Manejar Excel con soltura es crucial para cualquier profesional que trabaje con datos. Sin embargo, muchos de los usuarios diarios de las hojas de cálculo desconocen los comandos que los profesionales usan a diario para agilizar sus tareas diarias. ¿Quieres conocer los mejores atajos para dominar Excel y las mejores alternativas al software de Microsoft? Pues sigue leyendo.
¿Qué son los comandos de Excel?
Los comandos de Excel son unas combinaciones de teclas que permiten ejecutar acciones específicas dentro de este programa de manera rápida y eficiente.
Su objetivo es, pues, optimizar tareas repetitivas y complejas, facilitando la gestión de grandes volúmenes de datos y la manipulación de hojas de cálculo. Algo fundamental para ahorrar y mejorar la productividad.
Tipos de comandos de Excel y sus funciones
Los comandos de Excel se pueden clasificar en cuatro grandes grupos:
Comandos de formato
Los comandos de formato son esenciales para mejorar la apariencia de las hojas de cálculo.
Estos permiten ajustar el tamaño de las celdas, aplicar estilos de fuente, configurar bordes y aplicar colores de fondo.
En definitiva, ayudan a hacer que los datos sean más legibles y visualmente atractivos, facilitando su revisión y presentación.
Comandos de edición
Ayudan a modificar el contenido y la estructura de las hojas de cálculo. Estos permiten cortar, copiar y pegar, así como funciones para insertar o eliminar filas y columnas.
Los comandos de edición son vitales para organizar y actualizar datos para conseguir que la información presentada sea precisa y relevante.
Comandos de navegación
Estos facilitan el desplazamiento a través de documentos extensos de Excel, permitiendo a los usuarios saltar rápidamente entre diferentes secciones de una hoja de cálculo o entre diferentes hojas dentro del mismo libro.
Son, por tanto, cruciales para trabajar de manera eficiente en documentos con múltiples datos.
Comandos de fórmulas
Estos comandos son fundamentales para realizar cálculos y análisis estadísticos, ya que permiten insertar funciones como SUMA, PROMEDIO y VLOOKUP rápidamente, automatizando cálculos complejos y extrayendo conclusiones valiosas de los conjuntos de datos.
Los 15 comandos de Excel más utilizados
Excel ofrece una amplia gama de comandos que facilitan la gestión de datos y optimizan el flujo de trabajo.
Aunque dependiendo del uso de las hojas de cálculo que realices te interesará conocer unos u otros, existen 15 que todo usuario de Excel debe conocer para maximizar su productividad.
CTRL+C (Copiar)
Permite copiar celdas seleccionadas, incluyendo su contenido, fórmulas y formato, para duplicar o mover su contenido a otra ubicación dentro de la misma hoja o entre diferentes hojas o libros de trabajo.
CTRL+V (Pegar)
Inserta el contenido copiado en la ubicación seleccionada. Este comando es fundamental para manipular y reorganizar datos dentro de las hojas de cálculo.
CTRL+Z (Deshacer)
Revierte la última acción realizada, permitiendo corregir errores rápidamente. Este comando es vital en la gestión de datos, ya que permite experimentar y ajustar sin temor a errores permanentes.
CTRL+F (Buscar)
Abre el cuadro de diálogo de búsqueda para localizar rápidamente textos o valores específicos dentro de una hoja de cálculo, mejorando la eficiencia al trabajar con grandes volúmenes de datos.
CTRL+H (Reemplazar)
Funciona de manera similar al comando de búsqueda, pero añade la funcionalidad de reemplazar el texto o los valores encontrados con nuevos datos, útil para actualizaciones masivas de información.
ALT+E+S+V (Pegado especial)
Proporciona opciones adicionales al pegar, como pegar solo valores, fórmulas, formatos, o hacer operaciones matemáticas con los datos pegados, ofreciendo una personalización avanzada en la gestión de datos.
CTRL+SHIFT+L (Filtrar)
Activa o desactiva los filtros en los encabezados de las columnas, por lo que resulta de gran ayuda para filtrar y ordenar datos de manera eficiente para posteriormente analizar específicamente los datos requeridos.
F2 (Editar celda seleccionada)
Activa la edición dentro de la celda seleccionada, facilitando la modificación rápida de datos sin necesidad de usar el ratón para acceder a la barra de fórmulas.
CTRL+ARROW (Navegar por bloques de datos)
Permite desplazarse rápidamente a la última celda de datos de una columna o fila para optimizar la navegación en hojas de cálculo grandes.
CTRL+T (Crear tabla)
Convierte un rango de datos seleccionados en una tabla dinámica, proporcionando acceso a herramientas de filtrado y ordenamiento automáticos que facilitan la manipulación y visualización de datos.
CTRL+SHIFT+"+" (Insertar celdas)
Abre el menú para insertar nuevas celdas, filas o columnas en la hoja de cálculo para adaptar la estructura de los datos a las necesidades del análisis.
