Tanto si trabaja en el departamento financiero, de marketing o de TI de su empresa, lo más probable es que maneje con frecuencia grandes conjuntos de datos. La gestión de estos datos puede ser un reto, especialmente cuando se encuentran duplicados. La mejor forma de gestionar los datos duplicados es eliminarlos de inmediato. En esta guía, le mostraré cómo eliminar los duplicados en Excel, agilizando su flujo de trabajo y mejorando la precisión de los datos.
¿Cuándo Es Necesario que una Persona de Negocios Elimine los Duplicados en Excel?
Las empresas se benefician considerablemente de este tipo de limpieza de datos para mejorar el manejo de los mismos y almacenar la información de forma más precisa. Aquí están las razones por las que es importante para una persona de negocios eliminar los duplicados en Excel:
Limpieza de los datos de los clientes:
Las empresas recopilan datos con frecuencia a través de varios medios, como en línea, en tiendas minoristas y en otros, y, a menudo, terminan con registros duplicados de la información de los clientes de las compras realizadas a través de estos diferentes canales. Al eliminar los registros duplicados, las empresas pueden mantener un registro de sus clientes mucho más preciso para utilizarlo en el futuro, evitando confusiones y obteniendo los mejores beneficios de estos datos.
Procesamiento de los pedidos de venta:
Al procesar los pedidos, existe la posibilidad de que un mismo pedido se realice varias veces debido a errores del sistema, fallos en la introducción de los datos, que varios canales reciban los mismos datos o que el cliente realice varios pedidos. Estos pedidos repetidos pueden causar confusión entre el personal y provocar ineficiencias y errores en el procesamiento de los pedidos. Si no se eliminan los pedidos duplicados, es posible que el mismo pedido se realice y envíe más de una vez, lo que provocaría envíos equivocados, un aumento de los gastos de envío y una posible disconformidad del cliente.
Gestión de la lista de los empleados:
Mantener una lista de los empleados precisa y actualizada es crucial para cualquier organización. Sin embargo, las entradas duplicadas pueden surgir fácilmente debido a la importación múltiple de datos o a la introducción manual de los mismos. Estos duplicados pueden tener consecuencias importantes para los procesos de nóminas y RR. HH..
¿Cómo Eliminar los Datos Duplicados en Excel?
Dado que, los errores de registro de los datos son comunes y pueden conducir a posibles pérdidas para cualquier empresa, he decidido abordar el tema de "cómo eliminar duplicados en Excel" proporcionándole una guía completa que no solamente es fácil de seguir, sino que, también explora las diferentes opciones disponibles en Excel para gestionar las entradas duplicadas.
Puede que, tanto las grandes empresas como las pequeñas empresas, se hagan la pregunta de cómo eliminar los datos duplicados en Excel. Es por esto que, he optado por realizar este tutorial utilizando WPS Spreadsheet, una alternativa gratuita que ofrece todas las funciones de hoja de cálculo de Excel.
Resaltar Duplicados
La primera herramienta que ofrece WPS Spreadsheet para trabajar con las entradas duplicadas es la función Resaltar. Esta función le permite identificar rápidamente cualquier entrada duplicada antes de continuar con los datos.
Por ejemplo, si usted ha introducido en una hoja de cálculo de Excel los datos de las transacciones de los clientes, es posible que haya algunos datos duplicados que fácilmente podrían pasarse por alto. Para utilizar la función de Resaltado de WPS Spreadsheet, siga estos pasos a continuación:
Paso 1: Abra WPS Spreadsheet y cargue los datos que desea comprobar en busca de datos duplicados.
Paso 2: Utilice el ratón para seleccionar las celdas que contienen los identificadores únicos de cada entrada.
Los identificadores únicos pueden ser un número de identificación, un código de cliente o cualquier otro campo que sólo deba aparecer una vez en su conjunto de datos.
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Paso 3: Vaya a la pestaña "Datos" y seleccione "Resaltar duplicados" para encontrar las entradas duplicadas en sus datos.
Paso 4: En el menú desplegable Resaltar duplicados, elija la opción "Establecer".
Paso 5: Aparecerá un cuadro “Resaltar Duplicados” mostrando las celdas que seleccionó anteriormente. Revise nuevamente este rango y haga los ajustes necesarios. Luego, haga clic en "Aceptar" para continuar.
