En el mundo empresarial, la gestión eficiente de las finanzas es esencial para el éxito y la sostenibilidad de cualquier empresa, ya sea grande o pequeña. Entre las muchas tareas financieras que deben realizarse, la creación de facturas es una de las más importantes. Las facturas no solo son documentos legales que detallan las transacciones comerciales entre un vendedor y un comprador, sino que también son una herramienta crucial para el seguimiento de los ingresos, la gestión del flujo de efectivo y el mantenimiento de registros precisos.
Aunque existen numerosas aplicaciones y software especializados para la creación de facturas, una opción accesible para muchas empresas es utilizar Microsoft Excel. Excel, ya que nos ofrece una amplia gama de funciones y herramientas que permiten diseñar y personalizar nuestras facturas de manera eficiente y profesional.
En este artículo, exploraremos paso a paso cómo crear facturas en Excel, desde la configuración inicial de la hoja de cálculo hasta la personalización de los detalles específicos de la factura para crear facturas profesionales y estéticas. Además, conoceremos algunos métodos con los que podrás aprender a crear factura de una forma mucho más rápida y conveniente.
Continua leyendo y aprende cómo dominar la habilidad de crear facturas en Excel. ¡Empecemos!
Parte 1 ¿Qué es una factura?
Si eres un principiante en el mundo de los negocios, tal vez te estarás preguntando ¿Qué es una factura? Una factura no es más que un documento comercial que registra la venta o la compra de un bien o un servicio. Se trata de una herramienta fundamental en el ámbito empresarial que registra de manera formal, legal y fiscal la transacción realizada. Además, sirve para demostrar que la operación ha sido válida y que se han pagado los impuestos correspondientes.
Toda factura debe proporcionar información detallada sobre los productos o servicios adquiridos, incluyendo su descripción, cantidad, precio unitario, impuestos aplicables, y el total a pagar.
Además de ser un registro de la transacción, la factura cumple varias funciones importantes:
1. Registro Contable: Sirve como evidencia de la venta y la compra, lo que permite a ambas partes llevar un registro preciso de sus transacciones financieras. Además sirve como justificante y garantía ante cualquier problema que pueda surgir entre el vendedor y el comprador.
2. Control de Inventarios: En el caso de bienes, la factura ayuda a mantener un registro actualizado del inventario al registrar las ventas realizadas.
3. Gestión de Pagos: La factura establece los términos de pago acordados entre el vendedor y el comprador, incluyendo la fecha de vencimiento y los métodos de pago aceptados.
4. Cumplimiento Fiscal: La emisión de facturas es un requisito legal en muchos países para el cálculo y la declaración de impuestos, tanto para el vendedor como para el comprador.
A su vez, para la empresa es el justificante fiscal que detalla a Hacienda cada ingreso y gasto realizado. un gasto que no se acredite en una factura no es un gasto a efectos legales, por lo que no se podrá incluir en la contabilidad de la empresa.
Parte 2 ¿Cómo hacer facturas en excel en Microsoft Excel paso a paso?
Ahora que sabes qué es una factura, vamos a profundizar en la habilidad de crear facturas. Lo primero que debes saber es qué elementos debe incluir tu factura para que esta sea válida, ya que la omisión de alguno de estos elementos puede anular la validez de esta. Por lo tanto vamos a conocer qué elementos debe contener una factura.
Tus datos fiscales: Lo primero que debes incluir en tus facturas son tus datos fiscales, tales como tu nombre o el de tu empresa, tu dirección fiscal, tu número de identificación fiscal (NIF) o tu número de identificación nacional. También puedes incluir tus datos de contacto (teléfono, correo electrónico, etc.)
Los datos fiscales de tu cliente: En segundo lugar, debes especificar los datos relativos a tu cliente, como por ejemplo su nombre, su dirección fiscal, su número de identificación fiscal (NIF) o su número de identidad nacional.
Detalles de la factura: También debes incluir toda la información relacionada con la factura. En primer lugar, toda factura debe estar numerada y seguir un orden correlativo. También, debes indicar la fecha de emisión de la factura y la fecha en la que se realizó la operación de compra y venta. Otros datos importantes son las condiciones del pago, es decir el plazo de pago acordado, y el método de pago aceptado.
Descripción de los Bienes o Servicios: Bien, ahora entraremos en el cuerpo de la factura. Aquí debes incluir los detalles de lo que estás vendiendo incluyendo la cantidad, qué tipos de bienes o servicios son, el precio por unidad y el total.
