Como escritor experimentado, puedo ponerme fácilmente en el lugar de los estudiantes que se enfrentan a la tarea de redactar cartas formales. Se trata de una habilidad que constituye la base para moverse con comodidad en entornos profesionales. Esta guía está diseñada para ayudar a superar esta pesadilla y escribir cartas formales con facilidad.
¿Cómo Escribir Una Carta Formal? - Pasos con Ejemplos
¿Cuándo hay que enviar una carta formal?
Las cartas formales no sólo pertenecen a las viejas y polvorientas bibliotecas o a los despachos de abogados. Como redactor de WPS, siempre recurro a ellas para articularme y valorar la profesionalidad. He aquí algunas situaciones en las que las cartas formales me resultan indispensables:
Solicitudes de Empleo: Cree una primera impresión convincente con una carta de presentación bien redactada y que llame la atención. Aquí es donde usted puede añadir algo de personalidad real y explicar, en detalle, por qué es el más adecuado para cualquier puesto.
Correspondencia Comercial: Ya sea una propuesta elegante que ponga al cliente de su parte o una carta de queja firme, pero justa al proveedor, las cartas formales garantizan que su mensaje se tome en serio. Aportan un nivel de profesionalidad que a menudo se echa en falta en los correos electrónicos.
Notificaciones Oficiales: Si quiere notificar a personas de dominio público algún cambio de política, anuncios de eventos u otra información vital, una carta formal le confiere la legitimidad y claridad necesarias.
Cartas de Dimisión: ¿Se marcha a un nuevo trabajo? Una carta formal de dimisión es la despedida elegante y profesional. También explica el porqué de la fecha oficial en la que alguien deja un trabajo.
Cartas de Recomendación: Las cartas formales son muy útiles para recomendar a una persona para un trabajo, un posgrado o cualquier otra oportunidad basada en sus habilidades o su carácter.
Estos son algunos ejemplos, pero los casos en los que se utilizaría una carta formal van desde los negocios hasta la vida personal. En resumidas cuentas, siempre que quieras dirigir un negocio de forma clara, concisa y profesional, debes escribir una carta formal.
Tipos de Cartas Formales
Las cartas formales no encajan todas en el mismo molde. Hay varios tipos, cada uno con su propósito y sus convenciones. En mi experiencia como redactor de SIP, me he encontrado con las siguientes cartas;
Cartas de Solicitud de Empleo: Es como su presentación personal al empleador. Piense en ella como ese espacio en el que usted mismo destaca su experiencia, conocimientos y entusiasmo por el puesto. Si está solicitando un puesto de marketing, es posible que quiera dejar claro lo proactivo que era en las campañas de redes sociales o lo brillante que era redactando textos excelentes.
Cartas de Presentación: Aunque muchos utilizan este término para referirse a una carta de solicitud, en la mayoría de los casos se trata más bien de una introducción al currículum y ofrece una breve descripción de las cualificaciones. Son una especie de tráiler de la característica principal, por así decirlo.
Correspondencia Comercial: Esta categoría es amplia e incluye la mayoría de las cartas utilizadas en un entorno profesional. Considere las propuestas que describen proyectos y su alcance y presupuesto, las facturas que solicitan una compensación, los contratos utilizados para sellar un acuerdo y, en algunos casos, incluso las notas de agradecimiento que llegan inmediatamente después de una reunión satisfactoria.
Cartas de Reclamación: Si ha recibido un mal servicio o un producto defectuoso, la carta de reclamación formal es el cauce para expresar sus preocupaciones y encontrar una solución. Al presentar el problema, debe ser claro, conciso y basado en hechos.
Cartas de Dimisión: Aunque estaría bien enviar un correo electrónico con un "¡Renuncio!", una carta formal de dimisión es el camino adecuado. Una vez más, esto le dará la oportunidad de darles las gracias por esta oportunidad y le ayudará a salir en buena posición.
Cartas de Recomendación: Estas cartas son influyentes porque recomiendan formalmente la experiencia, el carácter o el potencial de una persona. Ya sea para recomendar a un antiguo empleado en un nuevo trabajo o para asegurarse de que la mejora que se ha producido en las aptitudes académicas de un estudiante se transfiere, una buena carta de recomendación abre las puertas.
Cada tipo de carta formal se redacta de acuerdo con formatos y modelos de expresión prescritos para que sirva eficazmente a su propósito concreto. El conocimiento de estos tipos ayuda a desenvolverse con seguridad y precisión en la comunicación profesional.