Paso 6: Ahora, las entradas duplicadas en sus datos se resaltarán en naranja, haciéndolas resaltar para que usted las identifique fácilmente.
Gracias a la función Resaltar duplicados de WPS Spreadsheet, usted puede identificar fácilmente cualquier entrada duplicada en sus datos. Con unos pocos clics, usted puede asegurarse de que sus datos son precisos y están actualizados, ahorrándole tiempo y mejorando la toma de decisiones.
Eliminar Duplicados
Después de identificar las entradas duplicadas en los datos, usted puede simplemente filtrar las entradas duplicadas utilizando la función Eliminar duplicados de WPS Spreadsheet. Siga los pasos:
Paso 1: Abra la hoja de cálculo de los datos en la que haya aplicado la función de resaltado.
Paso 2: Seleccione las celdas de las que desea eliminar duplicados.
Paso 3: Para eliminar los duplicados, vaya a la pestaña "Datos" en la barra de herramientas y haga clic en el botón "Resaltar duplicados" para expandir las opciones.
Paso 4: Haga clic en la opción "Eliminar duplicados" del menú desplegable.
Paso 5: En la ventana Eliminar Duplicados, usted puede seleccionar o desmarcar las columnas según sea necesario. También puede ver el recuento de duplicados en las columnas seleccionadas.
Paso 6: Después de revisar la configuración, simplemente, haga clic en "Eliminar Duplicados".
Paso 7: WPS Spreadsheet le informará del número de entradas duplicadas eliminadas y el número de entradas únicas restantes. Haga clic en "Aceptar" para confirmar.
Seguir estos pasos le ayudará a eliminar con éxito todas las filas duplicadas de los datos seleccionados, que luego se pueden utilizar para el manejo posterior de los datos, como la previsión y el análisis de los datos, para lograr unos resultados más precisos.
Utilizar Fórmulas
Como profesional, usted también puede depender de la función "UNIQUE" de WPS Spreadsheet para eliminar los duplicados en las hojas de cálculo de Excel, mejorando así la eficiencia del flujo de trabajo y garantizando la exactitud de los datos en diversos contextos empresariales. A continuación, se explica cómo utilizar la función "UNIQUE":
Paso 1: Cambie la pestaña a WPS Spreadsheet para ver los datos.
Paso 2: Haga clic en cualquier celda vacía en la que vaya a utilizar la función "UNIQUE".
Paso 3: Comience la función escribiendo un signo igual, seguido de UNIQUE.
Paso 4: Usted verá la función UNIQUE aparecer en la sugerencia; haga clic en ella y presione la tecla “Tabulador” para seleccionar la función.
Paso 5: La función UNIQUE sólo tiene un argumento, que es el argumento Conjunto; simplemente, seleccione toda la tabla y pulse Enter.
Paso 6: Como resultado, se creará una nueva tabla, eliminando todos los datos duplicados. Ahora, usted podrá utilizar esta tabla para posteriores operaciones de manejo de datos.
WPS Spreadsheet hace que el manejo de la información sea conveniente para los profesionales de negocios, y con más herramientas de hoja de cálculo disponibles, los profesionales pueden trabajar sin problemas con los datos para su posterior análisis. Personalmente, le recomiendo WPS Spreadsheet porque le proporciona todas las herramientas de oficina en un solo entorno, y además de la manera más rentable.
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Las empresas prosperan gracias a la confianza. Desde la contratación de los empleados de confianza hasta el establecimiento de las relaciones comerciales seguras, e incluso dependiendo de un software que no fallará en los momentos críticos, la confianza es la piedra angular de las operaciones comerciales exitosas. Esta es la razón por la que WPS Office se ha convertido en la primera opción para muchas empresas. Ofrece todas las capacidades de un paquete ofimático y, lo que es más importante, ahora está equipado con IA.
Generación de Contenidos: WPS AI puede ayudarle a generar contenido de alta calidad rápidamente, ya sea para redactar un informe, crear material de marketing o redactar correspondencia comercial. Esto ahorra tiempo y mejora la productividad.
Análisis de los Datos: Las herramientas impulsadas por IA pueden analizar grandes cantidades de datos, identificar las tendencias y proporcionar información procesable, ayudando a las empresas a tomar las decisiones más rápidamente.
