Si trabaja con muchas hojas de cálculo regularmente, tendrá que comparar sus hojas para encontrar correlaciones entre los datos. Hacerlo le permitirá identificar cambios, encontrar errores, seguir las reglas de cumplimiento, validar datos e impulsar la colaboración.
Si no sabe cómo comparar archivos de Excel, está en el lugar correcto. Lea este blog hasta el final para que pueda aprender a comparar diferentes archivos de Excel uno al lado del otro sin perder tiempo ni esfuerzo.
Método1: usa la función de comparación en paralelo
La forma más sencilla de comparar archivos de Excel en poco tiempo es mediante el uso de la función de comparación en paralelo integrada en Excel. Uno de los mayores beneficios de esta función es que es muy fácil de usar.
Así es cómo puede usar esta característica:
Paso 1: Comience por abriendo dos hojas de cálculo en Excel. Puede abrir más de dos hojas de cálculo si lo desea. Sin embargo, se recomienda comparar dos archivos uno al lado del otro para que pueda tener una mejor idea de las entradas.
Paso 2: Asegúrese de verifique ambas hojas de cálculo al verlas por separado para que no tenga ningún problema durante la comparación.
Paso 3: Una vez que confirme que ambos archivos están abiertos, puede navegar a la Pestaña "Ver" y haga clic en el Botón "Ver lado a lado" para comenzar con el proceso de comparación.
Paso 4: Ahora, podrás ver ambas hojas de cálculo lado a lado y comparar cualquier entrada de datos sin perder tiempo ni esfuerzo.
Método 2: usa la función de formato condicional
Otra excelente manera de comparar archivos de Excel es mediante el uso de la función de formato condicional. Recuerde que esta función no se puede utilizar en dos hojas de cálculo diferentes, por lo que deberá integrar diferentes hojas de cálculo en una sola.
Así es cómo puede usar esta característica:
Paso 1: Lo primero que debe hacer es abrir su hoja de trabajo deseada que contiene datos en WPS Office.
Fuente:wps.com
Paso 2: Ahora, proceda a seleccionar las celdas en la hoja. Si lo hace, le permitirá ejecutar el operación de comparación sin perder su tiempo y esfuerzo.
Fuente: wps.com
Paso 3: Una vez que haya seleccionado todas las celdas en su hoja de cálculo, deberá hacer clic en el Opción "Formato condicional" en la pestaña Inicio de WPS. Esta función de formato lo ayudará a comenzar con la comparación.
Fuente: wps.com
Paso 4: Una vez que se le muestre el cuadro de diálogo de Formato condicional, se le presentarán varias otras opciones. Continúe haciendo clic en el botón "Nueva regla" para que se pueda identificar un proceso para comparar celdas fácilmente.
Fuente: wps.com
Paso 5: Una vez que haga clic en el"Nueva regla," se le proporcionará una gran cantidad de nuevas opciones según su gusto. Asegúrese de hacer clic en "Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear" para que pueda formatear sus celdas de acuerdo con la condición que describe.
Fuente: wps.com
Paso 6: El cuadro que aparece una vez que haces clic en"Use una fórmula para determinar qué celdas formatear" le permitirá escribir su condición. Asegúrese de no cometer un error al ingresar la fórmula para garantizar que todo el proceso se desarrolle sin problemas.
Fuente: wps.com
Paso 7: Ahora que comienza a ingresar la fórmula, deberá definir el rango en el que desea ejecutar el formato. La fórmula en este caso dado es“=A2 Hoja1! A2”
Fuente: wps.com
Paso 8: Una vez que ingrese la fórmula y confirme que no tiene problemas, puede proceder a hacer clic en el Botón "Formatear" para decidir cómo se mostrará la comparación entre las entradas.
Fuente: wps.com
Paso 9: En el Función "Formato de celdas", se le presentarán varias opciones para decidir cómo desea que se muestran las entradas en su hoja de cálculo. Puedes elegir las opciones a tu gusto para no tener problemas.
Fuente: wps.com
Paso 10: En este ejemplo, vamos a elegir el “Color amarillo para indicar las diferencias entre las celdas. Si lo hace, se asegurará de que podamos ver claramente todas las entradas en los datos.
Fuente: wps.com
Paso 11: Una vez que haga clic en elBotón "Aceptar", verás en el"Nueva regla de formato" caja que la"Avance" ha cambiado su color a amarillo. Esto indica que se le ha solicitado a su hoja de cálculo que seleccione ciertas celdas y las muestre según el color que elija.
