documento.
Establecer Protección: Esta opción ofrece formas adicionales de salvaguardar su documento de ediciones innecesarias. Puede elegir entre:
Haga que el documento sea de sólo lectura, impidiendo cualquier cambio.
Active el seguimiento de cambios para poder aceptar o rechazar posteriormente los cambios realizados por otros.
Permita que otros comenten el documento sin modificar el contenido real.
Permitir que otros rellenen formularios sin alterar el formato ni el contenido.
Paso 3: Seleccione la opción que mejor se adapte a sus necesidades de seguridad del documento antes de compartirlo.
Nota: Si elige una opción de protección, deberá establecer una contraseña para activarla.
Una vez que haya activado el modo de edición restringida, podrá compartir su documento con otras personas de forma segura, sabiendo que su contenido está protegido.
2. Cifrar el Archivo
WPS Office también le permite encriptar sus documentos antes de compartirlos con otros. Esto restringe el acceso no autorizado, ya que otros necesitarán una contraseña para ver su documento. Con las opciones avanzadas de cifrado disponibles, WPS Office garantiza la seguridad de su documento mientras se comparte con otros. A continuación le explicamos cómo puede cifrar fácilmente sus documentos utilizando WPS Office:
Paso 1: Abra el documento en WPS Office y haga clic en el botón "Menú" en la esquina superior izquierda de la interfaz de WPS Writer.
Paso 2: En la lista de opciones, seleccione "Cifrado de Documentos" y luego haga clic en "Cifrado" en el menú desplegable.
Paso 3: Ahora se abrirá la ventana de cifrado. Aquí podrá establecer una contraseña para ver el documento y otra para modificarlo, lo que le proporcionará más control y flexibilidad.
Paso 4: Para obtener opciones de cifrado más avanzadas, despliegue hacia la derecha y haga clic en el botón "Avanzado".
Paso 5: Elija el tipo de cifrado que desea para su documento y, a continuación, haga clic en "Aceptar".
Paso 6: WPS Office también proporciona algunas opciones de privacidad, como ocultar su identidad.
Paso 7: Una vez que haya confirmado el cifrado de su documento, simplemente haga clic en "Aceptar".
Su documento ha sido encriptado con la ayuda de WPS Office. Si ha configurado la encriptación avanzada, dificulta que entidades no autorizadas descifren los datos encriptados, lo que ayuda a proteger la información confidencial mientras se comparten documentos sin conexión.
3. Compartir Documentos en Línea
Al igual que otros procesadores de texto en línea, WPS Office también ofrece la opción de compartir sus documentos en línea, pero con características adicionales como fechas de caducidad y la posibilidad de desactivar las descargas. Estas características le dan más control sobre sus documentos cuando los comparte con otros. A continuación se indica cómo puede compartir sus documentos en línea utilizando WPS Office:
Paso 1: Abra el documento que desea compartir y haga clic en el botón "Compartir" situado en la esquina superior derecha.
Paso 2: WPS Office proporciona una variedad de opciones para compartir, pero por ahora, vamos a quedarnos con la opción "Compartir como enlace", a través del cual usted podrá compartir sus documentos en línea.
Paso 3: En el campo "Cualquiera con el enlace", controla el acceso a sus documentos. Si quiere permitir que otras personas editen el documento, seleccione "Editar" en el desplegable, o cámbielo a "Vista" para restringirlo solo a la visualización.
Paso 4: También puede desactivar las descargas utilizando el interruptor para evitar la descarga de sus documentos.
Paso 5: Establezca un límite de tiempo “Configurar caducidad” para su enlace. Le permite controlar durante cuánto tiempo se compartirá el documento, lo que puede ser útil en determinadas situaciones.
Lo que más me ha gustado de WPS Office es que, aunque establezca una fecha de caducidad, siempre puedo optar por dejar de compartir el enlace. Esta opción me permite cortar el acceso a mi documento cuando quiera.
Y lo mejor es que, una vez que se detiene el enlace, este deja de ser válido. Cuando quieras volver a compartir el documento, se genera un nuevo enlace. Esto es realmente útil comparado con otras herramientas en las que el enlace permanece igual, lo que significa que si más tarde permite el acceso de nuevo, no necesita crear un nuevo documento sólo para obtener un nuevo enlace, puede generar instantáneamente un nuevo enlace para compartir con un nuevo grupo.