Importes y total: Otra parte importante de toda factura es la información relacionada con el precio. Aquí debes incluir aspectos como el importe total antes de los impuestos, especificar qué impuestos estás cobrando y con qué porcentaje, el importe total con los impuestos y el tipo de moneda con el que se realiza la transacción
Información adicional: Por último, se incluyen todas las especificaciones e informaciones que creas que son importantes para la factura o si quieres dejar alguna nota con referente al pago.
¡Listo! Esto es todo lo que debe contener tu factura, ahora ya puedes empezar a hacer tus propias facturas.
Ahora bien, a pesar de que existen múltiples programas especializados para crear una factura, te vamos a explicar un método mucho más asequible y utilizando un programa que lo más seguro es que ya conozcas, Microsoft Excel.
¿Cómo crear una factura utilizando plantillas de Excel?
Una de las formas más rápidas y sencillas de crear una factura es utilizar una plantilla. Excel ofrece una variedad de plantillas para que puedas crear tus facturas rápidamente, solo debe seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Abrimos Microsoft Excel y vamos a “Nuevo Documento”.
Paso 2: A continuación, buscamos en el buscador “Factura” y seleccionamos la que más nos guste.
Paso 3: Una vez seleccionada la factura que más se adecua a las necesidades de nuestra empresa, hacemos clic en ella y luego clic en “Crear”, automáticamente se abrirá una hoja de cálculo con la plantilla que hemos seleccionado.
Paso 4: Ahora vamos a editar la plantilla para incluir toda nuestra información, teniendo en cuenta todos los elementos que hemos explicado anteriormente.
Paso 5: Finalmente, una vez hayamos ingresado toda la información, guardamos la hoja de cálculo en formato .xlsx par poder modificarla más tarde. También podemos guardar la copia como PDF para poder enviarla al cliente o imprimir el archivo.
¿Cómo hacer facturas desde cero en Excel?
hemos visto cómo crear una factura con una plantilla de excel. Pero ¿Qué pasa si ninguna de las plantillas de Excel te gusta o ninguna de las plantillas se adecua a tus necesidades? ¡No te preocupes! también puedes crear tu propia factura desde cero, solo debes eur los siguientes pasos:
Paso 1: Abrimos una hoja de cálculo en Excel.
Paso 2: A continuación, eliminaremos las líneas de la cuadrícula.Para ello, en la barra del menú, hacemos clic en “Diseño de página” y en “Opción de hoja” desmarcamos “Ver” debajo de las líneas de la cuadrícula.
Paso 3: Ahora vamos a agregar un encabezado. En el menú, nos vamos a “Insertar” y buscamos “Encabezado y pie de página”. Hacemos clic y automáticamente se introducirá un encabezado en nuestra hoja. En el encabezado, escribiremos “Factura”. Podemos cambiar la fuente, el tamaño y el color del encabezado a nuestro gusto.
Paso 4: Una vez añadido el encabezado, podemos empezar a ingresar los datos de la factura. Primero, introducimos nuestros datos fiscales en la parte superior izquierda de la hoja, y en la parte superior derecha añadimos los detalles de la factura (fecha de emisión de la factura, fecha del pago realizado, número de la factura, etc.). A continuación, debajo de nuestros datos fiscales, añadimos la información de nuestro cliente.
Paso 5: El siguiente paso es crear una lista detallada de los servicios o los bienes que estamos vendiendo. Para ello, insertamos una tabla en la que incluiremos la descripción del producto, la cantidad, el precio por unidad y el precio total. Después de añadir los datos de los productos, en la parte inferior, especificamos los detalles del pago, es decir, el precio total sin los impuestos, el desglose de los impuestos que estamos cobrando, si añadimos algún descuento y el precio final incluyendo los impuestos y descuentos. Podemos cambiar el formato y el color de la tabla a nuestro gusto.
Paso 6: Finalmente, añadimos los términos y condiciones del pago. Como pueden ser los días para pagar el monto adecuado, la forma de pago preferida o el tipo de moneda aceptada. También podemos añadir una nota con especificaciones más detalladas o una nota como agradecimiento al cliente por su compra. Por último, guardamos nuestra factura y ya podemos enviarla a nuestro cliente.
