Word es posiblemente el programa más utilizado para crear documentos, como cartas, informes, artículos, libros o formularios. No obstante, muchas veces queremos compartir nuestros documentos o simplemente queremos imprimirlos, en estos casos Word no es la mejor opción, ya que a veces al abrir el documento en otro dispositivo este puede cambiar.
Escoger el formato con el que queremos guardar nuestros documentos es muy importante, especialmente si es para compartir. Es por eso que siempre se recomienda cambiar los documentos de Word a PDF si queremos compartirlos o imprimirlos. De esta manera nos aseguraremos que el documento no sufra modificaciones por accidente o que se cambie la configuración al pasar de un dispositivo a otro.
¿Es posible cambiar un documento Word a PDF? ¿Qué opciones existen para cambiar de un formato a otro? En este artículo explicaremos paso a paso cómo guardar documentos de Word en PDF y qué métodos hay para convertir nuestros archivos tanto en línea como sin conexión.
Parte 1: Guardar un documento Word a PDF en línea
Guardar un documento Word en PDF es posible y existen muchas opciones. Una de las opciones que tenemos es utilizar un convertidor en línea, esta opción puede ser muy conveniente si no queremos depender de un software para cambiar el formato de nuestros documentos. Existen muchos convertidores en línea, además muchos son gratuitos y muy fáciles de utilizar. Estas son algunas opciones:
Google Drive
Google Drive es más que solo un servicio de nube. Con la interfaz de Google también es posible convertir archivos de Word a PDF en línea y de manera gratuita. No obstante, tenemos que tener en cuenta que para poder convertir nuestros documentos debemos utilizar la aplicación de Google Docs y, por lo tanto, debemos subir nuestros documentos a la nube de Google Drive. Para convertir archivos Word a PDF con Google debemos seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Subimos el documento Word que queremos guardar en la nube de Google Drive.
Paso 2: Una vez subido el archivo, abrimos el documento clicando con sobre el archivo y seleccionando “abrir con”. A continuación, clicamos sobre “documentos de Google”.
Paso 3: Cuando el documento esté abierto, iremos a la barra del menú en la parte superior y clicamos “archivo”.
“Clicar Archivo”
Paso 4: Seleccionamos “descargar” y luego elegiremos “PDF Documento (.PDF)”. El documento se convertirá en PDF y se descargará inmediatamente en nuestro dispositivo.
“Descargar PDF convertido en el Drive”
¡Ya está, ya tenemos nuestro archivo en PDF!
Convertidores en línea en páginas web
Otra opción que tenemos para guardar nuestros documentos Word en PDF es utilizar un convertidor en línea. Existen muchos convertidores en línea que son gratuitos y muy fáciles de usar. No obstante hay que tener en cuenta que muchos pueden tener publicidad y no todos son seguros. En su mayoría, los convertidores en línea tienen el mismo método para convertir Word a PDF, por eso explicaremos paso a paso cómo convertir Word a PDF tomando como ejemplo el sitio web de conversión ILOVEPDF.
Paso 1: Buscamos en Google “Convertir de Word a PDF” y seleccionaremos el sitio web del convertidor de nuestra preferencia.
“Buscar en Google convertidor Word a PDF”
Paso 2: Escogemos la opción de “cargar” o “subir el archivo” y seleccionamos el documento que queremos convertir.
“Subir archivo en el convertidor en línea”
Paso 3: Cargamos el archivo en el sitio web.
Paso 4: Dependiendo del convertidor que hayamos escogido tendremos que hacer algunas configuraciones o preferencias, como por ejemplo escoger la calidad del PDF.
Paso 5: Una vez hayamos configurado nuestras preferencias, iniciamos la conversión.
“Iniciar conversión en convertidor en línea”
Paso 6 : El convertidor procesará el archivo de Word y lo convertirá a PDF.
Paso 7: Cuando la conversión haya terminado, podremos guardar nuestro documento en PDF.