Utilizar Documentos de Google
Otra gran opción para compartir documentos en línea es Documentos de Google, una herramienta gratuita basada en web que le permite trabajar en sus documentos desde cualquier lugar. Con almacenamiento en la nube integrado, colaboración sin problemas y co-edición en tiempo real, Documentos de Google hace que sea increíblemente fácil compartir sus archivos. Además, ofrece varias funciones de control de acceso para que usted pueda gestionar quién puede ver o editar sus documentos.
1. Limitar el Acceso
Cuando usted comparte sus archivos en línea, controlar quién tiene acceso a ellos suele ser una preocupación importante. Normalmente, cuando comparto un enlace a mi trabajo, existe el riesgo de que ese enlace se reenvíe, dejándome sin control. En Documentos de Google se aborda este problema permitiendo el acceso únicamente a direcciones de correo electrónico específicas o a una lista de direcciones de correo electrónico. De esta forma, sólo las personas que usted haya elegido podrán ver su documento, asegurándose de que los demás no puedan acceder a él, aunque tengan el enlace.
A continuación, se describe cómo compartir un documento con determinadas personas a través de Documentos de Google:
Paso 1: En Documentos de Google, haga clic en el botón "Compartir" situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
Paso 2: Se abrirá el cuadro de diálogo Compartir. Introduzca la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir su documento en el cuadro de texto.
Paso 3: Ahora puede seleccionar el nivel de acceso que desea proporcionar a este correo electrónico o lista de correo electrónico. Haga clic en el menú desplegable y elija entre Lector, Comentador o Editor.
Paso 4: También puede añadir un mensaje para dar instrucciones o proporcionar detalles sobre el documento.
Paso 5: Una vez configurado el acceso, haga clic en el icono "Enlace" para copiar y compartir el enlace, o haga clic en el botón "Enviar" para compartir el documento directamente.
2. Prevenir la Impresión, Edición y Copiado y Pegado (3 Niveles de Acceso)
Compartir con Documentos de Google le permite establecer ciertas limitaciones sobre cómo otros pueden acceder a sus archivos. Veamos cómo se pueden ajustar estos niveles de acceso antes de compartir sus documentos:
Paso 1: Haga clic en el botón "Compartir" situado en la esquina superior derecha de la pantalla para acceder a las opciones de uso compartido de Documentos de Google.
Paso 2: En la sección "Acceso General", haga clic en el menú desplegable para elegir entre dos opciones:
Acceso Restringido: Esto le da el control total del documento, y compartir el enlace con otros no les concederá ningún acceso.
Cualquiera con el Enlace: Con esta opción, puede elegir el nivel de acceso que desea proporcionar a otras personas.
Paso 3: Si selecciona la opción "Cualquiera con el Enlace", haga clic en el desplegable para elegir el nivel de acceso que desea proporcionar:
Lector: Los demás sólo pueden ver el contenido del documento.
Editor: Concede plena autoridad a cualquier persona con el enlace para realizar cambios en el documento.
Comentador: Permite que otras personas dejen comentarios sobre el documento, lo que resulta útil para obtener información sobre, por ejemplo, un trabajo de investigación.
Paso 4: Tras establecer el nivel de acceso, haga clic en el icono "Configuración" para imponer otros controles.
Paso 5: En la configuración de Documentos de Google, puede elegir entre dos opciones adicionales:
Opción 1: Esta opción permite a otras personas con acceso de «Editor» gestionar los permisos de uso compartido.
Opción 2: Esta opción permite a las personas con acceso de "Lector" o " Comentador" descargar, imprimir o copiar el documento.
Paso 6: Una vez que haya decidido el nivel de acceso, simplemente haga clic en "Copiar Enlace" para compartir el enlace con otros o haga clic en "Listo" para cerrar el cuadro de diálogo de compartir.
3. Añadir una Fecha de Caducidad
Al compartir archivos con correos electrónicos específicos, también puede establecer una fecha de caducidad para limitar el periodo de tiempo durante el cual se puede acceder a su documento de Documentos de Google. Esta función puede ser muy útil, pero actualmente Google Docs solo la ofrece para cuentas de trabajo o de centro de estudios que cumplan los requisitos. Por lo tanto, si dispone de una cuenta de trabajo o de estudios, puede establecer una fecha de caducidad siguiendo estos pasos:
Paso 1: En el cuadro de diálogo para compartir, introduzca la dirección de correo electrónico de la persona con la que desea compartir el documento.