¡Lito! Ahora ya puedes dominar la habilidad de crear facturas a tu gusto y sin la necesidad de un programa específico. No obstante, puede que crear facturas manualmente te pueda parecer un poco tedioso, especialmente si tienes que hacer cálculos matemáticos y no se te da muy bien. No te preocupes, podemos utilizar algunas fórmulas de Excel para que el cálculo de nuestras facturas sea automático y no cometas ningún error.
Multiplicación para calcular el total de un artículo:
Si tienes una columna para la cantidad y otra para el precio unitario, puedes utilizar la fórmula de multiplicación para calcular el total de cada artículo, solo debes ubicarte en la celda en donde quieres escribir el total y escribir: “=celda en la que está el precio por unidad* celda donde está la cantidad”.
Suma para calcular el subtotal:
Puedes utilizar la función SUMA para sumar los totales de todos los artículos y calcular el subtotal de la factura (antes de añadir los impuestos). Solo debes ubicarte en la celda del precio total y utilizar la fórmula “=SUMA (celda de inicio de suma: celda final de suma)”.
Aplicar impuestos:
Si necesitas calcular impuestos sobre el subtotal, puedes multiplicar el subtotal por el porcentaje de impuestos aplicable. Por ejemplo, si el subtotal está en la celda E32 y el porcentaje de impuestos es del 21%, la fórmula en la celda donde quiere especificar el total con impuestos sería: “=E32*0.21”
Calcular el Total de la Factura:
También puedes utilizar la función SUMA para sumar el subtotal y el impuesto, si es aplicable, y así obtener el total de la factura. Por ejemplo, si el subtotal está en la celda E32 y el impuesto en la celda E36, la fórmula en la celda donde está el total sería: “=SUMA(E32+E36)”.
Estas son solo algunas de las fórmulas básicas que puedes utilizar para crear facturas en Excel. Dependiendo de tus necesidades específicas, es posible que necesites utilizar otras fórmulas más avanzadas o personalizadas. Además, puedes combinar estas fórmulas con funciones de formato condicional para resaltar automáticamente los totales o vencimientos, lo que puede hacer que tu factura sea más fácil de entender y más profesional.
Parte 3 Usa la herramienta de Creador de facturas en WPS Office para hacer una factura fácil y profesional
Hasta ahora hemos visto cómo crear una factura utilizando Microsoft Excel, este es un buen método para crear nuestras facturas sin la necesidad de recurrir a un programa en específico. Sin embargo, Microsoft Excel no es gratis, para utilizarlo debemos tener una suscripción que en muchos casos no es asequible para nuestro bolsillo. Es por eso que te proponemos una mejor opción que es gratuita y que nos permite utilizar Excel, Word, Power point, PDF y mucho más en una sola plataforma y sin tener que descargar otros software, estamos hablando de WPS Office.
WPS Office es una suite de informática todo en uno, que incluye una amplia variedad de funciones para que nuestro trabajo sea mucho más sencillo y eficiente. Entre sus funciones, WPS Office también incluye un creador de facturas. Este nos permite crear facturas personalizadas de alta calidad de forma rápida y sencilla, haciendo que ahorremos tiempo a la hora de realizar nuestras transacciones financieras. WPS Office cuenta con una interfaz fácil de usar y con múltiples herramientas que simplifican el proceso de creación de facturas y nos permite crear facturas profesionales y sin perder tiempo. Para cera facturas utilizando WPS Office debemos seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Abrimos WPS office, seleccionamos WPS Spreadsheet y creamos un documento en blanco.
Paso 2: En la barra del menú, hacemos clic en “Herramientas” y seleccionamos “Creador de facturas”.
Paso 3: A continuación, el programa abrirá una plantilla gratuita en la que podemos completar los detalles requeridos, incluidos los detalles de nuestra empresa, nuestro cliente, los productos que estamos vendiendo y todos los detalles relacionados con el pago y los impuestos.
Paso 4: Después de ingresar los valores de los bienes o los servicios y sus respectivas cantidades, el creador de factura nos ayudará a calcular todos los cálculos necesarios automáticamente para obtener el total de la factura. Luego, podemos elegir el diseño y el estilo que mejor se adapte a nuestros gustos.
Paso 5: Finalmente, podemos guardar nuestra factura en el formato de archivo que prefiramos y enviarla a nuestro cliente.
