Llevar el control de inventario al día es una labor fundamental para cualquier empresa y, también, para muchos particulares, de cara a su organización semanal, mensual o anual. De ahí que sean tan importantes las herramientas que permiten organizar inventarios de forma eficiente y eviten los errores que, inevitablemente, se realizan cuando se gestionan manualmente. Es aquí donde aparece Excel, al permitir la organización de inventarios de forma eficiente; por lo que si quieres aprender a hacer inventarios en Excel paso a paso o en la mejor alternativa del mercado, WPS Spreadsheet, sigue leyendo.
¿Qué es un inventario y para qué sirve?
Un inventario es, básicamente, una lista en la que se detallan de los bienes, productos y recursos que posee una empresa u organización. Su propósito principal es:
Control: Permite a las empresas controlar sus existencias, asegurando que tengan suficientes productos para satisfacer la demanda sin sobre abastecerse.
Planificación: Facilita la planificación eficiente de compras y producción al conocer exactamente qué artículos están disponibles.
Eficiencia financiera: Ayuda a gestionar los recursos de manera más efectiva, evitando excesos costosos y optimizando la inversión en inventario.
Información vital: Proporciona información crucial para la toma de decisiones estratégicas en la gestión y operaciones del negocio.
Por todo ello, se puede decir que se trata de una herramienta fundamental para la logística y la administración eficiente, en tanto en cuanto incide de forma directa en la rentabilidad y funcionalidad de cualquier organización que necesita gestionar sus recursos.
¿Cómo hacer un inventario en Excel paso a paso?
La herramienta más popular y utilizada para hacer inventarios es la hoja de cálculo y más concretamente la que ofrece la suite de ofimática más conocida del mundo, Microsoft Excel.
Es por eso por lo que hemos querido elaborar una breve guía explicando paso a paso cómo hacer un inventario en Excel:
1. Crea el documento con hojas para inventario, entradas y salidas: Organiza tu archivo de Excel con tres hojas: "Inventario", "Entradas" y "Salidas". En cada una, asigna columnas como código de producto, descripción, stock inicial, entradas y salidas.
2. Aplica formato a tus tablas: Convierte tus datos en tablas seleccionando el rango de celdas y usando la opción "Insertar > Tabla". Recuerda nombrar las tablas según su función: "Inventario", "Entradas" y "Salidas".
3. Ingresa los productos y utiliza validación de datos: Completa la columna de código de producto y utiliza la validación de datos para crear listas desplegables que faciliten la selección de productos en las hojas de "Entradas" y "Salidas".
4. Llena la información restante: Completa el resto de la información en tus hojas: factura, fecha, y cantidad. Usa fórmulas como BUSCAR para rellenar automáticamente los productos según los códigos.
5. Automatiza el cálculo de entradas, salidas y stock total: Usa fórmulas como SUMAR.SI para calcular automáticamente las entradas y salidas de cada producto, y una fórmula adicional para determinar el stock total.
6. Verifica y actualiza tu inventario: Gracias a las fórmulas implementadas, tu inventario se actualizará automáticamente conforme añadas datos en las hojas de entradas y salidas, facilitando el control de stock.
Descubre WPS Office, la solución más eficiente para gestionar inventarios
WPS Spreadsheet, parte de la suite de ofimática de la considerada mejor alternativa a Microsoft, WPS Office, es una de las mejores herramientas del momento para gestionar inventarios mediante hojas de cálculo.
Y es que, como vas a ver a continuación, las ventajas que ofrece usar WPS Spreadsheet respecto a Microsoft Excel son muchas y de peso:
Acceso gratuito y funciones pro por muy poco: WPS Office ofrece un modelo de costos asequible que incluye funciones básicas gratuitas y opciones avanzadas a un costo menor que otros programas comparables.
Interfaz intuitiva: La interfaz de WPS Spreadsheet es fácil de usar, tanto que si eres un usuario habitual de Excel no tardarás más que unos pocos minutos en adaptarte a la interfaz más parecida que existe a la suite de Microsoft.
Compatibilidad con todos los formatos de archivo de Excel: Esto asegura una transición sin problemas para los usuarios que vienen de Excel al permitirles importar y exportar documentos sin complicaciones.
Herramientas avanzadas de colaboración y personalización: Estas funciones mejoran la gestión de proyectos compartidos, permitiendo a varios usuarios trabajar simultáneamente y personalizar el entorno de trabajo según las necesidades del equipo.
Cómo crear un inventario en WPS Spreadsheet paso a paso
Preparación del documento: Abre WPS Spreadsheet y crea un nuevo documento con tres hojas etiquetadas como "Inventario", "Entradas" y "Salidas".
