¿Qué es WPS Office y para qué sirve? Guía completa

Ante el encarecimiento generalizado de los precios de la suite de Microsoft Office –sobre todo a partir de su integración con Copilot IA–, cada vez más usuarios están optando por alternativas como WPS Office. Descubre en qué consiste esta suite de ofimática, cuáles son sus principales características, y en qué se diferencia de otras suites de Office.

Una suite potente de ofimática

Si trabajas habitualmente con documentos de oficina como los de Word, Excel o PowerPoint, entonces seguro que has oído hablar de WPS Office, sobre todo recientemente. Se trata de una suite de ofimática alternativa a Microsoft Office y compatible con sus principales formatos, que además ofrece una versión gratuita y que lleva muchos años en circulación: seguramente unos cuantos más de los que crees.

La primera aplicación de WPS fue lanzada en 1988, pero es desde los inicios de su expansión internacional a partir de los años 2011 y 2012 que la suite de ofimática WPS Office se está consolidando como la principal alternativa a Microsoft 365. Ha dado un salto de calidad especialmente notable durante el último año gracias a la implementación de una inteligencia artificial avanzada en todas las aplicaciones de la suite.

¿Qué es WPS Office y por qué es tan popular en 2025?

A día de hoy, WPS Office es una suite de ofimática compatible con los documentos de Word, Excel y PowerPoint, que además incluye un completo editor PDF en su versión Pro, y que también ofrece herramientas con una IA de última generación. Se trata de una suite muy completa que además tiene la ventaja de estar gestionada por una de las principales compañías de software asiáticas, lo que garantiza su seguridad y su calidad.

Una de las principales ventajas de WPS Office es que ofrece un plan gratuito al que pueden acceder todos los usuarios durante el tiempo que consideren necesario. De esta manera, cualquier persona puede contar con una suite de ofimática para trabajar con sus documentos de Word o sus hojas de cálculo de Excel sin necesidad de gastar nada en un plan de suscripción tan costoso como el de Microsoft 365, que ya asciende a los 99,99 € anuales.

¿Para qué se usa WPS Office? Sus principales funciones

La suite de WPS Office incluye un conjunto de aplicaciones centrales para el trabajo de oficina, y gira fundamentalmente en torno a cuatro formatos: Word, Excel, PowerPoint y PDF. Al evitar la inserción de aplicaciones superfluas que no tienen apenas uso, WPS Office se consolida como una suite de ofimática ideal para quienes buscan trabajar con este tipo de documentos.

• Edición de Word. Entre las principales características de la suite de WPS Office destaca su compatibilidad con Microsoft Word. Su aplicación WPS Writer presenta una interfaz muy familiar para editar documentos DOCX. Se puede emplear de forma gratuita, lo que la hace ideal para escuelas, estudiantes o start-ups, y además dispone de muchísimas plantillas profesionales en su versión de pago.

• Hojas de cálculo. Con la aplicación WPS Sheets es posible trabajar con la versión más avanzada de las hojas de cálculo de Excel. Se trata de una aplicación que también te resultará muy familiar si habías trabajado con Microsoft 365, y que además te permite gestionar presupuestos o realizar cálculos más fácilmente si optas por instalar la versión con inteligencia artificial.

• Generación de presentaciones. A la hora de crear presentaciones en formato PowerPoint dispones de una aplicación compatible como WPS Presentation, que destaca especialmente por la calidad de sus plantillas en la versión Pro de la suite. Además, si contratas la versión con IA puedes pedirle a la inteligencia artificial que elabore presentaciones a partir de tus 'prompts' de texto.

• Edición de PDF. Una de las características diferenciales de WPS Office es que dispone de un completo editor PDF en su versión Pro, algo que no está disponible ni en Microsoft 365 ni en Google Workspace. Si además tienes la versión con IA integrada, puedes aprovecharla para chatear con PDF, resumir documentos o traducirlos a otros idiomas gracias a la inteligencia artificial.

WPS Office vs. otras suites de ofimática

Como puedes ver, WPS Office es una de las mejores opciones para trabajar con documentos de Word, Excel, PowerPoint y PDF. Presenta la clara ventaja de ofrecer una versión gratuita, y además incorpora toda una serie de mejoras en su versión WPS Pro como un editor PDF o un escáner OCR. Si a esto añadimos su IA avanzada, vemos que resulta la opción idónea cuando se lo compara con otras suites de ofimática populares como Microsoft 365 o Google Workspace:

Usa Word, Excel, y PPT GRATIS

Descargar Gratis

¿Cómo descargar e instalar WPS Office?

Si quieres comenzar a usar WPS Office o simplemente te apetece probarlo, su descarga e instalación son más sencillas de lo que crees. Puedes comenzar simplemente descargando la versión gratuita de WPS Office si lo prefieres, y luego darte de alta en sus planes de pago para acceder a funciones avanzadas como los 20 Gb de almacenamiento en la nube, la edición de documentos PDF, o la IA de última generación.

Para el proceso de descarga e instalación de WPS Office, ve primero a su web oficial y luego pulsa simplemente el botón ‘Descargar gratis’ que verás en el centro de la pantalla.

Entonces se descargará un archivo ejecutable en tu dispositivo. Haz doble clic sobre él para iniciar el proceso de instalación, y sigue las instrucciones que verás en pantalla hasta completarlo. Entonces tendrás la suite lista en tu dispositivo para comenzar a usarla de manera gratuita. ¡Y no te preocupes! No es una versión de prueba, así que podrás continuar usándola gratuitamente todo el tiempo que lo necesites.

Ahora bien, WPS Office es mucho mejor en su versión Pro, que además cuesta muy poco: solo 39,99 € / año. Si quieres hacerte con esta versión para aprovechar todas sus ventajas, ve a la página de planes de WPS y elige el que prefieras. A continuación te mostramos una tabla con lo que incluye cada uno:

Preguntas frecuentes

¿WPS Office es realmente gratuito?

Sí, se trata de una suite de ofimática que puedes instalar de forma 100% gratuita en su configuración básica. Esta versión gratis te permite editar documentos de Word, Excel y PowerPoint sin tener que pagar nada. No se trata de una versión de prueba, sino que es una versión gratuita permanente, así que es una gran solución para centros escolares o pequeñas empresas que no pueden permitirse la suscripción de Microsoft 365.

¿Puedo abrir archivos de Microsoft Office?

¡Por supuesto! La suite de WPS Office es 100% compatible con los principales formatos de Microsoft Office, incluyendo los documentos de Word, Excel y PowerPoint. Además, con la versión Pro de WPS Office –que solo cuesta 39,99 € / año– también vas a poder editar documentos PDF y extraer su texto mediante OCR. Como extra, dispondrás asimismo de la aplicación WPS Fotos para abrir documentos JPG o PNG, entre otros.

¿Es seguro usar WPS Office?

Absolutamente. A diferencia de las suites de Office de código abierto como LibreOffice, WPS Office está mantenido por una de las compañías de software de ofimática más prestigiosas del mundo. Esto significa que se actualiza de forma continua tanto para incorporar nuevas funciones como para reforzar su seguridad digital ante posibles vulnerabilidades: y esto se aplica tanto a su versión gratuita como a sus distintos planes de pago.