¡Listo! ya tenemos nuestras facturas muy fácilmente y sin tener que gastar mucho tiempo. El Creador de Facturas de WPS Office ofrece varias ventajas que pueden hacer que la creación y gestión de facturas sea más eficiente y profesional. algunas ventajas son:
Facilidad de Uso: El Creador de Facturas de WPS Office es intuitivo y fácil de usar, lo que lo hace accesible para aquellos usuarios que no dominen mucho la informática.
Plantillas Personalizables: Ofrece una variedad de plantillas de factura pre-diseñadas que puedes personalizar según tus necesidades específicas. Esto te permite ahorrar tiempo al no tener que crear una factura desde cero. Además, las diferentes plantillas de WPS Office hacen que nuestras facturas sean más profesionales.
Funciones Avanzadas de Edición: El creador de facturas de WPS Office permite la personalización completa de la factura, incluyendo la capacidad de agregar tu logotipo, modificar colores, fuentes y tamaños de letra, y ajustar el diseño según tus preferencias de branding.
Cálculos Automáticos: Además, puede realizar cálculos automáticos para totales, impuestos y descuentos, lo que minimiza los errores y agiliza el proceso de facturación.
Compatibilidad con formatos de archivo: WPS Office es compatible con una variedad de formatos de archivo estándar, como PDF y Excel, lo que facilita el intercambio de facturas con clientes y colaboradores.
Seguridad y Privacidad: Otra función de WPS Office es que ofrece medidas de seguridad para proteger tus datos y la privacidad de tus clientes, lo que te brinda tranquilidad al manejar información confidencial.
Parte 4 Diferentes tipos de factura y sus plantillas
Ahora bien, una vez ya conocemos cómo podemos hacer una factura, debemos conocer que existen múltiples tipos de facturas que responde a las necesidades específicas o los propósitos que tengamos.
Factura ordinaria: Es el tipo de factura más común y se utiliza para comprobar o dejar constancia de una operación económica.
Factura simplificada o ticket: Se trata, como su nombre lo dice, de una factura simplificada que se utiliza para transacciones de menor cantidad, suele contener menos detalles que una factura completa y es común para transacciones informales o compras en comercios minoristas.
Factura proforma: Es un documento preliminar que se envía al cliente antes de la entrega de bienes o servicios. No se trata de una factura legalmente vinculante, pero proporciona detalles de los productos o los servicios ofrecidos y sus costes estimados.
Factura rectificativa: También conocida como factura de abono o nota de crédito, se emite para corregir errores en una factura previamente emitida. Puede ser utilizada para descontar o corregir cantidades, precios impuestos u otros detalles.
Factura recapitulativa: Este tipo de factura permite recapitular o agrupar varias operaciones para un mismo destinatario en un mes natural. Tiene el valor legal de una factura ordinaria por lo que ha de contar con todos los datos.
Factura electrónica: Se trata de una factura emitida y recibida en formato electrónico, en lugar de en papel. Se utiliza cada vez más debido a sus ventajas en términos de eficiencia, ahorro de costos y seguridad.
Estos son algunos tipos de facturas que existen. Claro está, la elección del tipo de factura adecuada dependerá de las necesidades y los requisitos específicos de cada transacción y negocio.
Ahora que ya sabes cómo hacer una factura, te queremos presentar algunos formatos de facturas que ofrece WPS Office:
Factura básica simple:
Se trata de una factura básica y minimalista. Su diseño es muy simple lo que facilita su uso. Además, gracias a que no contiene muchos elementos hace que su lectura y compresión sea más simple. Puedes descargarla en el siguiente enlace: https://template.wps.com/detail/Simple-Basic-Invoice-xls-EXCEL-pc_507128/
Factura con horas y tarifa:
Es una plantilla personalizable adecuada para los autónomos y proveedores de servicios que cobran por horas. Incluye espacio para los detalles del vendedor y del comprador, las horas trabajadas, la tarifa por hora y el monto total. Puedes descargarla en el siguiente enlace: https://template.wps.com/detail/invoice-with-hours-and-rate-xlsx-excel-invoices-3c09de03/
Factura proforma Popular
Se trata de un formato de factura adecuado para transacciones comerciales internacionales. Incluye espacio para los detalles del vendedor y del comprador, la descripción del artículo, la cantidad, la tarifa y el monto total y es adecuado para empresas de diferentes tamaños. Puedes descargarla en el siguiente enlace: https://template.wps.com/detail/popular-proforma-invoice-xls-excel-invoices-pc_507129/
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo hacer una factura si no quiero hacerla desde cero?
