Esa es habitual que tengamos que enviar documentos PDF de manera casi continua, y por eso es necesario dominar las diferentes formas en que podemos compartir esos documentos con otros usuarios. Desde el correo electrónico hasta las aplicaciones de mensajería o las plataformas de almacenamiento en la nube, son muchas las opciones que tenemos a nuestra disposición para compartir documentos PDF online. En este artículo te mostramos diferentes maneras de hacerlo, para que puedas hacer llegar tus PDF de forma segura a cualquier persona a quien necesites enviárselos.
Principales métodos para enviar documentos PDF
En su día era habitual imprimir los documentos PDF para compartirlos en papel, pero hoy por eso ya no es necesario gracias a las posibilidades de transferencia de documentos digitales que tenemos a nuestra disposición. Ahora es posible compartir documentos PDF de distintas maneras, por ejemplo adjuntándolos en un correo electrónico o utilizando plataformas de almacenamiento en la nube.
Por correo electrónico
El correo electrónico es quizá la manera más directa de compartir un documento PDF. Lo único que tenemos que hacer es añadir el documento como adjunto en el menú de redacción del correo. Este botón generalmente viene identificado con un clip en aplicaciones de gestión de correo electrónico como Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird.
Entonces solo tendremos que seleccionar el documento que queramos cargar, confirmar el documento adjunto, y proceder al envío. Sin embargo, este método –que a priori parece tan sencillo– tiene bastantes inconvenientes. El principal es que hay límites estrictos al tamaño de los archivos que se pueden adjuntar en un correo. Si nuestro PDF excede este límite –que suele rondar los 15 Mb–, sencillamente no podremos enviarlo.
Mediante plataformas de almacenamiento en la nube
En el caso de los documentos PDF de mayor tamaño podemos optar por las plataformas de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox. Estas plataformas están diseñadas para alojar documentos en servidores gestionados por sus respectivas compañías, con una capacidad de almacenamiento que suele rondar los 15 Gb. Esto nos permite compartir documentos PDF más grandes, sin las restricciones del correo electrónico.
En el caso de Google Drive, por ejemplo, el proceso funciona de este modo:
1. Pulsa el botón ‘Nuevo’ que verás en el menú lateral izquierdo.
2. Elige la opción ‘Subir archivo’.
3. Abre el archivo cargado en la parte inferior derecha de la pantalla.
4. Pulsa el botón ‘Compartir’ de la parte superior derecha.
5. En el menú siguiente, elige la opción ‘Cualquier persona con el enlace’ para dar acceso a quien quiera que reciba el link con el archivo.
6. Copia el enlace del archivo pulsando el botón correspondiente.
7. ¡Ya está! Ahora puedes enviar el enlace de descarga del archivo a la persona que quieres que lo reciba. Puedes hacerlo a través del correo electrónico, una app de mensajería, o cualquier otro medio digital.
Mediante apps de mensajería
Justamente las aplicaciones de mensajería son otro de los métodos a través de los que puedes enviar un documento PDF. Esto incluye plataforma como WhatsApp o Telegram, entre otras. Lo único que necesitas es abrir la versión de escritorio de estas aplicaciones, y entonces seguir los pasos correspondientes para adjuntar un archivo en un chat.
Vamos a mostrarte el proceso con WhatsApp web:
1. Abre el chat de la persona a la que quieres enviarle un documento PDF y pulsa el icono +:
2. Selecciona la opción ‘Documento’.
3. Carga el archivo PDF que quieras enviar.
4. Envía el mensaje con el documento adjunto.
El proceso también es similar en otras aplicaciones como Telegram o el Messenger de Facebook. Sin embargo, presenta el mismo problema que el correo electrónico: hay límites bastante estrictos con respecto al tamaño de los archivos que se pueden adjuntar, lo que hace que esta opción no sea tan útil como parece.
Proteger el envío de PDF de forma segura
Al enviar archivos PDF se corre el riesgo de que personas no previstas accedan al documento sin nuestro permiso. Por eso lo ideal es proteger los documentos PDF mediante contraseña, De modo que solo los legítimos destinatarios puedan abrirlos. Esto no puede hacerse al exportar los PDF directamente desde Word, pero sí que puedes hacerlo con un editor PDF como el que tienes integrado en la suite de WPS Office.
