Microsoft Word nos permite crear firma digital gratis para verificar la autoría de nuestros documentos, pero también nos ofrece la posibilidad de dibujar firma en Word para que nuestras firmas tengan un aspecto más estético. Se trata de dos procesos que parecen similares en principio, pero que son muy diferentes. Vamos a explicarte en qué consiste una firma digital gratis, y cómo puedes aplicarla en Word o en WPS Writer.
En Microsoft Word tienes varias opciones crear firma digital gratis. La primera es crear una firma digital sin certificado digital, y la segunda pasa por añadir un certificado digital a tu firma para verificar tu autoría del documento. Se trata de dos tipos de firma digital diferentes que con frecuencia se confunden porque se las suele denominar con el mismo término.
Para clarificar en qué consiste cada una, podemos usar el término ‘firma digital’ para un primer tipo de firma más básico, y el término ‘firma digital con certificado’ para un segundo tipo de firma más avanzado. Vamos a verlos por separado para entenderlos mejor:
Firma digital. Una firma digital puede ser simplemente introducir tu nombre y tu cargo al final de un documento de Word. Este tipo de firma puede teclearse como el resto del documento, puede añadirse como una imagen externa, o puedes dibujar firma en Word usando el ratón o –en los dispositivos móviles– el dedo. Esta firma digital no acredita realmente tu autoría de los documentos, y es solo cosmética.
Firma digital con certificado. Si necesitas acreditar ante terceros que tú eres el autor o la autora de un documento de Word, te hace falta una firma digital con certificado. Este tipo de firma digital se sirve de una plataforma de terceros como VeriSign o DigiCert para introducir un certificado digital expedido a tu nombre. En este caso, esta autoridad de certificación acreditará que la autoría del documento es tuya.
En Microsoft Word puedes firmar tus documentos digitalmente de ambas maneras: la firma digital y la firma digital con certificado. Pero el proceso es distinto en cada caso, y, de hecho, no son procesos relacionados. Vamos a verlos en detalle.
Así es como puedes crear firma digital gratis Word
Comencemos por insertar firma digital en Word sin certificado. Si solo quieres introducir una firma digital cosmética en tus documentos de Word, sin necesidad de involucrar a una autoridad de certificación que acredite tu autoría, puedes hacerlo de la siguiente manera:
1. Ve a la pestaña Insertar de Word.
2. Pulsa sobre la opción Línea de firma.
3. Introduce la información de la persona firmante.
4. Confirma la inserción de la firma del documento.
Y así puedes insertar firma digital en Word con certificado
Por otra parte, para que conste de forma inequívoca que un documento de Word ha sido creado por ti, necesitas iniciar un proceso de dos pasos: primero, la creación de un certificado digital para tu firma Word online, y, después, la firma del documento.
1. Crear un certificado digital
Primero tendrás que crear un certificado digital. Este proceso varía en función de la autoridad de certificación por la que optes para validar tu certificado. Algunas de las más populares son DigiCert, Verisign, GlobalSign o GeoTrust. Como los pasos a seguir dependerán de la autoridad que hayas elegido, solo podemos ofrecerte un tutorial genérico para obtener tu firma digital:
1. Ve a la web de la autoridad de certificación.
2. Crea una cuenta en su plataforma.
3. Sigue sus instrucciones para obtener un certificado digital con el que firmar Word online.
2. Firmar Word con certificado digital
Cuando ya tengas tu certificado digital, vuelve al documento de Word que quieras firmar y sigue estos pasos para verificar tu autoría usando el certificado:
1. Ve a la pestaña Archivo.
2. Elige la opción Información.
3. Pulsa sobre la opción Proteger Documento.
4. Pulsa sobre Agregar una Firma Digital.
5. Elige la autoridad de certificación correspondiente en el menú desplegable.
6. Introduce tu certificado digital.
7. Guarda el documento.
Si has seguido los pasos correctamente, el documento de Word quedará protegido con tu firma digital en cuanto lo hayas guardado, confirmando tu autoría. Recuerda, sin embargo, que este proceso de verificación solo funcionará si habías creado en primera instancia una firma digital con una autoridad de certificación competente.
Una alternativa más sencilla: crear una firma digital gratis con WPS Writer
El proceso de certificación de una firma digital con Microsoft Word es bastante complejo. Es útil hasta cierto punto, pero los sistemas de certificación de firmas digitales son más bien antiguos, y, con el paso de los años, han dejado de tener sentido ante la aparición de múltiples plataformas de trabajo en la nube, así como de diversos sistemas de cifrado con contraseña.
Con WPS Writer puedes firmar tus documentos fácilmente introduciendo una firma trazada a mano, una imagen, o un simple texto con tu nombre y cargo. Para hacerlo, sigue estos pasos:
1. Ve al menú Insertar.
2. Pulsa sobre la pestaña Firma.
Pulsa sobre el botón de Firma.
3. Escribe tu nombre, selecciona una imagen para firmar, o traza tu firma de manera manual.
Introduce tu firma digital.
4. Confirma el proceso e introduce tu firma en el documento.
Completa la firma del documento.
Preguntas frecuentes
¿Cómo crear firma digital en Word gratis?
Para crear una firma digital visual en Word puedes seguir el tutorial que te hemos mostrado más arriba. Por otra parte, si lo que quieres es crear una firma digital con certificado digital, necesitarás primero generar este certificado en una autoridad de certificación.
¿Cómo poner tu firma en un documento de Word?
Si solo quieres firmar un documento visualmente para que se vea tu firma manuscrita, puedes hacerlo desde el menú ‘Insertar’, luego, con la opción ‘Línea de firma’. Para que tu firma de Word certifique de manera digital tu autoría del documento, el proceso requiere registrarte primero en una plataforma de certificación independiente.
¿Cómo hacer una firma digital en Word desde el celular gratis?
El proceso de firmar digitalmente un documento de Word desde el teléfono es muy parecido al de la versión para PC. Debes ir al menú ‘Insertar’ y, después, elegir la opción ‘Firma’. Aquí vas a poder trazar tu firma con el dedo sobre la pantalla del teléfono.
¿Cómo se crea una firma digital?
Una firma digital puede referirse a dos cosas diferentes. Puedes firmar digitalmente un documento solo con trazar tu nombre en él como lo harías sobre un papel, pero también puedes verificar tu autoría mediante un certificado digital que estará gestionado por una autoridad de certificación independiente.
¡Recuerda que hay dos tipos de firmas digitales en Word!
Lo más importante que debes tener presente a la hora de insertar firma certificado digital en Word Mac o en Word para PC, es que no hay un único tipo de firma digital, sino dos. Word te permite introducir firma digital en un documento usando un certificado digital de terceros, pero también te permite firmar solo de forma visual. Y esta opción también está disponible de forma gratuita en WPS Writer, ¡donde la tendrás a tu alcance con solo un par de clics!