Si prefieres no crear una factura desde cero, tienes varias opciones para utilizar plantillas prediseñadas que te ayudarán a agilizar el proceso. Algunas opciones son:
Utiliza Plantillas de Excel: Excel ofrece una variedad de plantillas de factura pre-diseñadas que puedes utilizar de forma gratuita. Simplemente abre la aplicación, busca en la galería de plantillas y selecciona la que mejor se adapte a tus necesidades. Luego, personaliza los detalles según sea necesario.
Explora un software de facturación en línea: Hay numerosos servicios en línea que ofrecen herramientas de facturación y contabilidad, muchos de los cuales tienen versiones gratuitas o de prueba. Estos servicios suelen incluir plantillas de factura personalizables que puedes utilizar para generar facturas de manera rápida y sencilla.
Utiliza el Creador de facturas de WPS: Con el Creador de facturas de WPS Office puedes crear tus propias facturas sin necesidad de gastar mucho tiempo, solo debes abrir el creador de facturas, introducir los datos. Además, no tienes que preocuparte por hacer cálculos, el Creador de facturas de WPS Office los hace de forma automática.
¿Cuál es la diferencia entre factura en Word y factura en Excel?
La diferencia principal entre una factura en Word y una en Excel radica en la forma en que se crean y se utilizan.
1. Factura en Word: En Word, una factura se crea utilizando un documento de procesamiento de texto. Puedes diseñar la factura colocando los elementos, como encabezados, detalles de productos o servicios, totales, etc., utilizando herramientas de formato de texto y tablas. Son más adecuadas para personas que prefieren un enfoque visual y de diseño más flexible, ya que pueden personalizar fácilmente la apariencia del documento utilizando herramientas de formato de texto, como fuentes, colores y estilos. Sin embargo, debido a que Word no está diseñado específicamente para cálculos numéricos, puede ser más complicado realizar cálculos automáticos o fórmulas matemáticas en una factura de Word. Esto puede requerir más trabajo manual para calcular totales, impuestos, descuentos, etc.
2. Factura en Excel: En Excel, una factura se crea utilizando una hoja de cálculo. Puedes diseñar la factura colocando los elementos en celdas individuales y utilizando funciones de Excel para realizar cálculos automáticos, como sumas, multiplicaciones y fórmulas matemáticas. Las facturas en Excel son más adecuadas para personas que necesitan realizar cálculos numéricos complejos o automatizar procesos, ya que Excel está diseñado específicamente para realizar operaciones matemáticas y análisis de datos. Además, Excel proporciona herramientas avanzadas de formato de celdas y gráficos, lo que permite una presentación más estructurada y profesional de la información numérica.
En resumen, la principal diferencia entre una factura en Word y una en Excel radica en la capacidad de realizar cálculos automáticos y la flexibilidad en el diseño y formato del documento. La elección entre una y otra dependerá de tus necesidades específicas y la complejidad de la factura requerida.
¿Cómo guardar una factura en formato PDF?
Para guardar una factura en Excel, haz clic en “Archivo”, después “Guardar como”. Luego, selecciona la opción “PDF (.*pdf)” del menú desplegable “Guardar como tipo”.
Resumen
Las facturas juegan un papel importante en todas las operaciones comerciales de nuestra empresa, ya que no solo son un documento que demuestra una operación comercial, sino que también sirven para declarar nuestras actividades fiscales. Ya seas un profesional independiente, propietario de una pequeña empresa o profesional corporativo, aprender a generar una factura en Excel es esencial. Dominar cómo hacer facturas te ayudará en el flujo de las cuentas de tu empresa, mantener un comprobante de los bienes o servicios vendidos y mantener la sostenibilidad de tu negocio a largo plazo.
En este artículo hemos explorado qué es una factura, qué elementos contiene y cómo hacerla utilizando Excel. Además te hemos presentado una alternativa mucho mejor que hacerla con Excel, ya que puedes hacerlo sin la necesidad preocuparte por los cálculos o cómo distribuir la información. Estamos hablando del Creador de facturas de WPS Office. El creador de facturas de WPS Office ofrece una amplia gama de herramientas para que crees tu factura a tu gusto y sin tener que perder mucho tiempo. Además, también ofrece muchas plantillas que pueden ayudarte a generar facturas mucho más precisas y profesionales.
¡A qué estás esperando! Descarga hoy mismo WPS Office y empieza a crear tus facturas de calidad y de forma rápida y sencilla.