Partes de las Cartas Formales
Las cartas formales son documentos estructurados diseñados para la comunicación formal o profesional. Conocer sus partes cardinales garantiza claridad, profesionalidad y eficacia a la hora de transmitir el mensaje. A continuación se desglosan paso a paso los elementos más importantes:
1. Encabezado:
Fecha: Indique al principio la fecha en la que se escribió la carta para formar toda la cronología de la correspondencia.
Dirección del Destinatario: En la parte izquierda de la página, escriba la dirección completa de su destinatario. Se trata simplemente de su nombre, título o cargo, nombre de una organización o de la empresa a la que representa, si procede, dirección postal, ciudad, estado y código postal.
Dirección del Remitente (Dirección del Remitente): Su dirección figura en la parte superior derecha de la página. Debe incluir su nombre, dirección postal, ciudad, estado, código postal, número de teléfono (si lo desea) y dirección de correo electrónico (si lo desea); así es como puede responderle o ponerse en contacto con usted.
2. Saludo:
Empiece con una dirección de saludo oficial: "Estimado [Título y Apellido del Destinatario]", y termínelo con una coma. En caso de que no conozca el nombre, puede dirigirse por su título. Ejemplo: Estimado Director de Contratación.
3. Cuerpo
Introducción: Comience con un párrafo introductorio adecuado. Exponga claramente al principio el propósito del escrito. Preséntese si es necesario y establezca el contexto de la comunicación.
Cuerpo: El contenido debe redactarse lógicamente en párrafos, de donde cada uno retomará aspectos específicos del mensaje. Añada información detallada, las pruebas que debe aportar o las explicaciones que requiera su mensaje.
Conclusión: Esta parte resume los puntos principales planteados en el cuerpo de su carta. Si es necesario, hay que dar instrucciones al destinatario sobre la acción que debe emprender o el siguiente paso que usted propone.
4. Cierre:
Debajo del cuerpo de la carta, omita una línea para el cierre. Suele ser un cierre cortés, como "Atentamente", "Saludos cordiales" o "Respetuosamente", con una coma.
5. Firma:
Sáltese unas cuatro líneas por debajo del cierre y firme su nombre con tinta, si va a enviar la carta por correo. Si la envía electrónicamente, inserte su firma escaneada o digital. Debajo de la firma propiamente dicha, escriba su nombre completo y cualquier título o cargo relevante seleccionado para mayor claridad.
Estos elementos garantizan que las cartas formales estén estructuradas y sean claras y profesionales, de acuerdo con las normas de la comunicación empresarial y oficial. Seguir estas normas puede mejorar la eficacia de su carta, ya que presenta una imagen profesional de sí mismo y muestra el debido respeto al destinatario.
¿Cómo Escribir una Carta Formal en 7 Pasos? - [Con Ejemplos]
La redacción de cartas formales exige una atención minuciosa y el cumplimiento de algunas convenciones. A continuación se enumeran algunos pasos que le ayudarán en el proceso:
Paso 1: Dirección del Remitente: Empiece por mencionar su dirección en la parte superior derecha de la página. Escriba su nombre, dirección, ciudad, estado y código postal. Esto lleva su identidad e información de contacto.
Paso 2: Fecha: Deje una línea debajo de la dirección y, en la línea siguiente, indique allí la fecha de envío de la carta. Debe colocarse alineada con el margen izquierdo.
Paso 3: Dirección del destinatario: Salte una línea más y escriba a la izquierda la dirección del destinatario. Incluya el nombre, el cargo, el nombre de la empresa u organización, la dirección, la ciudad, el estado y el código postal. Si se trata de una dirección en el extranjero, mencione también el país.
Paso 4: Saludo: En la línea siguiente a la que contiene la dirección del destinatario, comience formalmente con un saludo. Escriba "Estimado Sr./Sra. seguido de [Apellido]", o si no conoce el título neutro del destinatario, puede escribir "Estimado [Nombre] [Apellido]".
Paso 5: Cuerpo de la Carta: Tras el saludo, el cuerpo de la carta comercial de una página debe comenzar, normalmente, con una frase introductoria que exponga el motivo de la carta. El lenguaje utilizado debe ser tan sencillo y claro como permita transmitir adecuadamente su mensaje en estos párrafos. Divida su contenido en párrafos; cada uno tiene un solo punto o petición.
