Las 10 fórmulas básicas de Excel que te conviene aprender

Trabajar con archivos XLSX implica conocer toda una serie de fórmulas de Excel para hacer diferentes cálculos. Aprender cómo realizar fórmulas en Excel te ayudará a hacer todas estas tareas mucho más fácilmente, automatizando procesos y configurando cálculos para que el sistema de Excel se encargue de todo lo demás.

Conocer las fórmulas básicas de Excel es esencial para poder trabajar de forma más ágil con las hojas de cálculo. Aprender a usar las fórmulas y funciones de Excel nos permite crear hojas de cálculo que hagan por nosotros buena parte del trabajo, configurando planillas donde simplemente tengamos que introducir los valores para que las fórmulas matemáticas en Excel se encarguen de todo lo demás.

Las 10 fórmulas básicas de Excel

Hay cientos de fórmulas y funciones de Excel, pero no todas se utilizan con la misma frecuencia. Para poder trabajar con la mayoría de proyectos de Excel, suele bastar una selección más o menos limitada de fórmulas. Entre las más importantes destacan:

SUMA

Seguramente la fórmula más utilizada de Excel sea =SUMA. Se emplea para sumar los valores de un rango de celdas, o una serie de números en concreto.

Sintaxis: =SUMA(número1, número2, ...)

Ejemplo: =SUMA(B2:B10) sumará los valores desde la celda B2 hasta la B10.

PROMEDIO

La fórmula PROMEDIO calcula el promedio aritmético de un rango de celdas o de valores específicos. Es bastante útil en la elaboración de presupuestos, por ejemplo para calcular cuál es el salario promedio de una empresa.

Sintaxis: =PROMEDIO(número1, número2, ...)

Ejemplo: =PROMEDIO(B2:B10) calculará el promedio de los valores en este rango. En nuestro caso, el promedio sería 6,4.

CONTAR

La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números en un rango. Resulta útil, por ejemplo, para saber cuántos departamentos de una compañía han enviado sus balances mensuales.

Sintaxis: =CONTAR(valor1, valor2, ...)

Ejemplo: =CONTAR(B2:B10) contará cuántas celdas en el rango contienen números.

SI

La función SI evalúa una condición para devolver un valor si la condición es verdadera, u otro si es falsa. Por ejemplo, se puede usar para cambiar el valor porcentual del impuesto que se debe pagar en caso de que un salario supere cierto umbral.

Sintaxis: =SI(condición, valor_si_verdadero, valor_si_falso)

Ejemplo: =SI(B5>5; 3; 8). Si el valor de la celda B5 es superior a 5, la fórmula dará el número 3. En caso contrario, dará el 8.

BUSCARV

Esta fórmula se utiliza para buscar un valor específico dentro de un rango de celdas. Resulta útil para localizar precios de productos en concreto en un presupuesto. Tras hacer la búsqueda, se puede configurar para que devuelva un valor en la misma fila de la columna especificada.

Sintaxis: =BUSCARV(valor_buscado, tabla, índice_columna, [ordenado])

Ejemplo: =BUSCARV(E1, A1:C10, 2, FALSO) buscará el valor en E1 en la primera columna del rango A1

CONCATENAR

Esto hace que el contenido de varias celdas aparezca unido en una celda de destino. Por ejemplo, se puede hacer utilizar para enlazar de forma automática el nombre de una persona con un grupo de trabajo.

Sintaxis: =CONCATENAR(texto1, texto2, ...)

Ejemplo: =CONCATENAR(A4:B4) serviría para unir el nombre de ‘María’ con el grupo ‘A’.

ALEATORIO.ENTRE

Esta función simplemente genera un número aleatorio elegido entre dos valores, uno mínimo y uno máximo. Es ideal si necesitamos utilizar un sistema de generación de números aleatorios para un videojuego, o si queremos sortear algo entre nuestros clientes.

Sintaxis: =ALEATORIO.ENTRE(inferior, superior)

Ejemplo: =ALEATORIO.ENTRE(1, 100) devolverá un número entero aleatorio entre 1 y 100

MIN y MAX

Estas dos fórmulas se utilizan para determinar cuál es el valor más bajo o más alto de un rango de celdas. Se puede emplear para localizar cuáles son los artículos más caros dentro de un presupuesto, y cuáles son los más económicos.

Sintaxis: =MIN(número1, número2, ...) y =MAX(número1, número2, ...)