“Descargar PDF convertido en el convertidor en línea”
Existen muchos convertidores en línea disponibles y muchos son gratuitos y fáciles de usar, por lo que son una buena opción si no se quiere descargar un software y tampoco podemos pagar uno. No obstante, al utilizar estos sitios web corremos el riesgo de que tengan mucha publicidad engañosa o que pueda verse perjudicada la seguridad de nuestro dispositivo o nuestra privacidad. Es por eso que tal vez esta no es la mejor opción para guardar documentos Word a PDF.
Sitio web de WPS Office en línea
WPS Office también nos ofrece una solución para convertir archivos Word a PDF. WPS Office es una herramienta muy fácil de usar y es muy eficiente para gestionar nuestros documentos. Si queremos utilizar WPS en línea para convertir nuestro documento Word a PDF debemos seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Iremos al sitio web de WPS Office:
“Página web de WPS”
Paso 2: Buscamos la opción de “WPS PDF Tools” en el sitio web. Normalmente, esta opción se encuentra en el menú principal o en la página de inicio. A continuación clicamos sobre “WPS PDF Online”.
“WPS convertidor en línea”
Paso 3: Se abrirá la página de WPS PDF Tools. En el menú seleccionamos “Online Tools” y a continuación clicamos sobre “Convert PDF”.
“WPS convertir a PDF”
Paso 4: Seleccionamos el documento de Word y lo subimos al convertidor de WPS.
Paso 5: Configuramos todas nuestras preferencias e iniciamos la conversión.
Paso 6: El convertidor procesará el archivo y una vez finalizado podremos descargar nuestro archivo en PDF.
“Descargar PDF convertido en WPS”
¡ Ya tenemos nuestro archivo en PDF!
Parte 2: Guardar Word en PDF sin conexión
A pesar de que existen muchas opciones en línea para guardar documentos Word a PDF, estos siempre tienen una gran desventaja: ¡Dependen de Internet! Por lo que no podemos utilizarlos en cualquier momento. Pero no te preocupes, convertir un documento Word a PDF también es posible sin conexión. Aquí vamos a explicar qué opciones tenemos:
Guardar un documento Word en PDF desde Microsoft.
Desde el mismo Microsoft Word podemos guardar un documento Word en PDF, solo debemos seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Abrimos el documento de Word que deseemos convertir a PDF.
Paso 2: Clicamos en “archivo” en la barra de menú y seleccionamos “Guardar como”.
Paso 3: Escogemos la ubicación en donde queremos guardar el archivo.
Paso 4: En el menú desplegable “Tipo”, elegiremos “PDF (*.pdf)” como el formato de archivo.
“Elegir formato como PDF en Microsoft Word”
Paso 6: Opcionalmente, si queremos ajustar las opciones de nuestro PDF, como por ejemplo la calidad de la imagen, podemos configurarlo haciendo clic en “Opciones” o “Configuración”.
“Configuración del PDF en Microsoft Word”
Paso 7: Finalmente clicamos en “Guardar” para guardar el documento de Word como un archivo PDF.
“Guardar para convertir en PDF en Microsoft Word”
Microsoft Word puede ser una buena opción para guardar documentos Word en PDF ya que no necesitamos ninguna herramienta extra sino que podemos convertir el archivo directamente desde la aplicación. No obstante, tenemos que tener en cuenta que para poder utilizar Microsoft Word debemos suscribirnos a la suite de Office y en muchos casos debemos pagar.
Guardar documento Word a PDF utilizando WPS Office
WPS Office también nos ofrece una opción para poder guardar documentos Word a PDF en el mismo programa. Es una herramienta fácil de usar, nos permite modificar el documento una vez convertido a PDF, la conversión es rápida y es gratuita. Para guardar un documento de Word como PDF utilizando WPS Office, seguiremos los siguientes pasos:
Paso 1: Abrimos el documento Word en WPS.
Paso 2: En la barra de herramientas seleccionamos “Menú” y a continuación “Exportar a PDF”.