Paso 2: Ahora simplemente haga clic en el menú desplegable y seleccione la opción "Añadir caducidad".
Paso 3: Verá una fecha y una hora debajo del campo de correo electrónico. Cambie la fecha y la hora de acuerdo con el período de tiempo para el que desea conceder el acceso.
Paso 4: Ahora simplemente haga clic en "Enviar" para compartir el documento por correo electrónico o haga clic en "Copiar enlace" para compartir el archivo a través de un enlace.
Documentos de Google ha sido mi procesador de textos preferido para compartir archivos con otras personas. Sin embargo, aunque ofrece la comodidad de acceder a mis documentos desde cualquier lugar, tiene algunas limitaciones, como la falta de cifrado y que algunas funciones, como las fechas de caducidad, estén limitadas a tipos de cuenta específicos.
Utilice el Software DRM para Mejorar la Seguridad
Documentos de Google tiene problemas de seguridad, ya que no proporciona una solución completa para compartir documentos; pueden ser fácilmente reenviados a destinatarios no deseados. Una forma más segura de compartir los documentos es utilizar un software DRM como Locklizard Safeguard. Safeguard es una solución de gestión de derechos digitales (DRM) que utiliza cifrado, controles de documentos y una aplicación de visualización segura para evitar cualquier forma de uso compartido no autorizado. La razón por la que encuentro útil el software Locklizard Safeguard son sus avanzadas funciones de seguridad que permiten compartir documentos de forma más segura.
1. Utilice Locklizard Safeguard para la protección
El primer método de Locklizard Safeguard para proporcionar acceso a otros implica almacenar y cargar un archivo dentro del sistema Locklizard Safeguard. Una vez almacenado el documento, puede compartirse con otras personas. Así es como funciona:
El archivo PDF protegido se almacena en el disco y se crea el registro correspondiente en el sistema de administración.
Para cada persona que necesite acceder a su PDF protegido, creará una cuenta de usuario.
Se enviará automáticamente por correo electrónico al usuario un enlace al Visualizador, junto con su archivo de licencia.
Una vez instalado el visualizador y activado el archivo de licencia (basta con hacer clic en él), queda bloqueado para ese dispositivo específico y no puede activarse en ningún otro lugar a menos que usted conceda permiso.
Usted tiene el control total sobre los documentos protegidos a los que cada usuario puede acceder a través del Sistema de Administración.
A continuación, puede compartir sus documentos protegidos por DRM utilizando Documentos de Google.
Paso 1: Abra su documento en Documentos de Google y haga clic en el menú Archivo en la esquina superior izquierda.
Paso 2: A continuación, haga clic en la opción "Descargar" y seleccione "Documento PDF (.pdf)" para descargar el documento de Google Docs en formato PDF.
Paso 3: Localice el PDF descargado, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione "Crear PDF Seguro" entre las opciones.
Paso 4: A continuación, seleccione los controles DRM que desea aplicar mediante Safeguard Writer.
Nota: Si desea una protección adicional, puede añadir una marca de agua dinámica que muestre el nombre del usuario; esto desalienta a las personas que toman fotos de la pantalla con otro dispositivo.
Paso 5: Haga clic en "Publicar" para guardar el PDF protegido en su ordenador. El archivo se cifrará y se creará automáticamente un registro en el sistema de administración.
Paso 6: Cree una cuenta de usuario para cada persona que desee que vea el PDF protegido. Vaya a la pestaña "Clientes" del sistema de administración y haga clic en "Añadir".
Paso 7: Conceda acceso a su cliente seleccionando el documento en el sistema de administración y asignándole los permisos que desea que tenga.
Paso 8: Para compartir el PDF, súbalo a Google Drive y haga clic en el icono de Compartir.