CTRL + “-” (Eliminar celdas)
Facilita la eliminación de celdas, filas o columnas seleccionadas, permitiendo ajustar rápidamente la disposición y el contenido de las hojas de trabajo.
CTRL+PAGE UP/DOWN (Navegar entre hojas)
Permite moverse rápidamente entre las diferentes hojas de un libro, por lo que agiliza enormemente las tareas cuando se trabaja con varios conjuntos de datos.
ALT+ENTER (Texto en múltiples líneas dentro de una celda)
Inserta un salto de línea dentro de una celda, permitiendo que el texto se muestre en varias líneas y facilitando la legibilidad de datos más extensos dentro de una celda única.
F4 (Repetir última acción)
Repite la última acción, como formatear una celda o insertar una fila, en la nueva selección, lo que resulta de gran ayuda cuando se aplican formatos o ajustes consistentes a múltiples áreas de una hoja de cálculo.
Consejos prácticos para dominar los comandos de Excel
Practicar regularmente: La práctica constante es fundamental para memorizar y dominar los comandos de Excel. Intenta usar estos atajos diariamente para afianzar su uso.
Personalizar la barra de acceso rápido: Añade los comandos más utilizados a la barra de acceso rápido para tenerlos siempre a mano y aumentar la velocidad de tu trabajo.
Crear tarjetas de memoria: Utiliza tarjetas de memoria para recordar los atajos de teclado. Este método de repetición espaciada es muy eficaz para la memorización a largo plazo.
Hacer ejercicios prácticos: Realiza ejercicios que te obliguen a utilizar diferentes comandos. Esto puede ayudarte a entender mejor cuándo y cómo usar cada atajo.
Utilizar recursos en línea: Hay muchos tutoriales y cursos en línea que ofrecen lecciones interactivas sobre cómo utilizar los comandos de Excel eficientemente.
Uso de comandos en WPS Spreadsheet
Los comandos de WPS Spreadsheet son los mismos que los de Microsoft Excel, salvo contadas excepciones que tienen que ver con funcionalidades que no coinciden en ambos programas.
Una de las cosas más interesantes de WPS Spreadsheet, además de poderse utilizar gratis y ofrecer funciones avanzadas por mucho menos que Microsoft, es la posibilidad de crear nuevos comandos personalizados para ayudarte a agilizar tus acciones cotidianas.
Es por eso por lo que os invitamos a revisar los atajos más utilizados en WPS Spreadsheet y, también, cómo personalizar atajos.
[WPS Office] Excel 1.3: Most used shortcut keys in WPS Spreadsheet [Tutorial]
Preguntas frecuentes
¿Puedo personalizar comandos en Excel?
Sí, Excel permite personalizar la cinta de opciones y la barra de acceso rápido para incluir comandos específicos que uses con frecuencia. Esto se puede hacer desde las opciones de personalización en el menú de archivo, donde puedes agregar, reorganizar o eliminar comandos según tus necesidades.
¿Qué comandos de Excel facilitan el análisis de grandes volúmenes de datos?
Comandos como PivotTables (Tablas dinámicas), Slicers (Segmentaciones), y las funciones de filtro avanzado son esenciales para manejar y analizar grandes volúmenes de datos en Excel. Estos comandos ayudan a resumir los datos y permiten una exploración detallada y personalizada de los conjuntos de datos grandes.
¿Cómo puedo evitar errores comunes al usar comandos en Excel?
Para evitar errores comunes, asegúrate de:
Revisar la referencia de la celda antes de ejecutar comandos que modifiquen datos.
Utilizar la función de “Deshacer” (CTRL+Z) para corregir errores inmediatos.
Guardar versiones del documento regularmente para evitar pérdida de información.
Familiarizarte con los comandos antes de aplicarlos a datos críticos.
¿WPS Spreadsheet admite los mismos comandos que Excel?
WPS Spreadsheet admite muchos de los comandos de Excel, especialmente los atajos de teclado más comunes para funciones como copiar (CTRL+C), pegar (CTRL+V), y otros. Sin embargo, algunas funciones avanzadas pueden tener diferencias en la forma de acceso o en la disponibilidad de ciertas características avanzadas.
Diferencias clave entre comandos en Excel y WPS Spreadsheet
Las principales diferencias entre los comandos en Excel y WPS Spreadsheet suelen estar en las funciones específicas y la interfaz de usuario.
Por ejemplo, algunos comandos avanzados y características de personalización en Excel pueden no estar presentes en WPS, o pueden accederse de manera diferente.
WPS está diseñado para ser más accesible y económico, lo que puede implicar algunas limitaciones en funciones especializadas comparadas con Excel.
Dominar el mayor número de comandos de Excel te permitirá no solo optimizar tu tiempo a la hora de trabajar con hojas de cálculo, sino también descubrir nuevas posibilidades para analizar y gestionar datos de manera más profesional.
Recuerda: si estás buscando una alternativa que ofrezca funciones similares sin coste, te invitamos a probar WPS Office. Descarga WPS Office y experimenta una suite ofimática completa que lleva tu productividad al siguiente nivel.