Paso 6: Cierre: Salte una línea después del cuerpo de la carta y escriba un cierre formal. Los cierres más comunes son "Sinceramente", "Respetuosamente" o "Atentamente", dependiendo de la formalidad de la carta y de su familiaridad con la persona a la que escribe.
Paso 7: Firma: Deje unas cuatro líneas después del cierre y escriba su nombre completo. Aquí es donde dejará espacio para firmar con su nombre al imprimir la carta. Si la envía por correo electrónico, puede escribirlo debajo de la firma.
Estos pasos le ayudarán a estructurar correctamente su carta formal y a ser profesional en su redacción. Todos estos elementos tienen funciones especiales que permiten una comunicación eficaz y respetuosa en la correspondencia formal.
Consejos Adicionales: ¿Cómo Perfeccionar su Carta Formal con WPS AI ?
Perfeccionar sus cartas formales es primordial en los entornos empresariales y profesionales. Aquí encontrará algunos consejos que pueden mejorar su proceso de redacción de cartas utilizando WPS AI:
Revisar la gramática y la ortografía: Realice una revisión gramatical y ortográfica exhaustiva con WPS AI antes de bloquear la versión final de su carta. Esto ayudará a que su carta no contenga errores tipográficos ni gramaticales y tenga un aspecto profesional.
Recomendaciones de Tono y Estilo: WPS AI también proporcionará recomendaciones para mejorar el estilo y el tono de su carta. Ya sea haciendo el lenguaje más formal o ajustando el tono general a la urgencia transformada en empatía, WPS AI tiene grandes puntos que proponer.
Orientación sobre la Estructura: Asegúrese de que su carta está bien estructurada y organizada de forma lógica. WPS AI lo guiará sobre cómo exponer su contenido sugiriendo saltos de párrafo, movimiento de un punto a otro y dando fluidez al contenido general.
Plantillas Personalizables: Puede utilizar la plantilla personalizada de cartas formales en WPS AI. Las plantillas están diseñadas en un formato estándar para su carta formal para ahorrar tiempo de escritura y formato.
Consejos para la Personalización: Utilice WPS AI para generar comentarios de marcadores de posición para los nombres y detalles de los destinatarios para que cada pieza esté bien personalizada y parezca escrupulosamente pensada en detalle.
Obtener Comentarios y Ayuda en las Revisiones: Obtener retroalimentación sobre la claridad, concisión e impacto del borrador por parte de WPS AI y revisar el borrador antes de su finalización.
Protección de Documentos: Las cartas formales deben mantenerse a salvo de accesos no deseados. Las instalaciones de protección de documentos de WPS AI resultarían útiles para cifrar la información crítica y controlar su acceso, permitiendo que sólo lo haga el personal autorizado.
Con estas recomendaciones, puede aprovechar WPS AI para escribir cartas profesionales formales de manera más eficiente y eficaz para comunicarse con sus clientes, colegas y partes interesadas en todo el mundo empresarial.
Preguntas Frecuentes Sobre la Redacción de una Carta Formal
P1. ¿Qué formato debo dar a una carta formal?
Comience con su información de contacto alineada a la derecha, seguida de la fecha alineada a la izquierda.
Incluya la información de contacto del destinatario alineada a la izquierda.
Empiece con un saludo formal ("Estimado Sr./Sra. [Apellido]").
Estructure el cuerpo del mensaje en párrafos, cada uno de los cuales abarque un punto específico.
Termine formalmente ("Atentamente") y firme con su nombre debajo.
P2. ¿Qué diferencia hay entre una carta formal y una informal?
Las cartas formales son comunicaciones oficiales o profesionales en las que se utiliza un lenguaje y una estructura estándar.
Las cartas informales son comunicaciones informales y personales con un lenguaje y una estructura relajados.
P3. ¿Cómo me dirijo al destinatario en una carta formal si no sé su nombre?
Utilice “Estimado Señor o Señora” o “A Quien Corresponda” como saludo general. Si es posible, trate de averiguar el nombre del destinatario para darle un toque más personal.
Resumen
Dominar el arte de escribir cartas formales es esencial para una comunicación profesional eficaz. Con WPS AI, puede agilizar el proceso, garantizando claridad y corrección en cada correspondencia. ¡Empiece hoy mismo a redactar cartas formales con confianza!
