Prácticamente cualquier empresa y cualquier organización debe trabajar de forma frecuente con documentos PDF. Por eso es tan importante saber cómo hacerlos. Aprender a crear un archivo PDF a partir de otros formatos puede agilizar mucho tus procesos de trabajo, pero para esto necesitas las herramientas adecuadas.
En este artículo vamos a mostrarte una completa guía para crear documentos PDF a partir de diferentes aplicaciones de software.
¿Cuándo conviene crear un archivo PDF?
La creación de documentos PDF es fundamental sobre todo a la hora de imprimir un documento en papel. Mientras que formatos como DOCX o XLSX pueden desajustarse durante la impresión, el formato PDF mantiene fijo el aspecto visual de cada documento, garantizando que su presentación quede intacta.
El mismo principio se aplica a la hora de crear documentos PDF para compartirlos de manera digital. Esto te garantiza que la persona que reciba los documentos los pueda leer y analizar en su configuración original, sin que exista el riesgo de que se desajusten las tablas o cualquier otro componente visual similar.
Principales formas de crear un archivo PDF
Existen múltiples maneras de convertir documentos al formato PDF, comenzando por la exportación desde un procesador de textos como Microsoft Word, y pasando por una herramienta de ofimática más versátil como WPS Office. Vamos a verlas en detalle:
La opción ‘Guardar como PDF’ desde procesadores de texto
Cuando estas editando un documento en un procesador de textos como Microsoft Word, siempre puedes exportarlo de forma directa en formato PDF. En el caso del Word, simplemente ve al menú de ‘Archivo’ y elige a continuación la opción ‘Exportar’.
Selecciona entonces la opción ‘Crear documento PDF/XPS’ a la izquierda y, seguidamente, confirma la exportación pulsando el cuadro ‘Crear documento PDF/XPS’ a la derecha.
¡Así de sencillo! Con esto habrás exportado tu documento de Word al formato PDF. Esta es la solución más sencilla cuando estás trabajando con documentos de Word, pero, si estás intentando crear un PDF desde otros formatos, necesitarás la ayuda de una herramienta de conversión como la que tienes integrada en WPS Office.
Conversores PDF online
En estos casos, puedes utilizar un conversor PDF online como el de Online Convert, una plataforma de uso gratuito donde solo necesitas cargar un archivo para convertirlo luego a PDF. Puedes utilizar esta plataforma para convertir a PDF formatos como JPG, PPTX o XLSX. Sigue estos pasos para realizar tu conversión:
1. Arrastra el documento que quieras convertir al centro de la pantalla.
2. Pulsa el botón ‘Empezar’.
3. Descarga el archivo pulsando el botón 'Descargar'.
De esta manera tendrás listo tu documento PDF. Sin embargo, recuerda que esta opción implica cargar tus documentos en los servidores de una plataforma externa, lo que tiene bastantes riesgos. La privacidad de tus documentos podría verse comprometida, y, además, nunca puedes tener la plena certeza de que los archivos descargados estén libres de malware como los keyloggers o las infecciones de ransomware.
Conversión a PDF con WPS Office
La mejor manera de tener un pleno control sobre tus conversiones a PDF es hacer uso de una herramienta de escritorio como WPS Office. Esta completa suite de ofimática te da la opción de convertir tus documentos a PDF de múltiples formas, ya sea exportándolos directamente a partir de aplicaciones compatibles con Word, Excel o PowerPoint, o utilizando el conversor PDF integrado en la suite.
Exportación desde aplicaciones nativas
La exportación a PDF en WPS Office funciona de manera análoga a la que puedes encontrar en Microsoft Word, pero más ágil. Por ejemplo, si estás editando un documento de Word en WPS Writer, solo necesitas pulsar el botón ‘Menú’ y, seguidamente, la opción ‘Exportar a PDF’.
Entonces verás un menú de exportación donde puedes seleccionar los últimos ajustes del proceso, como la carpeta de destino o las funciones de configuración avanzada.
Puedes seguir el mismo proceso para exportar tus documentos desde WPS Sheets –el equivalente a Microsoft Excel– o WPS Slides, la aplicación con la que puedes editar tus documentos PowerPoint. La exportación requiere de menos clics que con las aplicaciones de Office, y, además, tienes una amplia variedad de ajustes avanzados.