2. Ver Documentos Locklizard Safeguard en el Navegador
La versión de escritorio de Locklizard Safeguard es segura pero requiere un proceso largo, y su finalidad es proteger documentos muy sensibles. Sin embargo, si quiere compartir sus documentos con menos seguridad pero mejor control que Google Docs, Locklizard también ofrece una solución basada en web. A continuación le explicamos cómo funciona:
Paso 1: Para activar el visualizador web de Locklizard Safeguard después de proteger su documento, sólo tiene que seleccionar "Proteger en WEB..." en la ventana "Estado de la protección".
Paso 2: Como alternativa, inicie la aplicación del editor web, seleccione los documentos que desea subir al visor web basado en la nube y, a continuación, haga clic en "Publicar todo".
Paso 3: Para conceder acceso al visualizador web a un cliente, seleccione las flechas de más detalles junto a su nombre en la pestaña Clientes de su portal de administración.
Paso 4: A continuación, marque "Activado" en el "Visor Web" y envíeles su información de inicio de sesión.
Convertir a PDF con Restricciones
Otra forma de compartir documentos con otros de forma segura es convertirlos a PDF. En general, los PDF se consideran más seguros que los documentos de Word, y una característica clave es su protección mediante contraseña, que ayuda a evitar el acceso no autorizado.
Mi opción preferida para esta tarea es WPS Office, ya que facilita la conversión de documentos de Word a PDF. Además, ofrece un potente editor de PDF, que permite un mayor control sobre los archivos. Echemos un vistazo más de cerca a las capacidades PDF de WPS Office y cómo puede ayudarle a compartir documentos con otros de forma segura.
1. Exportar como PDF
Puede exportar su archivo en formato PDF, que es una forma fantástica de compartir sus documentos, ya que reduce significativamente las posibilidades de ediciones no autorizadas. Sin embargo, a veces la seguridad puede seguir siendo un problema. WPS Office proporciona tranquilidad al ofrecer funciones de seguridad integrales que van más allá del simple uso compartido. A continuación le explicamos cómo exportar fácilmente su documento como PDF:
Paso 1: En primer lugar, vamos a abrir el documento de Word utilizando WPS Office.
Paso 2: Ahora, haga clic en el botón "Menú", que encontrará en la esquina superior izquierda de la interfaz de WPS Writer, y seleccione la opción "Exportar a PDF" del menú.
Paso 3: Se abrirá el cuadro de diálogo "Exportar a PDF", donde podrá ajustar parámetros como la ruta del archivo y el intervalo de páginas antes de seguir adelante.
Paso 4: Después de configurar los ajustes necesarios, haga clic en "Exportar" para finalizar el proceso de conversión.
Una vez convertido el documento en PDF, podrá compartirlo con mayor seguridad. Sin embargo, si quiere mejorar aún más la seguridad de su documento, le recomiendo que utilice WPS PDF, que le permite cifrar su PDF y establecer una contraseña para restringir el acceso, proporcionando así una protección aún mejor para su documento.
2. Solicitar Protección por Contraseña
Puede utilizar la función de protección por contraseña de WPS PDF para bloquear su PDF y garantizar que sólo las personas autorizadas puedan acceder a él. Esta potente herramienta le permite establecer diferentes niveles de seguridad. Puede crear una contraseña para ver el documento y otra para editarlo.
Paso 1: Abra el documento PDF que acaba de convertir utilizando WPS PDF.
Paso 2: En WPS PDF, vaya a la pestaña "Proteger" y, a continuación, seleccione "Cifrar" en la pestaña Proteger.
Paso 3: En la ventana Cifrar, encontrará dos opciones para establecer una contraseña:
Establecer la Contraseña de Apertura: Esto protege su documento PDF de accesos no autorizados. Cualquier persona con la que comparta el PDF necesitará la contraseña para ver su contenido.
Establezca una contraseña para editar y extraer: Esto restringe el acceso a funciones como imprimir o copiar. Al establecer una contraseña, puede evitar que su contenido se siga distribuyendo.
Paso 4: Una vez establecida la contraseña, haga clic en el botón "Confirmar" para aplicar el cifrado.
Nota: Asegúrese de guardar la contraseña en un lugar seguro y hacer copias de ella, porque una vez que haya establecido la contraseña, no se puede recuperar ya que WPS Office no almacena las contraseñas para mayor seguridad.
Paso 5: Ahora, simplemente cierre e intente abrir el PDF de nuevo, y verá que se requiere una contraseña para acceder al documento.