¿No tienes espacio suficiente? Compresión de PDF
WPS Office también es una solución práctica para enviar documentos PDF de forma directa a través del correo electrónico o una app de mensajería. En caso de que tu PDF sea demasiado grande para enviarlo por estos medios, WPS Office te permite comprimirlo manteniendo su aspecto original, pero reduciendo su tamaño para que entre bien dentro de las restricciones de este tipo de aplicaciones.
¿Cómo enviar un documento PDF con WPS Office?
Una manera más sencilla de enviar documentos PDF consiste en hacerlo de forma directa desde la aplicación donde los abres y los editas. WPS PDF dispone de una herramienta para compartir PDF integrada en su suite. Para usarla, lo único que necesitas es abrir el documento PDF que quieres enviar y pulsar en el botón ‘Compartir’ que verás en la parte superior derecha:
Entonces WPS creará un enlace para compartirlo con quien quieras. Puedes copiar este enlace pulsando en el botón correspondiente, y luego adjuntarlo en un correo electrónico o en cualquier otra aplicación con la que te comuniques con su destinatario.
En la parte inferior de ese mismo menú también verás varios iconos para compartir el PDF de forma directa a través de Gmail, WhatsApp o el Messenger de Facebook.
Por si esto fuera poco, también puedes crear un código QR para transformar el enlace en una imagen que se puede escanear con cualquier smartphone para descargar el archivo.
Todos estos métodos para compartir tus documentos PDF desde WPS Office aprovechan los 20 Gb de almacenamiento en la nube que te ofrece el plan WPS Pro de la suite. Este plan solamente cuesta 39,99 € / año, es decir, menos de la mitad de lo que te costaría la suite de Microsoft Office, y menos de un 10% de la suite de Adobe Creative Cloud.
WPS Office: La suite de ofimática ideal para enviar documentos PDF
Además de todas las opciones que pone a tu disposición para enviar documentos PDF fácilmente, WPS Office es una suite de ofimática ideal para editar estos documentos. Entre sus principales ventajas destaca su herramienta para digitalizar el texto de un PDF mediante OCR, su extraordinaria capacidad de compresión, o la posibilidad de firmar tus documentos PDF digitalmente para garantizar tu autoría.
Edición de texto e imágenes PDF. Los documentos PDF no son estáticos. Con WPS PDF puedes editar su contenido fácilmente, por ejemplo reescribiendo los textos o traduciéndolos a otro idioma, algo que, además, también puedes hacer aprovechando la IA integrada de la suite. Y, por supuesto, también puedes reemplazar sus imágenes.
Escáner OCR. En el caso de los documentos PDF que no hayan sido digitalizados previamente, puedes hacer uso del escáner OCR integrado en WPS PDF. Esto te permitirá copiar el texto aunque haya sido escaneado a partir de un documento en papel, e incluso te dará la opción de editarlo como prefieras.
Conversión de PDF a otros formatos. Con WPS Office no te limitarás solo al formato PDF. También vas a poder convertir tus documentos a otros formatos, por ejemplo a DOCX, PPTX o XLSX. Esto es ideal si necesitas exportar la información de un PDF para continuar trabajando con ella en tu sistema de Office.
Firma de PDF. Con WPS Office también puedes firmar tus documentos PDF de manera digital, de modo que cualquier persona que acceda a ellos pueda acreditar su autoría. Esto es un requisito en algunas organizaciones y empresas, así que siempre es buena idea trabajar con un editor PDF que te permita realizar estas firmas.
A todas estas ventajas hay que añadir también funciones de IA como la traducción PDF o el chat con PDF, con el que puedes resumir o incluso reescribir tus documentos. Descarga ahora la suite de WPS Office gratis o elige el plan que más te interese, y comienza a disfrutar de todas las ventajas de WPS PDF en tus dispositivos.
Resumen
El correo electrónico o las aplicaciones de mensajería solo son útiles para enviar documentos PDF de pequeño tamaño, pero terminan siendo insuficientes para los documentos más grandes. Con WPS Office vas a poder enviar documentos PDF de cualquier tamaño muy fácilmente en unos pocos clics, aprovechando los 20 Gb de almacenamiento en la nube que te ofrece el plan Pro de la suite.