“ Convertir de Word a PDF en WPS Office”
Paso 3: Revisamos las opciones y clicamos en el botón de “Exportar a PDF”.
“Exportar PDF en WPS Office”
Paso 4: Finalmente, el documento se guarda como PDF.
¡Listo! Ya tenemos nuestro documento convertido en PDF.
Preguntas frecuentes
¿Cómo editar un PDF y guardar los cambios?
Existen muchos programas que se pueden utilizar para editar un PDF. Una de las mejores opciones es WPS Office PDF Editor. Esta herramienta es gratuita y tiene una gran variedad de funciones como agregar texto, imágenes o marcas de agua. Además es una aplicación muy fácil e intuitiva de usar,
¿Por qué no puedo guardar un documento en PDF?
Puede haber varias razones posibles:
Falta de software adecuado: Para guardar un documento como PDF, se necesita un software que permita la conversión a este formato. Si se está utilizando un programa de procesamiento de texto que no incluya esta función, es posible que no se pueda guardar el documento como PDF.
Problemas de permisos: Es posible que no se tenga los permisos adecuados porque el autor del archivo ha bloqueado los cambios por seguridad o protección de copyright.
Problemas de espacio en disco: Si el disco duro está lleno o casi lleno, puede que no se pueda guardar el archivo en PDF debido a la falta de espacio.
Errores del software: A veces, los errores del software pueden interferir con la capacidad de guardar el archivo como PDF. En estos casos una buena opción es reiniciar el ordenador.
Problemas de configuración: Puede que haya una configuración incorrecta en el programa que se está utilizando, lo que impide la conversión adecuada del documento a PDF.
Para solucionar estos problemas se puede intentar:
- Asegurarse de tener instalado un software que permita la conversión a PDF, como Microsoft Word, Adobe Acrobat o WPS Office.
- Verificar los permisos del documento y la disponibilidad de espacio en el disco.
- Intentar guardar el archivo en una ubicación diferente.
- Reiniciar el programa o el ordenador.
- Revisar la configuración del programa para asegurarse de que esté configurado correctamente para guardar archivos como PDF.
¿Qué tipo de documentos se puede exportar como archivos PDF en WPS Office?
Existen múltiples opciones de cambio de formato disponibles en WPS Office como por ejemplo:
Word a PDF
PPT a PDF
JPG a PDF
Por supuesto, también se puede convertir estos formatos a la inversa.
¿Cómo convertir un archivo PDF a WPS?
WPS Office es compatible con varios formatos de archivo, incluso el formato PDF. Para convertir un PDF a un formato compatible con WPS, como por ejemplo Word, se deben seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Abrir WPS.
Paso 2: Hacer clic en la pestaña “Procesador de textos”.
Paso 3: En el menú, seleccionar “Abrir” y buscar el archivo PDF a convertir.
Paso 4: Una vez abierto el PDF, hacer clic en “Guardar como” o “Exportar como” en el menú.
Paso 5: En el cuadro de diálogo que aparece, elegir el formato de archivo deseado.
Paso 6: Especificar la ubicación y el nombre del archivo para guardar la conversión.
Paso 7: Hacer clic en “Guardar” o “Exportar” para completar el proceso de conversión.
Resumen
En este artículo hemos analizado todas las opciones que existen para guardar un documento Word a PDF. Como podemos ver, tenemos dos tipos de métodos: en línea y sin conexión.
Todas las opciones tienen sus pros y sus contras. Al analizar todo esto, considero que, entre todas las opciones, WPS Office es la mejor opción. Con WPS Office podemos convertir nuestros documentos de Word a PDF tanto en línea, desde su página web, como en el mismo programa. Por lo que resulta ser versátil, ya que podemos convertir nuestros documentos en cualquier momento. Además es una forma segura, gratuita, rápida y que, además, ofrece otras opciones para editar el documento una vez lo hemos convertido a PDF, sin la necesidad de volver a convertirlo a Word, cosa que no muchas aplicaciones tienen.
