Conocer todas las fórmulas de Excel y sus funciones es ideal para poder trabajar con hojas de cálculo realmente eficaces. Sin embargo, también es importante que nos familiaricemos con las funciones de Excel más usadas, porque estas características nos permiten agilizar nuestros procesos de trabajo y mejorar aún más nuestros proyectos.

¿Cuáles son las 10 funciones más usadas en Excel?

Contamos con una amplia variedad de funciones de Excel a nuestra disposición para poder trabajar más fácilmente con nuestros proyectos. Dominar las funciones de Excel básicas nos ayudará a trabajar con mucha más agilidad en cualquier hoja de cálculo, automatizando aún más procesos, y optimizando su presentación todavía más. Vamos a ver entonces las mejores funciones en Excel, ejemplos de cómo usarlas, y algunos otros consejos útiles.

¿Cuáles son las 10 funciones más usadas en Excel?

Además de conocer las fórmulas básicas de Excel, hay algunas características del software que pueden ayudarnos a mejorar todavía más nuestras hojas de cálculo. Las más destacadas son:

Filtro

El botón de 'Filtro' se encuentra en el menú 'Datos' de Excel, y nos permite filtrar el contenido de una serie de celdas en función de distintos criterios que podemos establecer en la ventana de ajuste. Estos criterios pueden ser numéricos o de formato. Basta con establecer el filtro y pulsar el botón 'Aceptar' para ver los datos filtrados.

Ordenar

Otra posibilidad es la de ordenar los valores en un intervalo de celdas utilizando el botón 'Ordenar' de la pestaña 'Datos', justo al lado del botón 'Filtro'. Al hacerlo veremos una ventana emergente donde podemos determinar si queremos que los valores se ordenen de menor a mayor, de mayor a menor, o siguiendo cualquier otro criterio personalizado.

Formato condicional

En la pestaña de 'Inicio' podemos acceder al botón de 'Formato condicional', que despliega toda una serie de opciones para dar formato a las celdas en función de distintos criterios. Se suele emplear en la contabilidad de las empresas para resaltar ciertos valores, por ejemplo marcando en rojo los que están por debajo de los valores esperados.

Resaltar duplicados

Dentro del botón de 'Formato condicional' podemos pedirle a Excel que resalte los valores duplicados dentro de una columna o cualquier otro conjunto de celdas. Esto es ideal cuando estamos trabajando con una lista muy grande de elementos en Excel, y queremos asegurarnos de que esta lista no incluye elementos repetidos.

Buscar y reemplazar

En la pestaña de 'Inicio' de Microsoft Excel tenemos un botón de 'Buscar y seleccionar' con el que podemos hacer una búsqueda inmediata de cualquier valor en la hoja de cálculo. Además de localizar estos valores, podemos reemplazarlos introduciendo un valor con el que queremos sustituir el valor localizado en primera instancia.

Creación de gráficos

Al seleccionar un conjunto de valores en Microsoft Excel podemos crear un gráfico que los represente de forma visual en la pestaña de 'Insertar'. Existen múltiples gráficos diferentes entre los que podemos elegir, desde los gráficos de barras hasta los gráficos circulares o incluso los mapas conceptuales.

Combinar y dividir celdas

En algunas ocasiones no necesitaremos un conjunto de celdas completamente uniforme para nuestros proyectos de Excel. Por fortuna, el software nos permite combinar celdas o dividirlas según nos convenga. Para esto no hay más que ir a la pestaña 'Inicio' y seleccionar la opción 'Combinar y centrar'. En el menú desplegable podremos elegir la herramienta que queremos.

Añadir una lista desplegable

Cuando utilizamos Microsoft Excel como una herramienta de creación de formularios resulta muy útil añadir listas desplegables en algunas celdas. Esto se hace en la pestaña 'Datos', y luego en el botón 'Validación de datos'. Entonces veremos en la ventana emergente donde podemos establecer los valores elegibles, por ejemplo fechas o selecciones numéricas.