Automatización: Las tareas rutinarias, como la introducción de los datos, la generación de informes y la programación, se pueden automatizar, lo que reduce la carga de trabajo de los empleados y les permite centrarse en actividades más estratégicas.
Colaboración Mejorada: Las funciones impulsadas por la IA admiten la colaboración y la comunicación en tiempo real, lo que facilita que los equipos trabajen juntos de manera eficiente, independientemente de su ubicación física.
Gestión de los Documentos: Las capacidades de IA en el manejo de los PDF, como el resumen rápido y la extracción de contenido, agilizan la gestión de los documentos y facilitan el manejo de un gran volumen de papeleo.
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WPS Office incluye una herramienta de creación de facturas que simplifica el proceso de crear facturas profesionales. Esta herramienta permite a las empresas generar facturas detalladas de forma rápida y sencilla, garantizando una facturación precisa y la puntualidad en los pagos. Al automatizar el proceso de creación de facturas, las empresas pueden ahorrar tiempo y reducir los errores, lo que mejora el flujo de caja y la satisfacción del cliente.
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WPS Office le ofrece una variedad de plantillas empresariales que le ayudarán a poner en marcha sus proyectos. Tanto si usted necesita crear informes, presentaciones o planes de negocio, estas plantillas ofrecen formatos diseñados profesionalmente que ahorran tiempo y garantizan la coherencia. Al utilizar estas plantillas, puede centrarse en el contenido y los aspectos estratégicos de sus proyectos, en lugar de dedicar tiempo al formato y el diseño.
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WPS Office destaca en la gestión de los archivos y las capacidades de uso compartido, garantizando que sus documentos estén siempre al alcance y sean fáciles de compartir. Con la integración en la nube, usted puede almacenar sus archivos de forma segura en línea y acceder a ellos desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar. Esta característica es especialmente útil para las empresas que requieren flexibilidad y capacidad de trabajo a distancia. También es compatible con la colaboración en tiempo real, lo que permite a varios usuarios editar y contribuir a los documentos simultáneamente, mejorando el trabajo en equipo y la productividad.
Preguntas Frecuentes sobre Cómo Eliminar los Duplicados en Excel
1. ¿Por qué no puedo utilizar la función Eliminar Duplicados en Excel?
Estas son las razones por las que usted puede encontrar dificultades al utilizar la función "Eliminar Duplicados" en Excel:
Celdas Combinadas: Si sus datos contienen celdas combinadas, la función "Eliminar duplicados" no funcionará.
Formato de tabla: Si su rango de datos está formateado como una tabla, la opción "Eliminar Duplicados" podría no estar disponible.
Hoja de cálculo protegida o celdas bloqueadas: Si su hoja de cálculo está protegida o si ciertas celdas están bloqueadas, no podrá eliminar duplicados hasta que desproteja la hoja o desbloquee las celdas.
2. ¿Cómo extraer los duplicados en Excel sin borrar?
Usted puede crear una columna de ayuda para encontrar los duplicados en Excel sin eliminarlos. Si usa Excel 365, aplique la fórmula =CONTARSI(rango, rango); si no, use =CONTARSI(rango, celda) y arrástrela hacia abajo usando Ctrl+D. Los valores superiores a 1 en esta columna indican duplicados. A continuación, aplique un filtro para mostrar todos los duplicados excepto uno.
La Solución Definitiva para las Empresas
Los datos duplicados son un obstáculo importante en los flujos de trabajo de las empresas, ya que causan ineficacia y confusión. Una hoja de cálculo bien organizada y la habilidad para saber cómo eliminar duplicados en Excel pueden mejorar drásticamente la productividad, razón por la cual WPS Office es una herramienta fundamental para este propósito. WPS Office le garantiza una gestión y un análisis de datos eficaz. Sus potentes capacidades de IA mejoran aún más la productividad, automatizando las tareas rutinarias, proporcionando un análisis inteligente de los datos y facilitando la colaboración en tiempo real. WPS Office, que resulta confiable y rentable, le ofrece un rendimiento constante sin el riesgo de bloqueos de última hora o la pérdida de sus datos. Descargue WPS Office hoy mismo y descubra cómo su completo conjunto de herramientas puede agilizar sus operaciones empresariales y eliminar los datos duplicados.
