Adobe Acrobat Pro DC nos da la opción de firmar nuestros documentos PDF, pero el proceso de firma no es tan sencillo como podría parecer. Por una parte, podemos incorporar una firma de aspecto visual en nuestros documentos PDF, y, por otra, podemos acreditar nuestra autoría de un documento con un certificado digital. Vamos a repasar para qué sirve cada una de estas firmas, y cómo podemos insertarlas en un PDF.
Una de las principales ventajas que ofrecen los documentos PDF es la posibilidad de firmarlos digitalmente para garantizar su autoría. Existen diferentes tipos de firmas digitales que se pueden utilizar, donde algunas están asociadas a entidades verificadoras online, y otras son simplemente firmas visuales que favorecen la presentación de un documento.
En ambos casos, las principales aplicaciones de edición PDF como Adobe Acrobat o WPS PDF nos permiten firmar PDF para acreditar que, efectivamente, somos sus autores. Sin embargo, el proceso varía en función del software que estemos usando y del tipo de firma que necesitemos en cada caso. Antes de plantearnos cómo hacer una firma digital en PDF, entonces, deberemos definir a qué clase de firma nos referimos.
La mejor alternativa para firmar PDF: WPS PDF
Con WPS PDF no solo puedes editar tus archivos PDF de manera muy versátil, sino que además también podrás firmar PDF de forma digital para acreditar tu autoría. Para hacer esto, ve a la pestaña ‘Inicio’ de WPS PDF y selecciona la opción ‘Firma PDF’.
Esto abrirá una ventana emergente donde vas a poder configurar la firma que quieras que aparezca en tu documento. Simplemente escríbela y selecciona el formato que más te guste. O, si lo prefieres, carga una imagen con una firma ya existente.
Esto hará que tu documento quede firmado de manera visual, pero no acreditará que, efectivamente, la autoría del documento te corresponde a ti. Para hacer esto necesitarás integrar un certificado digital en el documento, algo que encontrarás en el menú ‘Rellenar y firmar’.
Después de acceder a este menú, pulsa la opción ‘Firma del certificado’ para firmar PDF online, y selecciona la pestaña ‘Agregar firma’ que verás en ella.
Tras pulsar sobre esta opción, verás una ventana emergente donde se te solicita que agregues un certificado digital que acredite tu autoría. Pulsa sobre el botón azul para crear tu PDF con firma digital.
Tu certificado tendrá la forma de un archivo proporcionado por tu proveedor, que deberás tener en tu disco duro listo para su carga. Selecciónalo en el menú de navegación y cárgalo en el sistema de WPS Office.
¡Y ya está! Con esto habrás completado el proceso de acreditar tu PDF con firma digital, que acreditará tu autoría de este y cualquier otro documento donde incluyas tu certificado digital.
Utilizar otros editores de PDF profesionales para hacer una firma digital en PDF online
Aunque WPS PDF es la opción más completa para introducir una firma digital en tus documentos PDF, también puedes hacerlo con otros editores PDF de menor alcance como iLovePDF y SmallPDF. Vamos a ver cada caso por separado.
iLovePDF
En iLovePDF puedes cargar tu certificado de firma digital de manera similar a lo que ocurre en WPS PDF. Sin embargo, tus opciones para crear una firma digital visualmente atractiva son más limitadas. En la mayoría de los casos, los usuarios de iLovePDF optan por cargar una imagen escaneada de su firma, lo que no suele quedar del todo bien en los documentos, sobre todo en el caso de que el fondo no sea transparente.
SmallPDF
Los usuarios de SmallPDF tienen un problema parecido. Aunque la plataforma permite la carga de firmas digitales, no es tan versátil como WPS PDF a la hora de insertarlas en un documento. La buena noticia es que SmallPDF es un editor de PDF gratuito y fácil de instalar, así que siempre se puede utilizar para salir del paso si necesitamos firmar un documento urgente. Sin embargo, para proyectos más elaborados, WPS PDF es una mejor opción.
Dos tipos de firmas digitales para un documento PDF
Como ves, WPS PDF te permite firmar tus documentos PDF haciendo uso de dos sistemas diferentes de firma digital. El primero de ellos te ofrece la opción de escribir tu firma haciendo uso de las opciones de formato que WPS PDF pone a tu disposición. En el segundo caso, puedes optar por plataformas como DocuSign o PandaDoc para obtener un certificado digital que podrás cargar en tus documentos PDF con WPS Office.
Lo ideal para presentar documentos PDF de alta calidad –tanto en el trabajo como en los estudios– pasa por una combinación de ambas firmas. Con la primera de ellas, WPS PDF te ayudará a que tus documentos tengan un aspecto mucho más presentable. Y, con la segunda, quedará claro que la autoría del documento es tuya gracias al certificado digital. ¡Descarga WPS PDF en este enlace o haz clic al botón de descarga abajo para comenzar a firmar tus documentos PDF!
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las ventajas de firmar en PDF con WPS Office?
Con WPS Office podemos elegir entre dos tipos de firmas para nuestros documentos PDF. El primero de estos tipos es una firma digital de aspecto visual, donde WPS PDF nos da la opción de cargar una firma prediseñada, o diseñar una firma directamente desde la aplicación. ¡Además, también podremos subir nuestras firmas a la nube de WPS para que estén disponibles siempre que necesitemos firmar un documento desde cualquier dispositivo!
¿Qué funciones ofrece WPS PDF además de hacer una firma digital?
Al tratarse de un completo editor PDF, con WPS PDF podemos hacer todo tipo de tareas de edición con nuestros documentos PDF. Este software nos da la posibilidad de editar el texto de un PDF, reemplazar sus imágenes, cambiar su distribución, agregar o quitar páginas, escanear un texto mediante OCR, editar el formato de un texto PDF, insertar notas, resaltar el texto, cambiar el fondo de un documento, proteger un PDF con contraseña, ¡y mucho más!
¿Qué debemos tener en cuenta al firmar un PDF?
Lo más importante que hay que considerar a la hora de firmar un documento PDF es que hay dos tipos de firmas digitales. La primera clase de firma digital solo es una firma visual, es decir, no acredita realmente la autoría de un documento. La segunda clase se apoya en un certificado digital que debe obtenerse de manera externa a los editores PDF, y que se puede cargar en el documento siguiendo las instrucciones que hemos mostrado en este artículo.
Resumen:
Los procesos de firma de un documento PDF son esencialmente dos. Por una parte, podemos insertar una firma visual en nuestros documentos para que luzcan mejor a la hora de presentarlos ante el público. Sin embargo, este tipo de firma no representa una acreditación real de nuestra autoría. Si lo que queremos es que nuestra autoría quede verificada mediante una plataforma de terceros, la firma de un PDF pasa por la inclusión de un certificado digital.