Mediante este método, también puede limitar funciones específicas, como impedir que alguien imprima o copie el contenido. Esto le da un control total sobre cómo se comparte y utiliza su documento, proporcionándole la máxima tranquilidad.
3. Usar Marcas de Agua
Añadir una marca de agua a su PDF para mayor seguridad en WPS Office lleva la protección de documentos a un nivel completamente nuevo. Mientras que la protección con contraseña garantiza que nadie pueda copiar o imprimir el PDF, la adición de una marca de agua añade otra capa de protección. Las marcas de agua sirven como elemento disuasorio visible, disuadiendo a cualquiera de hacer capturas de pantalla o fotos de su contenido.
Paso 1: Abra su PDF en WPS PDF y diríjase a la pestaña "Editar".
Paso 2: Ahora, simplemente haga clic en el botón "Marca de Agua" en la pestaña Editar para ver las opciones de marca de agua disponibles.
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Paso 3: Elija entre las opciones de marca de agua preestablecidas disponibles para añadir directamente una marca de agua a su PDF.
Paso 4: WPS PDF también ofrece la opción de añadir una marca de agua personalizada. Simplemente, haga clic en "Añadir" para crear una marca de agua personalizada para su PDF.
Paso 5: En la ventana Insertar Marca de Agua, cree su marca de agua personalizada estableciendo sus estilos de fuente, color, opacidad y otros ajustes.
Paso 6: Una vez creada la marca de agua, haga clic en "Aceptar" para insertarla en el PDF.
Con una marca de agua puede reclamar la propiedad y mantener el control sobre su documento, incluso en los casos en que alguien intente saltarse otras medidas de seguridad. Este paso adicional garantiza que su contenido siga siendo seguro e inconfundiblemente suyo.
Preguntas Frecuentes
1. ¿Son Privados los Documentos de Google?
Los documentos de Google Docs pueden permanecer privados de otros usuarios siempre que no los compartas y utilices una seguridad de cuenta sólida. Sin embargo, dado que carecen de cifrado de extremo a extremo, Google conserva la capacidad de acceder a sus documentos y puede revelarlos a las fuerzas de seguridad si es necesario. Además, Google recopila datos para la mejora y el análisis del servicio, lo que puede afectar a su privacidad.
2. ¿Puedo utilizar VPN para proteger mis datos?
Sí, el uso de VPN es una forma eficaz de proteger sus datos. Con el aumento del trabajo remoto, es vital proteger la información sensible de las redes públicas inseguras. Al exigir a los empleados que accedan a los archivos de la organización a través de una VPN, puede proteger los datos de posibles amenazas. Este enfoque proporciona una capa adicional de cifrado, mejorando la privacidad y garantizando un entorno de trabajo seguro.
3. ¿Cómo convierto documentos en PDF?
Puede convertir fácilmente sus documentos a PDF utilizando la función Exportar a PDF de WPS Office. Simplemente siga estos pasos:
Paso 1: Abra el documento Word utilizando WPS Office.
Paso 2: Haga clic en el botón "Menú" en la esquina superior izquierda de la interfaz de WPS Writer, luego seleccione la opción "Exportar a PDF" del menú.
Paso 3: Se abrirá el cuadro de diálogo "Exportar a PDF", que le permitirá ajustar parámetros como la ruta del archivo y el intervalo de páginas.
Paso 4: Después de configurar los ajustes necesarios, haga clic en "Exportar" para completar el proceso de conversión.
Seguridad de Documentos Inigualable con WPS Office
Cuando se trata de aprender a compartir documentos de forma segura, se convierte rápidamente en una cuestión de vital importancia. Incluso con varios métodos a su disposición, a menudo puede parecer que sólo está explorando la superficie de lo que es posible para proteger realmente sus archivos. Ahí es donde entra en juego WPS Office, que ofrece un plan de seguridad sin compromisos.
Con funciones integradas como el cifrado de documentos, la protección mediante contraseña y opciones de seguridad tanto en línea como sin conexión, todo ello de forma gratuita, WPS Office va mucho más allá. Ningún otro paquete ofimático ofrece este nivel de seguridad integral sin costes añadidos, lo que le da todas las razones para elegir WPS Office para sus necesidades de seguridad de documentos.