Atajos de teclado en Excel

A todas estas funciones de Excel avanzado hay que añadir una extensa selección de atajos de teclado que nos hacen la vida mucho más fácil al trabajar con nuestras hojas de cálculo. A continuación tienes una tabla con los más habituales.

Fórmulas de Excel

Finalmente, es importante que te familiarices con las fórmulas de Excel más utilizadas, y que domines las que necesitas emplear en tu proyecto. Hay más de 400 fórmulas disponibles en Microsoft Excel, que también puedes utilizar en la aplicación de WPS Office compatible con Excel: WPS Sheets.

WPS Sheets: Una forma más versátil de trabajar con Excel

Uno de los principales problemas que tiene Microsoft Excel es su elevado costo, que asciende a 69,99 € / año. Son muchos los trabajos y proyectos en los que necesitamos trabajar con nuestras hojas de cálculo, pero no siempre podemos permitirnos una suscripción de este tipo. Por eso es cada vez más habitual optar por alternativas actualizadas y gratuitas como WPS Office, que incluye un software compatible con Excel llamado WPS Sheets.

Entre las ventajas de WPS Sheets destacan todas estas:

·        Uso gratuito. Puedes descargar la suite de WPS Office y comentar a editar tus hojas de cálculo con WPS Sheets utilizando la versión gratuita de la suite. Esta versión es gratis para siempre, e incluye toda una serie de funciones básicas para trabajar con documentos de Excel. Si luego quieres la versión Premium, solo cuesta 35,99 € / año.

·        Herramientas en la nube. WPS Office se puede utilizar en combinación con toda una serie de herramientas en la nube como Dropbox o Google Drive, de modo que te lo pone muy fácil para editar tus documentos desde otros dispositivos o compartirlos con otros usuarios.

·        Compatibilidad con Excel. La aplicación de WPS Sheets es totalmente compatible con todos los formatos de Microsoft Excel en su versión más reciente. Esto incluye formatos clásicos como XLS, formatos avanzados como XLSX, y archivos de base de datos como CSV.

·        Compatibilidad multiplataforma. WPS Office está disponible para todo tipo de equipos de escritorio, incluyendo los que funcionan con Windows, Linux y macOS. Además, también dispone de aplicaciones compatibles con Android y iPhone.

·        Facilidad de uso. La interfaz de WPS Sheets es realmente sencilla de utilizar y se asemeja bastante a la de Microsoft Excel. Esto facilita la curva de aprendizaje y simplifica todos tus procesos de trabajo.

Puedes descargar WPS Office gratis desde la web oficial y utilizarlo sin compromiso durante todo el tiempo que lo necesites. ¡Sus funciones gratuitas están siempre disponibles!

Preguntas frecuentes

¿WPS Sheets es totalmente compatible con los formatos de archivos Excel?

Sí, este software se puede utilizar para trabajar con cualquier tipo de archivo de Microsoft Excel. Podrás continuar editando un archivo XLSX creado primero en Excel, enviarlo a un usuario que trabaja con la suite de Microsoft, recibirlo de vuelta, y así sucesivamente.

¿Cuál es la diferencia principal entre WPS Sheets y Microsoft Excel?

Los dos softwares son compatibles con los principales formatos de hoja de cálculo e incluyen funciones avanzadas de edición. La principal diferencia está en que WPS Sheets dispone de una extensa versión gratuita y, además, incorpora funciones nuevas para la facturación.

¿Puedo utilizar WPS Sheets gratis?

¡Sí! La suite de WPS Office se puede utilizar gratuitamente con las funciones básicas del software, que, además, son bastante generosas. Solo tendrás que pagar por la versión Premium si quieres acceder a las funciones más avanzadas del software.

Resumen:

Además de familiarizarte con las fórmulas de Excel más importantes para tu proyecto, también es aconsejable que conozcas las 10 funciones más usadas de Excel para sacarle el máximo partido al software. En este artículo te mostramos las más destacadas, desde la configuración de filtros hasta la combinación de celdas o los atajos de teclado. Además, te mostramos las ventajas de optar por un software de Excel alternativo como WPS Sheets.