Ejemplo: =MIN(B4:B7) devolverá el valor más bajo en ese rango de celdas mientras que =MAX(B4:B7) devolverá el valor más alto en el mismo rango.

REDONDEAR

Esta función es bastante útil cuando no queremos enredarnos demasiado con los decimales, y preferimos redondear los números con una cierta cantidad de decimales determinada por la fórmula.

Sintaxis: =REDONDEAR(número, num_decimales)

Ejemplo: =REDONDEAR(B3, 2) redondeará el valor en B3 a dos decimales: en este caso, 6,73.

CEILING y FLOOR

Finalmente tenemos las funciones CEILING y FLOOR, que también se emplean como una forma de redondeo. En esta ocasión se eliminan los decimales y se redondea el número hacia arriba o hacia abajo, según el comando que utilicemos.

Sintaxis: =CEILING(número, redondeo) y =FLOOR(número, redondeo)

Ejemplo: =CEILING(2.3, 1) devolverá 3, mientras que =FLOOR(2.3, 1) devolverá 2

La mejor alternativa a Microsoft Excel: WPS Sheets

Todas estas fórmulas básicas de Excel y muchas otras fórmulas avanzadas están disponibles también en aplicaciones compatibles con Excel como WPS Sheets. Esta aplicación está incluida en la suite de WPS Office, que se puede descargar de forma gratuita y utilizar de forma indefinida dentro de su configuración básica sin tener que pagar nada. Entre sus principales ventajas destacan las siguientes:

·        Versión gratis. Puedes usar WPS Sheets de forma totalmente gratis con sus funciones básicas, así que no necesitarás gastar nada para poder trabajar con estas formas de Excel. En cambio, Microsoft Office tiene un precio de 69,99 € / año, lo que hace que sea poco accesible para la mayoría de usuarios.

·        Compatibilidad con formatos de Office. WPS Sheets te permite trabajar con todos los formatos de Excel empleados por Microsoft Office. En total es compatible con 17 formatos distintos, incluyendo .XLS, .XLSX, .XLSM, .XLT, .CSV, .TXT, .PDF y más.

·        Compatibilidad multiplataforma. No solo puedes utilizar WPS Sheets en un sistema operativo Windows o macOS, sino que además también dispones de aplicaciones móviles para Android o iOS, así como de una versión para Linux.

·        Integración con la nube. Con WPS Office puedes trabajar integrando plataformas en la nube como Dropbox o Google Drive, lo que te facilita las cosas a la hora de trabajar en equipo o editar tus documentos de forma remota.

·        Interfaz accesible. Muchos usuarios consideran que la interfaz de Microsoft Office es demasiado compleja, así que WPS Office pone a tu disposición una interfaz simplificada que agiliza tus procesos de trabajo.

·        Variedad de funciones. WPS Sheets no solo te permite utilizar todas las funciones habituales de Microsoft Excel, sino que además incluye funciones únicas como la posibilidad de crear facturas o dividir las celdas por lotes.

¡Puedes descargar WPS Office ahora y empezar a trabajar con WPS Sheets de forma gratuita!

Preguntas frecuentes

¿Qué debo hacer si una fórmula en Excel no está funcionando correctamente?

En caso de que alguna de tus fórmulas no funcione de forma adecuada, presta mucha atención a la forma y a la disposición de tu hoja de cálculo para buscar posibles errores.

¿Cómo se utilizan las fórmulas básicas de Excel en WPS Sheets?

En este artículo tienes una lista de fórmulas básicas con una explicación simplificada para que puedas utilizarlas fácilmente.

¿Cuáles son las diferencias entre WPS Sheets y Excel?

Las dos aplicaciones te permiten trabajar con hojas de cálculo y editar tus documentos de Excel fácilmente. Sin embargo, WPS Sheets se puede utilizar de forma gratuita con sus funciones básicas, mientras que Microsoft Office cuesta 69,99 € / año.

¿Cuáles son las fórmulas más utilizadas en Excel?

Algunas de las fórmulas más empleadas en Excel son SUMA, PROMEDIO o SI, aunque todo dependerá de tu proyecto en específico y de tus necesidades de cálculo.

Resumen:

Aprender a dominar las fórmulas básicas de Excel es una de las principales claves para elaborar presupuestos eficaces o gestionar la contabilidad de una empresa. En este artículo analizamos las principales fórmulas y funciones de Excel para que puedas elaborar tus hojas de cálculo de manera automatizada y agilizar tus procesos de trabajo.