Conversión inversa de PDF a otros formatos
Además, con WPS Office también tienes la posibilidad de convertir documentos PDF a otros formatos con un alto grado de eficacia. Simplemente pulsa en el menú de ‘Herramientas’ y seguidamente elige la opción ‘De PDF a Word’.
Carga entonces el documento PDF que quieras convertir, y elige seguidamente el formato de destino en la columna de la izquierda. Puedes convertir dos documentos PDF a Word, Excel, PowerPoint o imagen, según lo necesites. Confirma entonces el archivo que quieres convertir, y pulsa el botón ‘Convertir’ de la parte inferior derecha de la pantalla.
En unos pocos segundos, WPS Office completará la conversión y tendrás el archivo convertido a tu disposición. Todo el proceso se realiza de forma local y segura, sin que exista el riesgo de infección por malware que sí está presente en los conversores online. Por eso una suite de ofimática como WPS Office es la herramienta ideal para convertir entre documentos de distintos formatos: PDF, DOCX, XLSX, PPTX o JPG.
Aprovecha todo el potencial de WPS Office para crear documentos PDF
Gracias a su extraordinaria versatilidad, esta completa suite de ofimática te da la opción de convertir documentos de Word, Excel o PowerPoint a PDF con solo unos pocos clics, facilitando su impresión y ayudándote a agilizar tus procesos de trabajo. Todos los sistemas de conversión se encuentran integrados en la misma suite, que además te da la posibilidad de convertir tus documentos PDF a formatos como DOCX, XLSX o PPTX.
Además, el editor PDF integrado en WPS Office se puede conseguir desde solo 39,99 € / año, en contraste con los más de 400 € al año que cuesta la suite de Adobe. Este considerable ahorro de un 90% te dará acceso a uno de los editores PDF más completos del mercado, con funciones como:
Edición del texto del PDF. Tienes la opción de editar fácilmente el texto de tus documentos PDF con WPS Office, casi como si los estuvieras editando directamente desde Word. Esto puede evitarte el proceso de convertir los documentos a otros formatos, y garantiza que la disposición visual del documento se mantenga intacta.
Sustitución y ajuste de las imágenes. Con WPS PDF también puedes editar las imágenes de un PDF, por ejemplo ajustando su tamaño o su posición en el documento, extrayéndolas para trabajar con ellas de manera separada, o reemplazándolas por otras imágenes que encajen mejor con tu proyecto.
Protección con contraseña. Si quieres mantener la privacidad de tus documentos PDF, WPS Office te permite protegerlos mediante contraseña para asegurarte de que solo tus personas de confianza puedan abrirlos.
Compresión de alta calidad. También tienes la posibilidad de comprimir tus documentos PDF para que ocupen menos espacio en disco. Esto es ideal a la hora de enviar los documentos por correo electrónico o guardarlos en un dispositivo USB.
Reorganización de las páginas. Si necesitas insertar una nueva página en un documento PDF o quieres cambiar una por otra, puedes hacerlo fácilmente con WPS PDF. Además, también podrás cambiar el orden o la orientación de las páginas según lo necesites para cada proyecto.
Escáner OCR. Finalmente, WPS PDF cuenta con uno de los escáneres OCR más potentes del mercado. Gracias a esta herramienta vas a poder digitalizar tus documentos PDF escaneados desde el papel, de modo que tendrás acceso al texto para copiarlo, editarlo o exportarlo a otros formatos.
Puedes tener todas estas herramientas y muchas otras a tu alcance por solo 39,99 € / año, un 40% de lo que cuesta la suite de Microsoft 365, y menos de un 10% del precio de la suite de Adobe Creative Cloud. ¡Elige ahora tu plan de WPS favorito, descarga el software y comienza a disfrutar de todas las ventajas de WPS PDF!
Conclusión
Crear archivos PDF es realmente práctico a la hora de imprimir tus documentos o compartirlos de manera digital. En este artículo te hemos mostrado cómo hacer un archivo PDF, tanto desde aplicaciones como Microsoft Word como empleando conversores digitales. Sin embargo, la opción más práctica y más recomendable es la de WPS Office, una suite de ofimática con un editor PDF integrado y de última generación.
