A menudo nos encontramos con libros de Excel repletos de hojas que necesitamos separar en archivos independientes para compartir información específica sin exponer todo el documento, o simplemente para organizar mejor nuestros datos. En este artículo compartiré una guía detallada sobre cómo separar hojas de Excel en archivos independientes utilizando WPS Office, una herramienta que simplifica este proceso significativamente.
¿Cómo separar un libro de trabajo en archivos independientes?
Separar un libro de trabajo de Excel en archivos independientes para cada hoja es más sencillo de lo que parece. Para hacerlo tan solo tenemos que seguir los siguientes pasos:
Abre el libro de Excel que quieres separar en archivos independientes.
Pulsa sobre ‘Datos’ y luego sobre ‘Dividir hoja de cálculo’.
Selecciona ‘Dividir hojas por contenido’ para extraer solo aquello que tengas marcado o ‘Dividir ‘libros por hoja’ para extraer hojas por separado.
Acepta para iniciar la extracción y guardarla en la carpeta o ubicación que desees.
¿Cómo separar hojas de Excel en archivos independientes incluyendo hojas de cálculo ocultas?
En el caso de que desees separar hojas de Excel, incluyendo hojas de cálculo ocultas en archivos independientes, deberás repetir el mismo proceso y, tras seleccionar la opción ‘Dividir ‘libros por hoja’:
Marcar la cajita ‘Contiene hojas ocultas’ que verás en la parte superior derecha.
Seleccionar aquellas hojas ocultas que deseas extraer, tanto si deseas extraerlas en conjunto con el resto de hojas, como si deseas extraerlas por separado.
Acepta para iniciar la extracción y guardarla en la carpeta o ubicación que desees.
¿Cómo personalizar el rango para separar hojas de Excel?
En el caso de que desees personalizar el rango para separar hojas de Excel, deberás:
Abre el libro de Excel que quieres separar en archivos independientes.
Pulsa sobre ‘Datos’ y luego sobre ‘Dividir hoja de cálculo’.
Selecciona ‘Dividir hojas por contenido’ y marca la casilla ‘Mis datos tienen encabezados’ y, posteriormente, la columna que deseas separar.
Una vez hayas seleccionado el lugar en el que deseas extraer el archivo, acepta y espera a que se extraiga.
¿Cómo separar hojas de Excel de forma dividida equitativa?
Si lo que necesitas es separar hojas de cálculo y dividirlas de forma equitativa, sigue los siguientes pasos:
Una vez dentro de ‘Datos’ y luego sobre ‘Dividir libros’.
A continuación, pulsar sobre ‘Añadir más archivos’ y, una vez los hayas elegido, pulsar sobre ‘Siguiente’.
Es ahora cuando se te pedirá que establezcas un rango de división. Si, por ejemplo, necesitas dividir el libro de trabajo trimestralmente, marca "División promedio" en el área de método de división e introduce "Cada 3 páginas" para que cada tres hojas de cálculo se dividan en un documento diferente.
Guarda y, si lo deseas, comparte tu documento.
La mejor alternativa a Microsoft Excel: WPS Spreadsheet
WPS Spreadsheet está considerada tanto por expertos en suites de ofimática como, sobre todo, por usuarios de este tipo de software, como la mejor alternativa a Microsoft Excel, al ofrecer características únicas y avanzadas, especialmente en la manipulación y gestión de hojas de cálculo.
Veamos algunas de las funcionalidades que hacen de WPS Spreadsheet una herramienta tremendamente interesante tanto para profesionales, como para estudiantes y usuarios domésticos.
Herramientas avanzadas para la división y combinación de hojas
WPS Spreadsheet facilita la división y combinación de hojas de cálculo, permitiendo a los
usuarios manejar datos extensos con mayor eficiencia. Por ejemplo:
División automática de hojas: Puedes dividir un libro de trabajo completo en archivos separados con solo unos pocos clics, cada hoja se convierte automáticamente en un nuevo archivo independiente, lo que ahorra tiempo y minimiza los errores humanos.
Combinación de múltiples hojas de cálculo: Similarmente, WPS Spreadsheet permite combinar varias hojas o libros de trabajo en uno solo, simplificando la consolidación de información y reportes.
Funcionalidad superior para manejar datos masivos y complejos
WPS Spreadsheet está diseñado para soportar y manejar grandes volúmenes de datos sin comprometer el rendimiento, lo que es ideal para usuarios que trabajan con grandes bases de datos o conjuntos de datos complejos. Esto incluye:
Capacidad de procesamiento mejorada: Capaz de manejar cientos de miles de filas sin ralentizaciones significativas, lo que lo hace adecuado para análisis de datos intensivos.
Herramientas de análisis integradas: Ofrece funciones avanzadas de filtrado, ordenación y búsqueda para gestionar datos de manera eficiente, lo que ayuda a los usuarios a extraer insights valiosos de sus datos rápidamente. Aunque algunas de ellas requieren de la versión ‘Pro’, valen cada céntimo de lo que ofrecen.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las ventajas de utilizar WPS Office para separar hojas de Excel en archivos independientes?
Utilizar WPS Office para separar hojas de Excel ofrece varias ventajas significativas:
Eficiencia: Reduce significativamente el tiempo necesario para dividir un libro de trabajo en múltiples archivos, gracias a sus herramientas automatizadas.
Facilidad de uso: La interfaz intuitiva de WPS Office hace que sea fácil de usar incluso para usuarios sin experiencia técnica avanzada.
Funciones avanzadas: Proporciona opciones adicionales como dividir según contenido específico o personalizar el rango de división, ofreciendo más control sobre el proceso.
Compatibilidad total: WPS Spreadsheet, al igual que el resto de herramientas de WPS Office, no solo es compatible con todos los archivos de Microsoft Office, sino con prácticamente cualquier archivo de ofimática importante, lo que supone toda una garantía a la hora de trabajar con este software.
¿Cómo dividir hojas por contenido en Excel usando WPS Office?
Dividir hojas por contenido en WPS Office se realiza mediante la siguiente manera:
Identificar el contenido: Define el criterio según el cual quieres dividir las hojas (por ejemplo, por departamento o categoría).
Usar la herramienta de división: En WPS Spreadsheet, utiliza la herramienta de división y selecciona la opción para dividir por contenido, configurando los parámetros según tus necesidades.
Automatizar el proceso: La herramienta procesará automáticamente el libro de trabajo y creará nuevos archivos basados en los criterios especificados.
¿Es seguro separar hojas de Excel en archivos independientes utilizando herramientas en línea?
La seguridad al utilizar herramientas en línea para manipular datos sensibles siempre es una preocupación:
Seguridad de datos: WPS Office utiliza tecnologías de encriptación y protección de datos para asegurar que toda la información manejada a través de sus herramientas
en línea se mantenga segura.
Privacidad garantizada: Políticas de privacidad estrictas aseguran que los datos del usuario no sean compartidos sin su consentimiento.
Resumen
A lo largo de este artículo hemos explorado cómo separar eficazmente las hojas de Excel en archivos independientes utilizando WPS Office. Un programa que destaca por su facilidad de uso y eficiencia a la hora de trabajar con todo tipo de hojas de cálculo.
Así que si todavía no has probado WPS Spreadsheet, te animamos a descargar WPS Office para acceder a funcionalidades avanzadas que te ayudarán a trabajar más eficientemente.