Configuración de columnas: En la hoja "Inventario", define columnas para código, producto, descripción, stock inicial, entradas, salidas y total.
Formato de tabla: Convierte los datos en cada hoja en tablas utilizando la opción "Insertar > Tabla" para facilitar la gestión.
Validación de datos: Implementa listas desplegables en las hojas "Entradas" y "Salidas" usando la validación de datos para asegurar la consistencia de la información.
Automatización con fórmulas: Usa fórmulas como SUMAR.SI para actualizar las entradas y salidas automáticamente.
Uso de tablas dinámicas: Para análisis más detallados, utiliza tablas dinámicas que te permitan visualizar y resumir datos de manera eficaz.
Revisión y actualización: Asegúrate de revisar regularmente el inventario para mantener la precisión y realizar ajustes necesarios.
Comparación entre Excel y WPS Spreadsheet en la gestión de inventarios
Para ayudarte a elegir entre las dos mejores opciones que existen para gestionar inventarios mediante hojas de cálculo, hemos elaborado una pequeña tabla comparativa entre Excel y WPS Spreadsheet, destacando los puntos esenciales que deberás tener en cuenta para tomar una decisión final:
Características | Microsoft Excel | WPS Spreadsheet |
|---|---|---|
Compatibilidad de Formatos | .xlsx, .xls, etc. | xls, .xlsx, .xlsm, .xlt, etc. |
Facilidad de Uso | Interfaz familiar, aunque puede ser compleja para nuevos usuarios. | Interfaz algo más intuitiva y fácil de usar. |
Precio | Requiere suscripción a Microsoft 365. | Opciones gratuitas y Pro a menor precio. |
Funciones de Análisis de Datos | Herramientas robustas para análisis. | Funciones similares con algunas adicionales de IA. |
Alternativas de programas para gestionar inventarios a nivel profesional
En el caso de que, debido a la complejidad o la cantidad de datos con los que tienes que trabajar, necesites un software especializado, echa un vistazo a estas opciones:
Odoo
Odoo es un ERP completo que ofrece soluciones de gestión de inventarios eficientes y escalables con opciones de personalización avanzadas.
Ventajas:
Altamente personalizable.
Integra múltiples funciones empresariales para una gestión integral.
Desventajas:
Requiere conocimientos técnicos para configuraciones avanzadas.
Algunos módulos tienen costos adicionales.
Zoho Inventory
Zoho Inventory, parte del ecosistema de Zoho, está diseñado para automatizar y simplificar la gestión de inventarios, especialmente para pequeñas y medianas empresas.
Ventajas:
Interfaz de usuario amigable y fácil de aprender.
Excelente integración con otros productos Zoho.
Desventajas:
El plan gratuito presenta limitaciones significativas en funcionalidades.
Holded
Holded ofrece una solución de lo más interesante para la gestión de inventarios con herramientas automatizadas que facilitan el seguimiento y la administración de productos.
Ventajas:
Interfaz intuitiva y amigable.
Buenas herramientas de automatización para eficientizar procesos.
Desventajas:
Está pensado para pequeñas y medianas empresas; por lo que puede quedarse corto para ser utilizado por empresas más grandes.
Preguntas frecuentes
Fórmulas comunes en inventarios de Excel
En la gestión de inventarios, las fórmulas como SUMA, PROMEDIO, y BUSCARV son esenciales para calcular totales, medias y buscar datos específicos, facilitando la toma de decisiones rápidas y precisas.
Plantillas de inventario disponibles
Tanto Excel como WPS Office ofrecen plantillas predefinidas que pueden ser personalizadas para adaptarse a diversas necesidades de inventario, acelerando significativamente la configuración y actualización de los datos.
Comparativa entre WPS Office y Excel para la gestión de inventarios
Excel es ideal para usuarios que requieren integración con otras herramientas de Microsoft y funcionalidades avanzadas.
WPS Office es una opción mucho más económica con herramientas similares y acceso gratuito a funciones básicas, ideal para pequeñas y medianas empresas.
Resumen
Una vez tienes todo lo necesario para empezar a crear inventarios con hojas de cálculo con Excel y WPS Spreadsheet, tan solo te queda elegir.
En caso de duda, te recomendamos encarecidamente que le des una oportunidad a WPS Spreadsheet, ya que su suite de ofimática es calcada a la de Microsoft y puedes descargar WPS Office completamente gratis para comprobar por ti mism@ lo mucho y bueno que ofrece.