Fuente: wps.com
Paso 12: Al hacer clic en elBotón "Aceptar", ahora podrá ver algunas entradas resaltadas con el color amarillo. Este color indica que se han completado algunas comparaciones en los datos.
Fuente: wps.com
Los 12 pasos mencionados anteriormente pueden ayudarlo a formatear los datos en su hoja de cálculo según sus preferencias. Puede usar este proceso exactamente para formatear una gran cantidad de datos en muy poco tiempo.
Método 3: Usa una fórmula
Otra forma eficiente de comparar archivos de Excel sin perder tiempo y esfuerzo es trabajar con una fórmula. El mayor beneficio de usar una fórmula para comparar es que puede ayudarte a ahorrar mucho tiempo valioso.
Así es como se usa la fórmula de la manera correcta:
Paso 1: Comience abriendo la hoja de cálculo deseada en WPS y seleccione las celdas que desea comparar. Luego haga clic en el celda superior izquierda para que pueda continuar con el proceso de comparación. Una vez que haga la selección, use el Ctrl + Mayús + Fin combinación para continuar.
Paso 2: A continuación, deberá hacer clic en el Función de formato condicional en la pestaña Inicio de Excel para hacer clic en el"Use una fórmula para determinar qué celdas formatear" botón. Para hacerlo, deberá ingresar una fórmula específica.
Paso 3: En nuestro caso, usaremos=A1Hoja2!A1 fórmula para encontrar los valores que son diferentes entre sí.
Fuente:ablebits.com
Dos herramientas para comparar diferencias entre archivos de Excel
El tiempo y el esfuerzo necesarios para comparar archivos de Excel pueden ser muy difíciles de manejar. Si no desea usar fórmulas o patrones de formato, debería considerar usar cualquiera de estas dos herramientas que se analizan a continuación.
I. Comparador XL
Lo bueno de la herramienta XL Comparator es que le brinda muchas funciones de comparación. Puede decidir qué cosas buscar y cuáles ignorar cuando compara dos archivos.
II. Nublado Excel
Cloudy Excel es otra herramienta que se puede usar para comparar archivos de Excel. Lo bueno de esta herramienta es su sencillez. Con esta herramienta, seguramente encontrará lo que está buscando en una hoja de Excel en muy poco tiempo.
Preguntas frecuentes
P. ¿Puedo comparar archivos de Excel en diferentes sistemas operativos?
R. Puede comparar archivos de Excel en varios sistemas operativos. Sin embargo, deberá asegurarse de que el sistema operativo que va a utilizar pueda admitir archivos que manejen el formato .xlsx. Por ejemplo, puede usar WPS Office en Windows, Mac y Linux para comparar archivos.
P. ¿Qué debo hacer si los archivos compartidos contienen información confidencial?
R. Los archivos de comparación de Excel comprometen la seguridad de sus datos. Es por eso que debe tener cuidado al usar esta función. Estos son algunos consejos que le ayudarán a proteger sus datos cuando compare archivos:
Elimine todos los datos confidenciales de su archivo.
Envíe sus archivos a través de servidores de archivos cifrados.
Asegúrese de cifrar sus archivos por seguridad.
Solo permite que las personas autorizadas accedan a sus archivos.
Proteja sus archivos utilizando métodos de protección seguros.
Elimine cualquier archivo que ya no utilice para necesidades individuales o profesionales.
P. ¿Puedo comparar archivos de Excel con diferentes versiones de Microsoft Excel?
R. Es posible comparar archivos de Excel en diferentes versiones de Microsoft Excel. Sin embargo, si desea evitar problemas de comparación, debe considerar usar la versión más actualizada de Excel para archivar fácilmente.
Función todo en uno: WPS Office
La función de comparación de archivos de Excel puede facilitar las cosas si tiene que manejar una gran cantidad de datos. Sin embargo, si no quiere trabajar con fórmulas largas o no le gusta la interfaz de Microsoft Excel, debería considerar usar WPS Office.
Lo bueno de WPS Office es que te ayuda a crear hojas de cálculo (WPS Spreadsheet), documentos, diapositivas y archivos PDF en un solo lugar. Puede utilizar este potente software en plataformas líderes, como iOS, Android, Linux, Mac y Windows.
Comenzar con WPS Office es más fácil en comparación con otras herramientas. Por ejemplo, a diferencia de Microsoft Office, no necesita comprar un plan para usar WPS Office. La interfaz fácil de usar de WPS Office lo convierte en la elección perfecta para sus necesidades personales y profesionales.
